Biblioteca Pública de Haverhill
Junta de Fideicomisarios
Acta del 16 de noviembre de 2023
La reunión mensual ordinaria de los Fideicomisarios de la Biblioteca Pública de Haverhill fue llamada al orden a las 9:35 a.m. el jueves 16 de noviembre de 2023 en la Sala Donald C. Freeman Whittier. Asistieron los Fideicomisarios Bresnahan, Coletti, Rurak, Sheehan y Veasey-Sirois. También asistieron la Directora, Sarah Moser y la Subdirectora, Jane Lemuth.
Informe del Secretario
Se entregaron a los administradores copias del acta de fecha 19 de octubre de 2023. Después de leer las actas, se propuso y apoyó la aceptación de las actas. Las actas fueron aprobadas.
Informe del Tesorero
El gerente de negocios, Josh, presentó los aspectos financieros más destacados de octubre:
- La MVHBF recaudó 1340 dólares en donaciones.
- Los regalos de otoño para recaudar fondos empiezan a llegar pronto.
- Octubre y noviembre suelen ser meses de mucho gasto en efectivo, por lo que cabe esperar que este mes se ralentice.
Informe del Director
Se entregó a los administradores una copia del informe del director. Sarah discutió los aspectos más destacados y otras noticias del director:
- MVHBF congregó a unas 1.200 personas. La NYC Comic Con fue el mismo fin de semana, por lo que probablemente influyó en la asistencia.
- Los empleados municipales presentaron libros prohibidos que les gusta leer y recibimos muchos comentarios positivos.
- Las reparaciones de fontanería se completaron con menos dinero que el presupuesto original.
- En la recaudación de fondos de otoño se recaudaron unos 11.000 dólares. Salió bien y la gente se lo pasó bien.
- La fiesta de Navidad del personal se celebrará en Gametime el 15 de diciembre.
Negocios Viejos
Novedades para el personal
- Rebecca se ha trasladado a su nuevo puesto en referencia. Hemos estado entrevistando para el puesto de circulación abierto.
Actualización de la renovación:
Mark, Rami, Soo Jin y Ryu de OverUnder se unieron a la reunión a través de Zoom a las 9:45 a.m. para presentar sus opiniones sobre cada propuesta de OPM y dar un análisis de costes para la OPM. Mark comparó las dos empresas, CHA y STV, en términos de trabajos previos en bibliotecas, dinámica de equipo, calidad de trabajos anteriores y desglose de costes.
Trustee Bresnahan señaló que STV utiliza porcentajes para los costos por lo que los precios pueden variar. Fideicomisario Coletti expresó que sería mejor si un OPM estaban aquí tres días a la semana por lo que el personal no se molesta con las cuestiones de construcción. Fideicomisario Sheehan declaró que tenemos que contratar a un recaudador de fondos, ya que es un montón de trabajo que consume tiempo y dinero del estado puede no estar disponible.
Los administradores votaron a favor de contratar a CHA para la fase de viabilidad. Todos estuvieron a favor.
OverUnder abandona la reunión a las 10.45 horas.
Negocios Nuevos
El administrador Rurak preguntó sobre la posibilidad de que un panel de oradores venga a la biblioteca para hablar de Israel y Palestina.
El fideicomisario Bresnahan expresó que no hay programas para personas mayores y que la biblioteca debería pensar en ofrecer programas con oradores que hablen de temas de actualidad, sociales, políticos y educativos.
Sarah preguntó a los administradores si les gustaría organizar un árbol de donaciones para la escuela Consentino. Los administradores estuvieron de acuerdo en que sería demasiado difícil de gestionar para nuestro personal.
La fideicomisaria Coletti discutió una propuesta de Development Guild para ayudar a encontrar un recaudador de fondos para la campaña y para actuar como consultor general de recaudación de fondos. A Sarah le gustaría que el gestor de recaudación de fondos incluyera a los Amigos en la medida de lo posible.
Una moción fue hecha por el fideicomisario Rurak y secundada por el fideicomisario Bresnahan para contratar a Development Guild y autorizar a Sarah a firmar la propuesta. Todos estuvieron a favor.
Trustee Coletti le gustaría que la junta para empezar a hablar con los bancos acerca de una hipoteca en caso de que sea un proceso largo, y para averiguar acerca de conseguir pre-aprobado.
Los administradores desean entregar un regalo de jubilación al alcalde en la próxima reunión.
No habiendo más asuntos que tratar, se presenta y apoya la moción de levantar la sesión. Se levanta la sesión a las 11:45 horas.
Sinceramente,
Kathleen Bresnahan