Biblioteca Pública de Haverhill
Junta de Fideicomisarios
Acta del 21 de octubre de 2021
La reunión mensual ordinaria de los Fideicomisarios de la Biblioteca Pública de Haverhill fue llamada al orden a las 9:00 a.m. el jueves 21 de octubre de 2021 en la Sala Donald C. Freeman Whittier. Asistieron los administradores Bresnahan, Klueber, Sheehan y Veasey-Sirois. También asistieron la Directora, Sarah Moser y el Subdirector, Jonathan Nichols.
Informe del Secretario
Los fideicomisarios recibieron copias de las actas del 16 de septiembre de 2021. Después de leer las actas, se hizo una moción y se apoyó la aceptación de las actas. Las actas fueron aprobadas.
Informe del Tesorero
El gerente de negocios, Josh McDonald, presentó los estados financieros de septiembre. Afirmó que la cartera de inversiones bajó en agosto pero se recuperó en septiembre, los regalos estuvieron en la media de septiembre y que el gasto en efectivo fue mayor en julio y agosto, por lo que naturalmente fue menor en septiembre. El mes de octubre tendrá una gran salida de efectivo debido al pago de AMH. Además, pronto comenzará la auditoría anual.
Se presenta una moción y se apoya la aceptación de los estados financieros. Los estados financieros fueron aprobados.
Informe del Director
Sarah discutió los puntos más destacados del informe del director:
- El tráfico peatonal es casi normal, pero ha habido menos gente que viene a los programas.
- Los trabajos de climatización continúan y Paul sigue trabajando con las empresas de climatización y geotermia.
- Jonathan habló del "Chofer de libros" para los clientes que no pueden llegar a la biblioteca.
Negocios Viejos
Actualización del personal: El puesto de paje está abierto. Eddie cubrirá el puesto de circulación abierto el 1 de noviembre.
Negocios Nuevos
Mary Braney, una planificadora de espacios, presentó sus ideas a Sarah para un proyecto de mejora del edificio. El proceso incluye la Fase 1 en la que ella se reuniría con el personal y prepararía un informe que costaría unos 4500 dólares y la Fase II incluye el trabajo con los arquitectos. Se necesita un voto de los fideicomisarios para comenzar el proyecto, pero querían esperar la opinión de los fideicomisarios que no estaban presentes hoy. Se debatió sobre cuáles serían las mejoras más impactantes, como la iluminación, el espacio de la galería en el tercer piso, la cubierta exterior y las estanterías.
Sarah discutió la necesidad de actualizar las cámaras de seguridad y ha estado trabajando con Fran en la obtención de cotizaciones para la sustitución y la adición de cámaras y la conversión de analógico a digital. El costo es de alrededor de $ 19.000. Los fideicomisarios votaron sobre la actualización de las cámaras y todos estuvieron a favor. También les gustaría obtener la opinión de Paul.
Sarah pidió a los fideicomisarios que consideraran la posibilidad de dar regalos o bonificaciones de fin de año al personal en función de los años de servicio. Todos se mostraron a favor.
Jonathan presentó dos maquetas para rediseñar las colecciones especiales. Sugirió añadir nuevos enchufes, iluminación, una cámara, más estanterías, nuevas baldosas en el techo y el suelo e incorporar el vitral de la antigua biblioteca en la sala. Se discutió que los fideicomisarios deberían comprar primero el espacio a la ciudad y se votó por gastar 10.000 dólares en nuevas estanterías.
No habiendo más asuntos que tratar, se presenta y apoya la moción de levantar la sesión. Se levanta la sesión a las 11:15 horas.
Sinceramente,
Kathleen Bresnahan