Biblioteca Pública de Haverhill
Junta de Fideicomisarios
Actas del 16 de julio de 2020
La reunión mensual de los fideicomisarios de la Biblioteca Pública de Haverhill fue convocada a las 8:35 a.m. del jueves 16 de julio de 2020 por medio de Zoom o por teléfono. Asistieron por teléfono los fideicomisarios Sheehan, Rurak, Veasy-Sirois, Coletti, Klueber y Bresnahan. También asistieron la Directora, Sarah Moser y el Director Adjunto, Jonathan Nichols.
Informe del Secretario
Los fideicomisarios recibieron copias de las actas con fecha 18 de junio de 2020. Después de examinar las actas, se hizo una moción y se apoyó para aceptar las actas. Las actas fueron aprobadas.
Presentación de TD Wealth
El gestor de patrimonio, Joe Marini, presentó las carteras de todos los fondos de inversión de la biblioteca. En general, a pesar de que los distintos fondos se vieron afectados de forma masiva durante el comienzo de la crisis financiera de COVID-19, los mercados se han recuperado y los distintos fondos están a sólo un 5% de nuestro máximo histórico y se prevé que sigan mejorando en caso de que no surjan otros problemas.
Informe del Tesorero
El gerente de negocios, Josh, presentó los estados financieros de junio. Josh se hizo eco de las evaluaciones de Joe Marini de nuestros diversos fondos. Nuestra partida de servicios externos fue mucho más alta de lo previsto debido a los honorarios de auditoría más altos de lo normal. Además, Josh destacó la importancia de vigilar nuestro flujo de caja. Aunque nuestras donaciones han continuado llegando durante esta crisis, podría afectar a futuras donaciones durante el próximo año fiscal. Se presentó una moción y se apoyó la aceptación de los estados financieros. Los estados fueron aprobados.
Actualización de cierre/apertura
La biblioteca está ahora oficialmente abierta al público con cita previa. Seguimos ofreciendo la recogida en la acera, que ha sido muy popular. En junio hubo aproximadamente 9.000 circulaciones sólo desde la acera. Los clientes están emocionados de poder visitar la biblioteca y hasta ahora no ha habido ningún retroceso de la comunidad en cuanto a las normas y reglamentos que hemos puesto en marcha para los que deciden visitar la biblioteca, es decir, el uso de máscaras, el uso limitado de la computadora, etc. La entrega del ILL debería comenzar pronto. El Estado ha reanudado las entregas, por lo que estamos recibiendo nuestros artículos de otras bibliotecas, pero nuestro consorcio todavía no está cumpliendo con las solicitudes de retención. Esperemos que esto se reanude en las próximas semanas.
Informe del Director
Sarah discutió los puntos más destacados del informe del director. El presupuesto general de operaciones y fideicomisos estaba en la mira para el año fiscal 20. Declaró que los servicios virtuales siguen siendo estables y que hay mucho compromiso en los medios sociales. Incluso con el impacto de COVID-19 en nuestras estadísticas de circulación, las cifras de circulación de Haverhill para junio fueron las más altas de nuestro consorcio. El personal y los patrocinadores continúan participando en los programas virtuales.
Negocios Viejos
Actualización del personal: Aunque todos los puestos fueron financiados en su totalidad en el presupuesto propuesto originalmente para el año fiscal 21, no podemos publicar estos puestos hasta que la ciudad proporcione un presupuesto oficial. Hay dos vacantes en circulación y una en referencia. Estos puestos tendrán que ser llenados si la biblioteca va a ampliar su horario de funcionamiento a los sábados y las noches de la semana.
Actualización delpresupuesto del año fiscal 21: Aún no hemos recibido un presupuesto oficial de la ciudad. La biblioteca está trabajando actualmente con un presupuesto de 1/12, y anticipamos que esto continuará hasta agosto.
Actualización del sitio web/tecnología: Jonathan dio una actualización del rediseño del sitio web. Dijo que ha comenzado a trabajar introduciendo contenido para cada página del sitio. Una vez completado, podrá entrenar al personal sobre cómo funciona cada página antes de que el nuevo sitio sea lanzado al público.
Negocios Nuevos
Cierres de vacaciones: Los fideicomisarios votaron a favor de aceptar los cierres propuestos, con la fecha añadida del viernes 26 de noviembre como día personal del personal para el viernes negro.
Reuniones de la Junta en persona: Las reuniones de los fideicomisarios se celebrarán en la biblioteca del Auditorio para permitir el distanciamiento social. Aquellos que aún no se sientan cómodos para asistir en persona podrán llamar y asistir a distancia.
Mural de la Biblioteca: Se decidió que el diseño propuesto no es apropiado para la biblioteca en su conjunto. El diseño será revisado.
Actualización del techo: El proyecto del techo está casi terminado. Ha habido una mínima interrupción del personal durante el proceso, con el ocasional ruido y el olor extraño. Los techadores están en camino de terminar a tiempo.
No habiendo más asuntos que tratar, se presenta y apoya la moción de levantar la sesión. Se levanta la sesión a las 9:46 horas.
Sinceramente,
Kathy Bresnahan