Como forma de apoiar nossa missão e visão, a Biblioteca aceita o uso de suas salas de reunião de acordo com as diretrizes que acompanham esta política.
Observação: A primeira prioridade no uso das salas de reunião da Biblioteca será sempre dada aos programas patrocinados e copatrocinados pela Biblioteca e aos programas realizados em cooperação com a Biblioteca. As reservas de salas estão sujeitas a cancelamento com aviso prévio de uma semana se a sala for necessária para a programação da Biblioteca.
POLÍTICA
As salas de reunião da biblioteca estão disponíveis gratuitamente para os seguintes grupos/indivíduos:
- Organizações educacionais, culturais, cívicas, sociais, religiosas ou profissionais
- Pessoas que se voluntariam como tutores como parte de um programa sem fins lucrativos
As salas de reunião da biblioteca não estão disponíveis para grupos/indivíduos para:
- Promoção ou venda de serviços
- Finalidades de arrecadação de fundos, exceto aquelas que beneficiam a Biblioteca Pública de Haverhill
- Realização de aulas com fins lucrativos
- Solicitação ou recrutamento
- Promover discurso de ódio, violência ou intolerância contra membros da comunidade
Todas as reuniões realizadas por grupos não pertencentes à Biblioteca devem permanecer abertas ao público e nenhuma taxa de admissão ou participação ou doação exigida pode ser cobrada por qualquer grupo não pertencente à Biblioteca que esteja usando uma sala de reuniões.
O uso das salas de reunião não implica o endosso da equipe da biblioteca ou dos curadores aos pontos de vista apresentados.
O uso da sala de reunião pode ser negado a qualquer pessoa que falsifique uma solicitação de sala de reunião ou não cumpra esta política.
DIRETRIZES
- Os grupos e indivíduos que utilizam as salas de reunião da Biblioteca concordam com a Política e com as Diretrizes para Salas de Reunião.
- Todas as salas de reunião devem estar abertas ao público.
- As solicitações devem ser enviadas com antecedência para aprovação e confirmação, usando o aplicativo Request for Meeting Room. As solicitações não podem ser feitas com mais de três meses de antecedência.
- Os quartos não podem ser usados para fins pessoais ou familiares.
- Com exceção de grupos de discussão de livros, reuniões dos Amigos da Biblioteca Pública de Haverhill ou reuniões patrocinadas ou co-patrocinadas pela Biblioteca, um grupo pode solicitar no máximo duas reuniões em um período de seis meses. O uso de uma sala de reunião em dias consecutivos será permitido para um evento especial único. A Biblioteca aprovará e agendará somente as reuniões que não atrapalharão outras atividades da Biblioteca ou dos usuários. Todos os grupos e indivíduos devem obedecer aos Padrões de Comportamento da Biblioteca. A Biblioteca se reserva o direito de retirar a permissão para o uso da sala de reuniões quando as condições assim o justificarem e de interromper reuniões que interfiram no funcionamento normal da Biblioteca.
- A pessoa que solicitar o uso de uma sala de reunião será responsável pela conduta ordenada do grupo e por qualquer perda ou dano à propriedade da Biblioteca.
- Ao solicitar o uso de uma sala de reuniões da Biblioteca, o grupo reconhece que está disposto a ser abordado em algum momento da reunião por um funcionário da Biblioteca.
- As salas de reunião estão disponíveis durante o horário de atendimento ao público ou mediante acordo especial e devem ser desocupadas 15 minutos antes do fechamento.
- Exceto para designar o local, o nome e as informações de contato da Biblioteca não podem ser usados em nenhuma publicidade para uma reunião.
- Não será permitido que grupos afixem cartazes ou distribuam materiais na propriedade da Biblioteca sem a aprovação da gerência da Biblioteca. O material não autorizado será removido.
- Não é permitida a promoção ou venda de itens ou serviços em nenhuma sala de reuniões da Biblioteca, exceto para palestrantes ou artistas em programas da Biblioteca que tenham obtido aprovação prévia para vender gravações de som, vídeos e livros relacionados à sua performance ou apresentação. 25% das vendas dessas apresentações ou performances serão doados à Biblioteca Pública de Haverhill.
- Não é permitida a tentativa de arrecadar fundos para qualquer finalidade durante uma reunião. Não é permitido o uso de uma sala de reunião para planejar uma campanha ou evento de arrecadação de fundos.
- Qualquer evento relacionado a uma campanha política não é permitido.
- A participação é limitada pela capacidade de assentos da sala de reuniões.
- Refrescos podem ser levados para as salas de reunião da Biblioteca com a permissão da equipe da Biblioteca. O grupo que os servir será responsável por qualquer limpeza após a reunião. Bebidas alcoólicas de qualquer tipo não podem ser trazidas, servidas ou consumidas nas dependências da Biblioteca. Os grupos não terão acesso às cozinhas da Biblioteca para armazenamento ou preparação de alimentos, a menos que tenham recebido permissão explícita com antecedência. Qualquer grupo que tenha permissão para usar a cozinha é responsável por limpá-la quando terminar.
- As organizações devem usar as salas de reunião da Biblioteca conforme estão mobiliadas. As organizações são responsáveis por deixar a sala nas condições em que a encontraram. As organizações são responsáveis pela organização de suas próprias salas de reunião.
- A Biblioteca não fornece nenhum equipamento ou suprimento para uso público. Qualquer uso do equipamento audiovisual da Biblioteca deve ser providenciado com antecedência. O equipamento deve ser devolvido em boas condições de funcionamento ou o grupo que o estiver utilizando será responsável por substituí-lo. Os grupos podem trazer seus próprios equipamentos e/ou suprimentos mediante notificação prévia no formulário de inscrição. A equipe da biblioteca não está disponível para ajudar na configuração ou solução de problemas do equipamento pessoal do grupo. A Biblioteca não é responsável por equipamentos, suprimentos ou quaisquer outros materiais de propriedade do grupo e usados na Biblioteca.
- O armazenamento de propriedade pessoal, equipamentos e/ou suprimentos não é permitido na Biblioteca.
- Os acidentes devem ser relatados à Administração durante o dia ou ao Chefe de Departamento em exercício após as 17 horas, que relatará o incidente de acordo com o procedimento da Biblioteca.
- Um grupo ou indivíduo que esteja usando a sala de reuniões não tem permissão para abordar, solicitar, assediar ou recrutar a participação de usuários da Biblioteca. Os usuários que utilizam a biblioteca têm direito à privacidade e não devem ser abordados por grupos externos.
Em vigor a partir de 3 de janeiro de 2011 Aprovado pelo Conselho de Curadores em 16 de dezembro de 2010, Atualizado em novembro de 2024