I. Declaración de la misión
Las Colecciones Especiales procuran adquirir, preservar y hacer accesibles materiales impresos y fotografías, tanto publicados como inéditos, relacionados con Haverhill, con la historia del Valle de Merrimack, con las historias de familias locales prominentes y con John Greenleaf Whittier.
II. Alcance de la colección
De interés primordial son los materiales relacionados con Haverhill, con la historia del Valle de Merrimack, con las historias de familias locales prominentes y con John Greenleaf Whittier.
De interés secundario son los materiales relacionados con la historia de Massachusetts.
De menor interés son los materiales relacionados con las historias de los estados que limitan con Massachusetts (o que alguna vez formaron parte de él): a saber, Maine, New Hampshire, Vermont, Connecticut, Rhode Island y Nueva York; y con las historias de otras familias locales.
III. Adquisición de materiales
Colecciones Especiales adquirirá materiales que cumplan con su misión y alcance de la colección, por medio de compras y regalos. Los materiales incluirán libros, documentos, mapas, recuerdos, registros genealógicos de las familias fundadoras, diapositivas, microfilmes, periódicos, recortes de prensa y fotografías identificadas. No se recogerán objetos tridimensionales.
La Biblioteca agradece las donaciones a las Colecciones Especiales. Todas las donaciones deben ir acompañadas de un formulario de Escritura de Donación completado y firmado por el donante.
Todos los materiales donados deben estar libres de suciedad, moho, humedad y plagas, y deben estar en buenas condiciones. Las fotografías deben ser identificadas.
Una vez que se ha hecho una donación, la Biblioteca se reserva el derecho de decidir cómo se exhibirá o almacenará el artículo donado, cómo puede ser utilizado por el público y cuánto tiempo se conservará el artículo. Los materiales de las Colecciones Especiales pueden ser escaneados y puestos en Internet para su visualización, trasladados a otro lugar de la Biblioteca o retirados de la colección.
Colecciones Especiales se reserva el derecho de rechazar las donaciones de materiales por cualquier causa razonable determinada por el Director de la Biblioteca o la Junta de Fideicomisarios.
IV. Restricciones de uso
Todos los visitantes de las Colecciones Especiales deben registrarse inmediatamente al entrar.
Colecciones Especiales se reserva el derecho de prohibir a los visitantes que escaneen o fotocopien materiales específicos si el material está en malas condiciones o es intrínsecamente frágil.
Los materiales pertenecientes a las Colecciones Especiales no saldrán de las Colecciones Especiales, excepto en casos especiales en los que el Director de la Biblioteca o la Junta de Fideicomisarios hayan dado su permiso.
V. Materiales en desacuerdo
Colecciones Especiales se reserva el derecho de retirar los materiales que puedan cumplir con su misión y el alcance de la colección pero que no sean necesarios por tratarse de copias duplicadas, estar en mal estado o por cualquier otra causa razonable determinada por el Director de la Biblioteca o los Fideicomisarios. Los artículos retirados pueden ser ofrecidos a otros depositarios, donados a los Amigos de la Biblioteca o descartados.
La Junta de Fideicomisarios se reserva el derecho de enmendar esta política y de decidir sobre situaciones que no estén específicamente cubiertas por la misma.
Adoptado por los fideicomisarios de la Biblioteca Pública de Haverhill, 19 de diciembre de 2013