Biblioteca Pública de Haverhill
Junta de Fideicomisarios
Acta del 15 de diciembre de 2022
La reunión mensual ordinaria de los Fideicomisarios de la Biblioteca Pública de Haverhill fue llamada al orden a las 9:30 a.m. el jueves 15 de diciembre de 2022 en la Sala Donald C. Freeman Whittier. Asistieron los Fideicomisarios Bresnahan, Coletti, Rurak, Sheehan y Veasey-Sirois. También asistieron la Directora, Sarah Moser y la Subdirectora, Jane Lemuth.
Informe del Secretario
Los administradores recibieron copias de las actas de fecha 17 de noviembre de 2022. Después de leer las actas, se hizo una moción y se secundó para aceptar las actas. Las actas fueron aprobadas.
Informe del Tesorero
Sarah presentó los estados financieros de noviembre. Los aspectos más destacados incluyen:
- La dotación y las colectas especiales han aumentado este mes.
- A petición de los administradores, Josh añadió una columna al informe que compara el ejercicio fiscal hasta la fecha con el año pasado.
- Hubo un debate sobre cómo se utilizan los fondos individuales con respecto a los restringidos frente a los no restringidos. Josh está trabajando con TD Bank para agilizar el proceso de utilización de los fondos disponibles según lo previsto.
- Hubo un debate sobre el retraso de la auditoría. Los auditores tienen poco personal.
- Los informes MacDougall muestran que se han utilizado todos los fondos recibidos hasta la fecha. Trustee Sheehan transferirá más fondos según sea necesario.
Informe del Director
Sarah discutió los puntos más destacados del informe del director:
- Susan Judkins ha dejado la biblioteca. El puesto se elevará a Jefe de División y se publicará en breve.
- La nueva vaina insonorizada se está utilizando mucho, pero estamos esperando un cierre del fabricante.
- El desfile de Papá Noel fue bien. Algunos miembros del personal se ofrecieron voluntarios y se lo pasaron bien.
- Se ha instalado más iluminación en el pasillo del segundo piso.
- Los sticks Roku han sido muy populares en muchas cajas.
Negocios Viejos
Jane ha estado buscando otra empresa para realizar la formación en RCP y tiene un buen candidato que permite realizar parte de la formación en línea.
El alcalde ha pedido a todos los jefes de departamento que presenten actualizaciones para cada departamento de la ciudad para su informe anual. Como Sarah ya había preparado un informe anual para los administradores, pudo presentarlo rápidamente.
Sarah y Jane asistieron a la entrega anual de los Premios al Educador del Año de la Y para aceptar el premio al Compromiso con la Comunidad en nombre de la Biblioteca.
Negocios Nuevos
Becky Geller, la nueva archivera a tiempo completo de la biblioteca, ofreció a los administradores una visión general de las colecciones especiales. Les puso al día sobre el proyecto Senter y habló de la necesidad de estanterías, almacenamiento, organización y más personal. Se debatió la posibilidad de aumentar el puesto de servicios técnicos de 30 horas a 40 horas para incluir algunas horas en las colecciones especiales. También se debatió sobre la contratación de un voluntario y lo que ello implicaría. El fideicomisario Rurak preguntó cuáles son sus necesidades inmediatas, así como qué implicaría el trabajo futuro, cuáles son los objetivos futuros y cómo podemos aumentar el uso por parte del público. Becky comunicará las necesidades inmediatas y también discutirá las necesidades específicas con los arquitectos.
El administrador Rurak preguntó si podemos ofrecer un pase para el Museo de la Imprenta. Conseguirá más información sobre lo que el museo puede ofrecer y los costes.
No habiendo más asuntos que tratar, se presenta y apoya la moción de levantar la sesión. Se levanta la sesión a las 11:00 horas.
Sinceramente,
Kathleen Bresnahan