Escrito por Tamara Gaydos
Las Colecciones Especiales de la Biblioteca Pública de Haverhill proporcionan acceso a estudiosos e investigadores a una colección de materiales únicos y raros. Sus usuarios son historiadores locales, académicos y lectores en general. El departamento de Colecciones Especiales recoge materiales impresos y manuscritos relacionados con la historia de Haverhill, Massachusetts, y sus alrededores.
Muchas personas sienten curiosidad por saber qué hace un archivero en una biblioteca pública. Empecemos por lo que es un manuscrito. Los materiales manuscritos pueden incluir papeles comerciales o personales, como cartas, registros financieros, diarios y libros de cuentas, así como registros de organizaciones de servicio locales como iglesias, milicias, clubes y gobiernos municipales. Los materiales pueden ser ofrecidos como donaciones por individuos, familias, empresas, gobiernos locales o por comerciantes que se dedican a adquirir estos documentos y venderlos para obtener beneficios. Sólo porque alguien nos ofrezca documentos de este tipo, los fideicomisarios no los aceptan automáticamente. Tienen que ajustarse a varios criterios, como la importancia histórica, la singularidad de nuestra colección o la documentación de un área de interés. Si los fideicomisarios aceptan los artículos en nuestras colecciones, comienza la diversión.
En primer lugar, si el material es un regalo, creamos un acta de donación que debe ser firmada por ambas partes. A continuación, ingresamos el material, un proceso formal que reconoce la aceptación del material en la colección de la biblioteca. A continuación, se procesan los materiales manuscritos o se catalogan los materiales impresos. El procesamiento puede ser un esfuerzo complicado, dependiendo de la naturaleza de los materiales, su organización y su estado físico.
El procesamiento incluirá la catalogación de la adhesión, un proceso que crea un registro formal que permite a los investigadores y otras partes interesadas identificar y localizar el nuevo material. Si se trata de un grupo de documentos, la catalogación puede significar la búsqueda en ellos para identificar un rango de fechas y crear encabezamientos temáticos. El procesamiento también implica la preparación de una ayuda a la búsqueda organizada y completa para guiar al investigador a través de la colección. Esto mejora la accesibilidad.
Comenzamos con un escaneo preliminar para tener una idea general de la colección. Esto nos indicará los nombres importantes asociados al material, las fechas de inclusión, la naturaleza del material, la disposición y cualquier elemento significativo situado dentro de la colección. A continuación, elaboramos un plan que permite al archivero organizar preliminarmente un marco intelectual en torno a la colección sin tener que manipular físicamente el material.
Una vez aprobado el plan de tratamiento, puede comenzar la clasificación oficial del material. Dividimos el material en agrupaciones denominadas "series", por ejemplo, todo el material creado por una persona o todos los registros asociados a una empresa concreta. Las series se van perfeccionando y a veces se dividen en subseries; por ejemplo, la correspondencia se divide en correspondencia personal y correspondencia comercial.
Durante la entrega de los materiales realizamos alguna medida de conservación. Los documentos frágiles y rotos se enfundan en fundas de poliéster Melinex para protegerlos de daños mayores. El papel de periódico, muy susceptible de deteriorarse, se fotocopia con fines informativos; el acceso al original queda entonces restringido. A menudo, los artículos están doblados; hay que desdoblarlos y colocarlos en carpetas y cajas del tamaño adecuado. Los objetos de gran tamaño, en particular, pueden requerir una manipulación especial. Los objetos tridimensionales se envuelven en papel de seda sin ácido.
Los volúmenes encuadernados a veces van en cajas para su protección. Retiramos todos los clips metálicos, grapas y bandas de goma y los sustituimos cuando es necesario por clips de plástico. A veces limpiamos los documentos con una esponja de limpieza en seco. Los documentos montados en álbumes de recortes se desmontan a veces para su conservación y ordenación.
Para redactar la ayuda para la búsqueda (una guía descriptiva o un esquema de un fondo de archivo para ayudar a los investigadores a comprender el contenido del fondo), debemos encontrar información biográfica e histórica con el fin de proporcionar información sobre los antecedentes de las personas o grupos que crearon el fondo, o para situar los temas en una perspectiva histórica. Utilizamos Internet, Ancestry.com y la colección impresa del departamento de Colecciones Especiales.
El último paso consiste en imprimir y aplicar las etiquetas de las carpetas y cajas, imprimir una copia de la ayuda para la búsqueda en la Sala de Lectura de las Colecciones Especiales, cargar una copia de la página web de las Colecciones Especiales en el sitio web de la Biblioteca Pública de Haverhill e introducir un registro en el Archivo Digital Senter para que la colección pueda encontrarse en línea.
Me encanta la variedad que ofrece mi trabajo, así como los fascinantes materiales con los que puedo trabajar cada día. Esperamos que venga a las Colecciones Especiales y utilice algunos de estos materiales manuscritos originales. Y no deje de explorar nuestro Archivo Digital Senter para ver fotografías históricas y material de archivo.