Biblioteca Pública de Haverhill
Junta de Fideicomisarios
Acta del 17 de agosto de 2023
La reunión mensual ordinaria de los Fideicomisarios de la Biblioteca Pública de Haverhill fue llamada al orden a las 9:30 a.m. el jueves 17 de agosto de 2023 en la Sala Donald C. Freeman Whittier. Asistieron los administradores Bresnahan, Coletti, Klueber, Rurak, Sheehan y Veasey-Sirois. También asistieron la Directora, Sarah Moser y la Subdirectora, Jane Lemuth.
Presentación de TD Bank
John Trotsky, Gestor de Relaciones, Boston, Jason Wallach, Asesor de Inversiones, Nueva Jersey, y Thomas Pekkarinen, Especialista en Clientes Privados, Boston, presentaron la visión general del mercado y de la cartera de la biblioteca. En cuanto al mercado en su conjunto, John declaró que la inflación ha sido elevada, impulsada por el gasto de los consumidores, y cree que los tipos bajarán a finales del año próximo, lo que supone una oportunidad de crecimiento. En cuanto a la cartera de la biblioteca, Jason dio las gracias a los administradores por su trabajo. Declaró que la cartera tiene alrededor de $ 11 millones, los honorarios de asesoramiento fueron de $ 44.000, el crecimiento total de la cartera es del 5,98% y que la cuenta está activa debido a los ingresos recibidos y las transferencias. La asignación de activos es 64% acciones y 36% bonos y efectivo. El administrador Coletti preguntó cómo deberían planificar la renovación. TD Bank puede ayudar a cambiar la asignación de activos si es necesario y puede trabajar con préstamos comerciales para encontrar opciones.
Informe del Secretario
Se entregaron a los administradores copias del acta con fecha 20 de julio de 2023. Después de leer las actas, se propuso y apoyó la aceptación de las actas. Las actas fueron aprobadas.
Informe del Tesorero
El gerente de negocios, Josh, declaró que no hubo acontecimientos importantes en el mes de julio y que los gastos de la biblioteca están donde deberían estar en esta época del año. Hizo saber a los fideicomisarios que una donación del Sullivan Trust está próxima.
Informe del Director
Se entregó a los administradores una copia del informe del director. Sarah discutió los aspectos más destacados y otras noticias del director:
- Los niños han estado muy ocupados con muchos programas y la eclosión anual de polluelos.
- Se presentó el informe ARIS y Josh está trabajando en el informe financiero.
- El nuevo jefe de referencia funciona bien. El paje ha dado su preaviso. Se ha cubierto el nuevo puesto de SC/Servicios Técnicos.
- La empresa de toldos dice que los soportes siguen mal. La empresa de tejados está frustrada porque siguen cambiando lo que piden. Costará más dinero arreglarlo. La empresa de toldos no está contenta de que hayan tenido que venir tres veces. Por el momento, esto quedará en suspenso.
- El edificio fue atropellado por un coche y necesita una nueva barandilla.
Negocios Viejos
Actualizaciones de edificios
- La empresa de geotermia vendrá a inspeccionar las bombas y a hacer recomendaciones.
- Paul vendrá con una empresa de drenaje para ver el problema de inundación en el garaje.
Actualizaciones de OverUnder
- Mark está trabajando con empresas de OPM para realizar entrevistas.
Negocios Nuevos
Sarah preguntó a los administradores si creen que deberíamos tener un evento de recaudación de fondos de otoño / 150 aniversario. Hubo una discusión sobre el hecho de que no hay mucho tiempo para prepararse y que probablemente sólo recaudará una pequeña cantidad de dinero, pero tal vez mantenerlo pequeño y similar a las recaudaciones de fondos anteriores.
Trustee Sheehan, discutió que la recaudación de fondos para la renovación va a consumir mucho tiempo y debemos empezar a identificar donantes, ampliar la junta, y reunirse con personas que pueden ofrecer experiencia con la planificación, la formación de un comité, la investigación y las ideas.
Sarah presentó el primer borrador del Informe Anual. Presentó un resumen, hechos y cifras de los últimos cinco años y destacó eventos, planes y donantes. El administrador Coletti sugirió que se añadiera un texto sobre el comité directivo y la participación del público en las aportaciones para la renovación, así como sobre el proceso con OverUnder.
Sarah presentó un resumen ARIS destacando las estadísticas, los cambios en el uso de la biblioteca, las demandas de materiales y dispositivos electrónicos, las tendencias, las horas que la biblioteca estaba abierta, y el programa y la asistencia total a la biblioteca. También mostró que durante la pandemia, nuestras estadísticas no cayeron mucho debido a estar abierto cuando otras bibliotecas cerraron.
No habiendo más asuntos que tratar, se presenta y apoya la moción de levantar la sesión. Se levanta la sesión a las 11:50 horas.
Sinceramente,
Kathleen Bresnahan