Septiembre 21, 2023

Biblioteca Pública de Haverhill

Junta de Fideicomisarios

Acta del 21 de septiembre de 2023

La reunión mensual ordinaria de los Fideicomisarios de la Biblioteca Pública de Haverhill fue llamada al orden a las 9:30 a.m. el jueves 21 de septiembre de 2023 en la Sala Donald C. Freeman Whittier. Asistieron los Fideicomisarios Bresnahan, Coletti, Klueber, Sheehan y Veasey-Sirois. También asistieron la Directora, Sarah Moser y la Subdirectora, Jane Lemuth.

Informe del Secretario

            Se entregaron a los administradores copias del acta de fecha 17 de agosto de 2023. Después de leer las actas, se hizo una moción y se secundó para aceptar las actas. Las actas fueron aprobadas.

Informe del Tesorero

El gerente de negocios, Josh, presentó los aspectos financieros más destacados de agosto:

• Los ingresos por donaciones fueron medios en agosto.
• Los fondos generados por la biblioteca han cambiado mucho desde Covid y desde que acabamos con las tasas por retraso. Ha sido difícil predecir esta partida, pero se está estabilizando y ahora estamos viendo una nueva media.

Informe del Director

Se entregó a los administradores una copia del informe del director. Sarah discutió los aspectos más destacados y otras noticias del director:

• El informe financiero que determina las ayudas estatales está casi terminado.
• River Ruckus es el sábado y la biblioteca tendrá una mesa allí.
• El Festival del Libro de Halloween de Merrimack Valley será el 14 de octubre. La planificación y la publicidad ya están en marcha.
• La recaudación de fondos para el ¹⁵⁰ aniversario será el 3 de noviembre en Maria's. La coordinación con los Amigos, la planificación, la publicidad y la obtención de donaciones están en marcha.
• Ha habido problemas con el Wi-Fi, incluyendo quejas de los clientes y el personal. Fran está trabajando con MVLC y un consultor para el consejo y un electricista vendrá a recablearlo.
• La biblioteca se asoció con Citrate Hygiene y Aunt Flow para ofrecer productos para el periodo en todos los baños. Pagamos una tarifa plana y ellos mantienen el servicio y los productos. Hasta ahora ha sido muy popular.
• Rachel compró kits de higiene para adolescentes para los necesitados y también han sido muy populares.
• Se acerca la Semana del Libro Prohibido. Publicaremos en las redes sociales mensajes sobre la libertad intelectual y la importancia de leer libros prohibidos. Pedimos a todo el personal municipal que nos envíe una foto suya leyendo un libro prohibido.
• Paul ha estado inspeccionando las fugas y tiene recomendaciones para repararlas.

Presentación de Paul Anastasi

            Paul presentó las actualizaciones y recomendaciones sobre los edificios.

• Se ha realizado el mantenimiento preventivo de 13 unidades de calefacción, ventilación y aire acondicionado situadas por encima del techo.
• Hay 3 fugas. Una es una tubería que gotea cerca de la puerta de la sala de calderas, cuya reparación costará aproximadamente 33.000 dólares. Paul trabajará en conseguir una segunda cotización.
• El desagüe exterior cerca del garaje está obstruido, lo que provoca la inundación. Una empresa de sótanos secos lo inspeccionó y recomendó instalar un desagüe dentro de la puerta del garaje. Costaría alrededor de $ 4300. Todos los administradores estaban a favor de gastar el dinero para el drenaje.
• Los canalones cerca de la zona del parque en Ginty Blvd están llenos. El departamento de parques necesita quitar los arboles del edificio.
• Paul busca una nueva empresa de limpieza.
• El retrete de la habitación de los niños gotea en la sala de revistas. La reparación costará 1800 dólares. Los administradores lo aprobaron.
• La bomba de calor nº 6 tiene fugas, así que se ha apagado. No pasa nada si sólo funcionan cinco bombas.
• La condensación gotea en la sala de calderas y los ventiladores expulsan la humedad al interior del edificio provocando un exceso de humedad. Los deshumidificadores están funcionando y ahora no es prioritario arreglarlo.

Negocios Viejos

Novedades para el personal

• Liz comenzó a trabajar en el nuevo puesto mejorado de colecciones especiales/referencia/técnica.
• Amanda M. en referencia ha dimitido.

Negocios Nuevos

            Sarah pidió a los fideicomisarios reconsiderar el calendario de cierre de vacaciones de 2024 e incluir tanto el Viernes Negro como la víspera de Navidad. Todos los administradores se mostraron a favor de cerrar la biblioteca ambos días.

            Sarah presentó el^segundo borrador del informe anual. Los administradores coincidieron en que había hecho un gran trabajo.

            Trustee Sheehan discutió la necesidad de iniciar el proceso de recaudación de fondos para las renovaciones. Él y el fideicomisario Coletti comenzarán a hablar con la gente que puede poder ayudar.

            No habiendo más asuntos que tratar, se presenta y apoya la moción de levantar la sesión. Se levanta la sesión a las 11:00 horas.

Sinceramente,

Kathleen Bresnahan