Biblioteca Pública de Haverhill
Junta de Fideicomisarios
Acta del 20 de julio de 2023
La reunión mensual ordinaria de los Fideicomisarios de la Biblioteca Pública de Haverhill fue llamada al orden a las 9:30 a.m. el jueves 20 de julio de 2023 en la Sala Donald C. Freeman Whittier. Asistieron el Presidente, Alcalde Fiorentini, y los Síndicos Bresnahan, Klueber, Rurak, y Sheehan. También asistieron la Directora, Sarah Moser y la Subdirectora, Jane Lemuth.
El alcalde Fiorentini y E3 Energy Advisors
El primer punto del orden del día fue un debate sobre el uso de la propiedad de la biblioteca para tener estaciones de carga de vehículos eléctricos instalados por la Ciudad. El alcalde, junto con Orlando Pacheco, consultor de energía de la ciudad, y Peter, un representante del proveedor, E3 Energy Advisors respondió a las preguntas. La Ciudad recibió una subvención para instalar cinco puertos duales, que se instalaría en el estacionamiento, frente a diez plazas de aparcamiento en la propiedad de la biblioteca. El cableado eléctrico provendría de un poste cercano e iría bajo tierra. La biblioteca puede decidir cómo utilizar el aparcamiento y cuántas horas al día deben reservarse para la carga. Sarah declaró que esas plazas de aparcamiento también son utilizadas por los residentes de los apartamentos cercanos y que se necesitaría una ordenanza y señalización. El Sr. Pacheco indicó que el Ayuntamiento cobraría por la electricidad y posiblemente una tasa de aparcamiento, excepto para los vehículos de propiedad municipal. También les gustaría estudiar la posibilidad de instalar algunos puertos en la calle Summer.
Trustee Sheehan busca redactar un plan que puede ser registrable y revocable por los fideicomisarios en cualquier momento. Hizo una moción para desarrollar una servidumbre revocable para el proyecto a discreción de los fideicomisarios y si los fideicomisarios deciden desarrollar la parcela, los puertos serán retirados a expensas de los vendedores. Peter estuvo de acuerdo. Todos los fideicomisarios estuvieron a favor de desarrollar una servidumbre.
Informe del Secretario
Se entregaron a los administradores copias del acta con fecha 15 de junio de 2023. Después de leer las actas, se hizo una moción y se secundó para aceptar las actas. Las actas fueron aprobadas.
Informe del Tesorero
La Directora, Sarah, presentó los estados financieros de junio. Los aspectos más destacados incluyen:
- Josh concilió los presupuestos de la Ciudad y de los fideicomisarios.
- Los ingresos por donaciones han sido elevados. Se han hecho donaciones en memoria de Robert Lynch, que se depositarán en el fondo permanente Constance Zing Lynch.
- La biblioteca cumplió el MAR y el MER, además de otros requisitos, por lo que no será necesaria ninguna exención para el FY24.
Puntos de la reunión anual:
Los fideicomisarios votaron a favor de tener la víspera de Navidad como día personal para 2024, en lugar del Viernes Negro. Se presentó una moción para aceptar este cambio en el calendario de cierre de vacaciones. Cuatro estuvieron a favor, uno en contra. El calendario de días festivos fue aprobado.
Se propuso y apoyó una moción para aceptar las listas de fideicomisarios públicos y privados y las fechas de las reuniones para el año fiscal 2014. Todos estuvieron a favor.
Informe del Director
Se entregó a los administradores una copia del informe del director. Sarah discutió los aspectos más destacados y otras noticias del director:
- Paul pidió un aumento por el coste de la vida de 5 dólares por hora. Una moción fue hecha y secundada para aceptar su petición.
- Hemos trabajado para cerrar el presupuesto y todo ha ido bien.
- La fiesta de la lectura de verano se celebró el 17 de junio. Aunque llovió, la asistencia fue numerosa y recibimos muchos comentarios positivos.
- Los informes ARIS deben presentarse en agosto y se está trabajando en ellos.
- La asistencia aumentó en unos 25.000 espectadores el año pasado, lo que nos acerca a las cifras anteriores a Covid.
- En agosto se incorporará un nuevo Jefe de Referencias.
- Vamos a contratar para el nuevo puesto de 40 horas para referencia y colecciones especiales.
- Sarah habló con el Sr. Geoffrion sobre el proyecto Senter y se alegró de que Colecciones Especiales esté trabajando para completarlo.
Negocios Viejos
Actualizaciones de edificios
- Paul consiguió una cotización de la compañía geotérmica para $2200 para el trabajo inmediato necesario.
- La empresa de tejados fijó los soportes del toldo.
Actualizaciones de OverUnder
- OverUnder está trabajando con la empresa de geotermia para poder controlar lo que funciona y lo que no funciona en el futuro.
- Sarah se reunió con dos empresas de recaudación de fondos. El administrador Coletti asistió con Sarah a una de las reuniones. Las organizaciones dieron ideas sobre cómo enfocar la recaudación de fondos. Enviarán propuestas.
- Becky y Sarah se reunieron con OverUnder en relación con el espacio en Colecciones Especiales.
Negocios Nuevos
Sarah declaró que las plazas de aparcamiento para minusválidos están terminadas. Se discutió si quitar la berma o dejarla. Es difícil pasar una silla de ruedas por encima, pero se podría construir una rampa.
El administrador Sheehan reiteró las leyes de las reuniones públicas en relación con el código de conducta de la biblioteca. Afirmó que si hay miembros perturbadores de la audiencia, no pueden ser excluidos, ya que tienen derecho a asistir y expresar sus opiniones. Nadie tiene que responderles, pero tienen un tiempo asignado para hablar. Si traspasan la línea de la amenaza, se les puede pedir que se marchen.
Trustee Rurak declaró que Historic New England ha comprado un edificio en Essex St., que va a ser una gran inversión para Haverhill. Se preguntó si la biblioteca puede tener una presencia en su centro cultural. Sarah habló con el miembro del personal, Marilyn Daly, que está interesado en mirar en Colecciones Especiales.
El fideicomisario Bresnahan se marchó a las 10:15 a.m. El alcalde Fiorentini se marchó a las 10:20 a.m. y el fideicomisario Klueber se marchó a las 10:45 a.m. No habiendo más asuntos que tratar, se hizo y secundó una moción para levantar la sesión. Los fideicomisarios restantes se marcharon y la reunión terminó a las 10:45 a.m.
Sinceramente,
Kathleen Bresnahan