Biblioteca Pública de Haverhill
Conselho de Administração
Ata de 18 de agosto de 2022
A reunião mensal regular dos curadores da Biblioteca Pública de Haverhill foi iniciada às 9h15 da quinta-feira, 18 de agosto de 2022, na sala Donald C. Freeman Whittier. Estavam presentes os curadores Bresnahan, Coletti, Klueber, Rurak, Sheehan e Veasey-Sirois. Também estava presente a diretora Sarah Moser.
Relatório do Secretário
Os curadores receberam cópias das atas datadas de 21 de julho de 2022. Depois de ler as atas, foi feita e apoiada uma moção para aceitá-las. As atas foram aprovadas.
Relatório do Tesoureiro
O gerente de negócios, Josh, apresentou os demonstrativos financeiros de julho. Os destaques foram:
- O fundo patrimonial aumentou em julho e alguns fundos foram recuperados das perdas dos meses anteriores.
- Os curadores reservaram US$ 85.000 para o estudo de viabilidade da OverUnder e apenas US$ 26.000 foram usados até o momento.
- O custo do novo A/C no telhado foi de US$ 45.000.
- O relatório de presentes foi quase idêntico ao de julho de 2021.
- Este ano, a biblioteca estava em uma posição de caixa positiva, enquanto em muitos anos anteriores ela estava em uma posição de caixa negativa e sempre tivemos que sacar mais.
Relatório do Diretor
Sarah discutiu os destaques do relatório do diretor:
- A leitura de verão está terminando e houve uma boa participação em todas as faixas etárias.
- O relatório ARIS foi concluído. Josh está trabalhando no relatório financeiro do estado.
- A empresa de telhados instalará melhorias no telhado para suportar o toldo.
- Luis está trabalhando com eletricistas para adicionar mais iluminação externa à torre do relógio e ao lado da Ginty Blvd. do edifício.
Assuntos antigos
Atualização do OverUnder:
- A primeira reunião do comitê diretor foi realizada em 11 de agosto e teve um bom comparecimento. O escopo geral do projeto e as prioridades foram discutidos.
- A primeira reunião pública será em 24 de agosto.
- Uma pesquisa foi publicada e as pessoas começaram a preenchê-la.
- Sarah conversou com o prefeito sobre suas ideias para o futuro da biblioteca.
- Houve uma discussão sobre a alteração dos horários das reuniões dos trustees para que se coordenem com as reuniões do comitê diretor. Os curadores votaram para que as reuniões da diretoria sejam realizadas das 9h30 às 11h e as reuniões do comitê diretor das 11h às 13h.
Atualização do prédio: A Preferred Air instalou a nova unidade HVAC na sala da YS. As unidades portáteis estavam resfriando a sala até a conclusão da instalação.
Atualizações da equipe:
- Ultimamente, tem havido uma grande rotatividade de funcionários que saem por vários motivos. Houve uma discussão sobre os grupos de candidatos e outras bibliotecas que também estão enfrentando dificuldades.
- A posição YS de 30 horas foi atualizada para 40 horas na esperança de atrair candidatos mais qualificados.
- A Emily e a Joanna têm sido muito prestativas com a mudança de suas agendas para compensar a falta de pessoal.
- Estão sendo realizadas entrevistas com os finalistas para os cargos de diretor assistente e arquivista.
Atualização sobre a aquisição do condomínio: O curador Sheehan afirmou que está trabalhando para entregar a escritura ao prefeito e garantir que o título esteja limpo.
Novos negócios
Relatório anual: Sarah preparou um relatório anual que não era feito há alguns anos. Ela obteve ideias sobre como apresentá-lo a partir de relatórios antigos e depois editou com base no feedback dos curadores. Houve uma discussão sobre como reconhecer os doadores no relatório anual.
Sarah discutiu alguns dos itens que foram comprados com o dinheiro do alívio da covid-19 da MBLC, incluindo uma bicicleta de livros, udemy e aulas de ASL e de idiomas para a equipe.
Os curadores discutiram opções sobre como compensar Josh e Sarah pelo trabalho extra que eles fazem para os curadores.
O sindicato e a cidade chegaram a um acordo sobre um contrato e os funcionários do sindicato receberão um pagamento retroativo pelos aumentos salariais que não receberam.
O curador Rurak discutiu maneiras de reconhecer a pesquisa e o resumo escrito que Phil Primack fez sobre a família Grad e como reconhecer a doação da família Grad. Houve uma discussão sobre como fazer isso e foi sugerido que esperassem pela reforma e possivelmente dedicassem um espaço.
O curador Sheehan perguntou como reconhecer a doação de Olive MacDougall. Os curadores discutiram a possibilidade de encontrar um escritor e alguém com experiência em marketing e relações públicas.
Não havendo mais assuntos a serem discutidos, foi feita e apoiada uma moção para encerrar a reunião. A reunião foi encerrada às 10h55.
Atenciosamente,
Kathleen Bresnahan