Escrito por Tamara Gaydos
As Coleções Especiais da Biblioteca Pública de Haverhill oferecem acesso a acadêmicos e pesquisadores a uma coleção de materiais exclusivos e raros. Seus usuários são historiadores locais, acadêmicos e leitores em geral. O departamento de Coleções Especiais coleta materiais impressos e manuscritos relacionados à história de Haverhill, Massachusetts e áreas adjacentes.
Muitas pessoas têm curiosidade de saber o que faz um arquivista em uma biblioteca pública. Vamos começar com o que é um manuscrito. Os materiais manuscritos podem incluir documentos comerciais ou pessoais, como cartas, registros financeiros, diários e livros de contabilidade, bem como registros de organizações de serviços locais, como igrejas, milícias, clubes e governos municipais. Os materiais podem ser oferecidos como doações por indivíduos, famílias, empresas, governos locais ou por negociantes que têm como profissão adquirir esses documentos e vendê-los para obter lucro. Pelo simples fato de alguém nos oferecer documentos como esses, os curadores não os aceitam automaticamente. Eles precisam atender a vários critérios, como importância histórica, exclusividade em nossa coleção ou documentação de uma área de interesse. Se os curadores aceitarem os itens em nossas coleções, a diversão começa.
Primeiro, se o material for um presente, criamos uma Escritura de doação a ser assinada por ambas as partes. Em seguida, fazemos o acesso ao material, um processo formal que reconhece a aceitação do material na coleção da biblioteca. Em seguida, é feito o processamento dos materiais manuscritos ou a catalogação dos itens impressos. O processamento pode ser uma tarefa complexa, dependendo da natureza dos materiais, de suas organizações e de suas condições físicas.
O processamento incluirá a catalogação do acesso, um processo que cria um registro formal que permite que pesquisadores e outras partes interessadas identifiquem e localizem o novo material. Se esse for um grupo de documentos, a catalogação pode significar examiná-los para identificar um intervalo de datas e criar cabeçalhos de assuntos. O processamento também envolve a preparação de uma ajuda de localização organizada e completa para orientar o pesquisador na coleção. Isso melhora a acessibilidade.
Começamos com uma varredura preliminar para ter uma noção geral da coleção. Isso nos informará os nomes importantes associados ao material, as datas de inclusão, a natureza do material, o arranjo e quaisquer itens significativos localizados no acervo. Em seguida, elaboramos um plano que permite ao arquivista organizar preliminarmente uma estrutura intelectual em torno do acervo sem ter de manipular fisicamente o material.
Depois que o plano de processamento é aprovado, a classificação oficial do material pode começar. Dividimos o material em agrupamentos chamados "séries", por exemplo, todo o material criado por um indivíduo ou todos os registros associados a uma determinada empresa. Continuamente refinamos as séries, às vezes dividindo-as em subséries, por exemplo, a correspondência é dividida em correspondência pessoal e correspondência comercial.
Durante a entrega dos materiais, realizamos algumas medidas de conservação. Documentos frágeis e rasgados são revestidos com capas de poliéster Melinex para protegê-los de danos adicionais. O papel de jornal, que é muito suscetível à deterioração, é fotocopiado para fins informativos; o acesso ao original é restrito. Muitas vezes, os itens estão dobrados; eles precisam ser desdobrados e colocados em pastas e caixas de tamanho adequado. Itens de grandes dimensões, em particular, podem exigir um manuseio especial. Os objetos tridimensionais são embalados em papel de seda sem ácido.
Os volumes encadernados às vezes são encaixotados para proteção. Removemos todos os clipes de metal, grampos e elásticos e os substituímos, quando necessário, por clipes de plástico. Às vezes, limpamos os documentos com uma esponja de limpeza a seco. Às vezes, os documentos montados em álbuns de recortes são desmontados para fins de preservação e organização.
Para redigir o auxílio à localização (um guia descritivo ou esboço de uma coleção de arquivos para ajudar os pesquisadores a entender o conteúdo da coleção), precisamos encontrar informações biográficas e históricas para fornecer informações sobre os antecedentes dos indivíduos ou do grupo que criou a coleção ou para colocar os assuntos em perspectiva histórica. Usamos a Internet, o Ancestry.com e a coleção impressa do departamento de Coleções Especiais.
A última etapa envolve a impressão e a aplicação de etiquetas de pastas e caixas, a impressão de uma cópia do auxílio de localização para a Sala de Leitura de Coleções Especiais, o upload de uma cópia da página da Web de Coleções Especiais no site da Biblioteca Pública de Haverhill e a inserção de um registro no Senter Digital Archive para que a coleção possa ser encontrada on-line.
Adoro a variedade que meu trabalho proporciona, bem como os materiais fascinantes com os quais trabalho todos os dias. Esperamos que você venha às Coleções Especiais e use alguns desses materiais originais de manuscritos. E não deixe de explorar nosso Senter Digital Archive para ver fotografias históricas e material de arquivo.