Biblioteca Pública de Haverhill
Junta de Fideicomisarios
Acta del 18 de agosto de 2022
La reunión mensual ordinaria de los Fideicomisarios de la Biblioteca Pública de Haverhill fue llamada al orden a las 9:15 a.m. el jueves 18 de agosto de 2022 en la Sala Donald C. Freeman Whittier. Asistieron los fideicomisarios Bresnahan, Coletti, Klueber, Rurak, Sheehan y Veasey-Sirois. También asistió la Directora, Sarah Moser.
Informe del Secretario
Los administradores recibieron copias de las actas de fecha 21 de julio de 2022. Después de leer las actas, una moción fue hecha y secundada para aceptar las actas. Las actas fueron aprobadas.
Informe del Tesorero
El gerente de negocios, Josh, presentó los estados financieros de julio. Los aspectos más destacados incluyen:
- La dotación aumentó en julio y se recuperaron algunos fondos de las pérdidas de meses anteriores.
- Los administradores habían reservado 85.000 dólares para el estudio de viabilidad de OverUnder y hasta ahora sólo se han utilizado 26.000 dólares.
- El coste del nuevo aire acondicionado en el tejado ascendió a 45.000 dólares.
- El informe de regalos fue casi idéntico al de julio de 2021.
- Este año la biblioteca se encontraba en una situación de tesorería positiva, mientras que en muchos años anteriores había estado en una situación de tesorería negativa y siempre teníamos que retirar dinero extra.
Informe del Director
Sarah discutió los puntos más destacados del informe del director:
- La lectura de verano está llegando a su fin y hubo una buena participación entre todos los grupos de edad.
- El informe ARIS está terminado. Josh está trabajando en el informe financiero para el Estado.
- La empresa instalará mejoras en el tejado para soportar el toldo.
- Luis está trabajando con los electricistas para añadir algo de iluminación exterior adicional a la torre del reloj y el lado Ginty Blvd. del edificio.
Negocios Viejos
Actualización de OverUnder:
- La primera reunión del comité directivo se celebró el 11 de agosto y contó con una buena participación. Se debatieron el alcance y las prioridades generales del proyecto.
- La primera reunión pública es el 24 de agosto.
- Se ha publicado una encuesta y la gente ha empezado a rellenarla.
- Sarah habló con el alcalde sobre sus ideas para el futuro de la biblioteca.
- Hubo una discusión sobre el cambio de horario de las reuniones de los fideicomisarios para coordinarlas con las reuniones del comité directivo. Los fideicomisarios votaron a favor de que las reuniones de la junta se celebraran de 9:30 a 11:00 y las del comité directivo de 11:00 a 13:00. Se presentó y apoyó una moción y todos estuvieron a favor de ese horario.
Actualización del edificio: Preferred Air ha instalado la nueva unidad de HVAC en la sala de YS. Unidades portátiles han estado enfriando la habitación hasta que esto se completó.
Puesta al día del personal:
- Últimamente ha habido una gran rotación de personal que se marcha por diversas razones. Hubo un debate sobre los grupos de solicitantes y otras bibliotecas que también están luchando.
- El puesto de YS de 30 horas ha pasado a ser de 40 horas con la esperanza de atraer a más candidatos cualificados.
- Emily y Joanna han sido de gran ayuda a la hora de cambiar sus horarios para compensar la falta de personal.
- Se están realizando entrevistas a los finalistas para los puestos de subdirector y archivero.
Actualización de Adquisición de Condominio: Síndico Sheehan declaró que está trabajando en conseguir la escritura al Alcalde y asegurar que el título está limpio.
Negocios Nuevos
Informe anual: Sarah preparó un informe anual que no se había hecho en unos años. Tomó ideas sobre cómo presentarlo de informes antiguos y luego lo editó basándose en los comentarios de los administradores. Se debatió cómo reconocer a los donantes en el informe anual.
Sarah discutió algunos de los artículos que fueron comprados usando el dinero de la ayuda del covid de MBLC incluyendo una bici del libro, udemy, y ASL y las clases de lengua para el personal.
Los fideicomisarios debatieron opciones sobre cómo compensar a Josh y Sarah por el trabajo extra que realizan para los fideicomisarios.
El sindicato y el Ayuntamiento han llegado a un acuerdo sobre el contrato y el personal del sindicato recibirá una paga retroactiva por los aumentos salariales que no han recibido.
El fideicomisario Rurak discutió formas de reconocer la investigación y el resumen escrito que Phil Primack ha hecho sobre la Familia Grad y cómo reconocer la donación de la Familia Grad. Se discutió cómo hacerlo y se sugirió esperar a la renovación y posiblemente dedicar un espacio.
La fideicomisaria Sheehan preguntó cómo reconocer la donación de Olive MacDougall. Los fideicomisarios debatieron la búsqueda de un escritor y de alguien con conocimientos de marketing y relaciones públicas.
No habiendo más asuntos que tratar, se presenta y apoya la moción de levantar la sesión. Se levanta la sesión a las 10:55 horas.
Sinceramente,
Kathleen Bresnahan