Biblioteca Pública de Haverhill
Junta de Fideicomisarios
Acta del 16 de marzo de 2023
La reunión mensual ordinaria de los Fideicomisarios de la Biblioteca Pública de Haverhill fue llamada al orden a las 9:30 a.m. el jueves 16 de marzo de 2023 en la Sala Donald C. Freeman Whittier. Asistieron los administradores Bresnahan, Coletti, Klueber, Rurak, Sheehan y Veasey-Sirois. También asistieron la Directora, Sarah Moser y la Subdirectora, Jane Lemuth.
Informe del Secretario
Se entregaron a los administradores copias del acta de fecha 16 de febrero de 2023. Después de leer las actas, se hizo una moción y se secundó para aceptar las actas. Las actas fueron aprobadas.
Informe del Tesorero
El gerente de negocios, Josh, presentó los estados financieros de febrero. Los aspectos más destacados incluyen:
- La dotación y las recaudaciones especiales han disminuido ligeramente.
- Las donaciones al Fondo de Lectores ascienden hasta ahora a casi 12.000 dólares. Esta cantidad supera la de 2022 pero es inferior a la de 2021, que fue el año más alto hasta ahora. También señaló que el tamaño medio de los regalos es más alto y la mayoría son de donantes anteriores.
Informe del Director
Se entregó a los administradores una copia del informe del director. Sarah discutió los aspectos más destacados y otras noticias del director:
- El primer borrador del presupuesto de los fideicomisarios estará terminado el mes que viene.
- La biblioteca tuvo dos aperturas tardías y un cierre anticipado debido a la nieve.
- Dos nuevos funcionarios empezaron a trabajar en circo y lo están haciendo bien.
- Rachel ha estado trabajando en la organización de la Comic Con para el 13 de mayo.
- La biblioteca estuvo representada por Jackie, Rachel, Sarah y Amanda M. en el Bocce Ball Bash del Rotary Club.
- Sarah mostró los diseños de las camisetas del 150 aniversario que estarán a la venta.
Negocios Viejos
Novedades para el personal
Se pidió a dos empleados de infantil que no completaran sus periodos de prueba. Joanna manejó bien las dificultades y el sindicato apoyó la decisión. Trabajaremos para cubrir esos puestos antes de que comience el programa de lectura de verano.
Actualizaciones de edificios
Hubo algunos pequeños problemas de fontanería que se solucionaron.
Actualización de OverUnder
Mark envió una encuesta que le gustaría que rellenasen los administradores. Los administradores debatieron la posibilidad de introducir cambios en la encuesta antes de realizarla para poder proporcionar más detalles y abordar las preocupaciones que no figuraban en la encuesta.
El administrador Rurak planteó cuestiones importantes sobre la financiación del edificio, como cuánto tiempo dedicar a la recaudación de fondos, qué pasa si no recibimos financiación adicional, qué podemos hacer con el dinero que tenemos ahora. Los administradores también plantearon preguntas sobre los costes y la logística de cerrar el edificio durante las obras y reubicarlo temporalmente. El administrador Sheehan sugirió que necesitamos un profesional para la recaudación de fondos, un consultor que nos ayude con la planificación y un director de proyecto cuando empiecen las obras.
Sarah programará un taller para el 20 de abril después de la reunión de los fideicomisarios y comenzará la reunión a las 9 a.m. en lugar de a las 9:30 a.m.
Negocios Nuevos
Sarah recibió una cotización de Uptack para arreglar las fugas de HVAC en la sala de máquinas. Es de $ 22.000. Fideicomisario Coletti hizo una moción para aprobar la cotización y el fideicomisario Rurak apoyó la moción. Todos estuvieron a favor de aprobar la cotización.
Sarah asistió a la primera reunión presupuestaria con el Alcalde. Se le pidió que presentara un aumento del 2%. Pidió aumentos salariales para los gerentes y un segundo conserje. Las cuotas de consorcio de MVLC han aumentado por lo que se necesitará más dinero para eso, así como, para aumentos en las cuotas de servicios públicos y seguridad.
Sarah declaró que la familia Geoffrion estaba preocupada por la pausa en las obras del proyecto Senter. Los fideicomisarios declararon que acordaron igualar la donación de Geoffrion y lo hicieron, por lo que el trabajo requerido está completo. Discutieron el contrato, las obligaciones, el dinero y la falta de personal para continuar el trabajo en este momento.
Sarah discutió tener una recaudación de fondos de otoño por primera vez desde antes de covid. Ella sugirió la posibilidad de tener un catering en la biblioteca. Empezará a planificarlo.
Trustee Sheehan discutió la financiación de la subvención de reducción de la inflación y sugirió que deberíamos averiguar más sobre él y cómo aplicar. También sugirió enviar un folleto a los legisladores para pedir ayuda para recibir dinero de subvenciones federales para el proyecto de construcción. Le gustaría incluir a Brian Dempsey para ayudar.
No habiendo más asuntos que tratar, se presenta y apoya la moción de levantar la sesión. Se levanta la sesión a las 12.00 horas.
Sinceramente,
Kathleen Bresnahan