Como una forma de apoyar nuestra misión y visión, la Biblioteca da la bienvenida al uso de sus salas de reuniones con las directrices que acompañan a esta política.
Nota: La primera prioridad en el uso de las salas de reunión de la Biblioteca siempre se dará a los programas patrocinados y copatrocinados por la Biblioteca y a los programas realizados en cooperación con la Biblioteca. Las reservas de salas están sujetas a cancelación con una semana de antelación si la sala se necesita para la programación de la Biblioteca.
POLÍTICA
Las salas de reunión de la biblioteca están disponibles gratuitamente para los siguientes grupos/individuos:
- Organizaciones educativas, culturales, cívicas, sociales, religiosas o profesionales
- Las personas que se ofrecen como tutores como parte de un programa sin fines de lucro
Las salas de reunión de la biblioteca no están disponibles para grupos o individuos:
- Promoción o venta de servicios
- Fines de recaudación de fondos, excepto los que benefician a la Biblioteca Pública de Haverhill
- Dar clases con fines de lucro...
- Captación o reclutamiento
- Promover la incitación al odio, la violencia o la intolerancia hacia los miembros de la comunidad
Todas las reuniones celebradas por grupos no pertenecientes a la Biblioteca deben permanecer abiertas al público, y ningún grupo no perteneciente a la Biblioteca que utilice una sala de reuniones podrá cobrar por la admisión o asistencia o por la donación requerida.
El uso de las salas de reuniones no implica el respaldo del personal de la biblioteca o de los fideicomisarios a los puntos de vista presentados.
Se podrá denegar el uso de la sala de reuniones a quien falsifique una solicitud de sala de reuniones o no cumpla con esta política.
DIRECTRICES
- Los grupos e individuos que utilizan las salas de reunión de la Biblioteca están de acuerdo con la política y con las directrices sobre salas de reunión.
- Todas las salas de reuniones deben estar abiertas al público.
- Las solicitudes deben presentarse con antelación para su aprobación y confirmación, utilizando la aplicación Solicitud de Sala de Reuniones. Las solicitudes no pueden realizarse con más de tres meses de antelación.
- Las habitaciones no pueden utilizarse para fines personales o familiares.
- Con excepción de los grupos de debate sobre libros, las reuniones de los Amigos de la Biblioteca Pública de Haverhill o las reuniones patrocinadas o copatrocinadas por la Biblioteca, un grupo puede solicitar un máximo de dos reuniones en un período de seis meses. Se permitirá el uso de una sala de reuniones en días consecutivos para un evento especial único. La Biblioteca aprobará y programará sólo aquellas reuniones que no perturben otras actividades de la Biblioteca o de los clientes. Todos los grupos e individuos deben cumplir con las Normas de Comportamiento de la Biblioteca. La Biblioteca se reserva el derecho de retirar el permiso para el uso de la sala de reuniones cuando las condiciones lo ameriten y de detener las reuniones que interfieran con el funcionamiento normal de la Biblioteca.
- La persona que solicite el uso de una sala de reuniones será responsable de la conducta ordenada del grupo y de cualquier pérdida o daño a la propiedad de la Biblioteca.
- Al solicitar el uso de una sala de reuniones de la Biblioteca, un grupo reconoce su voluntad de ser abordado en algún momento de su reunión por un miembro del personal de la Biblioteca.
- Las salas de reuniones están disponibles durante las horas de servicio público o mediante un arreglo especial y deben ser desocupadas 15 minutos antes de cerrar.
- Salvo como designación de ubicación, el nombre y la información de contacto de la Biblioteca no pueden ser utilizados en ninguna publicidad para una reunión.
- No se permitirá que los grupos coloquen carteles o distribuyan materiales en la propiedad de la Biblioteca sin la aprobación de la administración de la misma. El material no autorizado será removido.
- No se permite la promoción o venta de artículos o servicios en ninguna sala de reuniones de la Biblioteca, excepto para los oradores o ejecutantes de los programas de la Biblioteca que hayan obtenido aprobación previa para vender grabaciones de sonido, videos y libros relacionados con su ejecución o presentación. El 25% de las ventas de esas presentaciones o actuaciones serán donadas a la Biblioteca Pública de Haverhill.
- No está permitido intentar recaudar fondos para ningún fin durante una reunión. No está permitido utilizar una sala de reuniones para planificar una campaña o un evento de recaudación de fondos.
- No se permite ningún acto relacionado con una campaña política.
- La asistencia está limitada por la capacidad de la sala de reuniones.
- Se pueden traer refrescos a las salas de reuniones de la Biblioteca con el permiso del personal de la Biblioteca. El grupo que los sirva será responsable de la limpieza después de la reunión. No está permitido introducir, servir o consumir bebidas alcohólicas de ningún tipo en las instalaciones de la Biblioteca. Los grupos no tendrán acceso a las cocinas de la Biblioteca para almacenar o preparar comida a menos que se les dé permiso explícito por adelantado. Cualquier grupo al que se le dé permiso para usar la cocina es responsable de limpiarla cuando termine.
- Las organizaciones deben utilizar las salas de reuniones de la biblioteca tal y como están amuebladas. Las organizaciones son responsables de dejar la sala en el estado en que la encontraron. Las organizaciones son responsables de la disposición de su propia sala de reuniones.
- La Biblioteca no proporciona ningún equipo o material para uso público. Cualquier uso de los equipos audiovisuales de la Biblioteca debe concertarse con antelación. El equipo debe ser devuelto en buen estado de funcionamiento o el grupo que lo utilice será responsable de su sustitución. Los grupos pueden traer sus propios equipos y/o suministros previa notificación en la solicitud. El personal de la Biblioteca no está disponible para ayudar en la instalación o resolución de problemas del equipo personal de un grupo. La Biblioteca no se hace responsable del equipo, suministros o cualquier otro material propiedad del grupo y utilizado en la Biblioteca.
- No se permite el almacenamiento de bienes personales, equipo y/o suministros en la Biblioteca.
- Los accidentes deben ser reportados a la Administración durante el día o al Jefe del Departamento Interino después de las 5 pm, quien reportará el incidente de acuerdo al procedimiento de la Biblioteca.
- No está permitido que un grupo o individuo que utilice la sala de reuniones se acerque, solicite, acose o reclute la participación de los usuarios de la Biblioteca. Los usuarios de la Biblioteca tienen derecho a la intimidad y no deben ser abordados por grupos externos.
En vigor a partir del 3 de enero de 2011 Aprobado por el Consejo de Administración, 16 de diciembre de 2010, Actualizado en noviembre de 2024