Biblioteca Pública de Haverhill
Junta de Fideicomisarios
Acta del 19 de mayo de 2022
La reunión mensual ordinaria de los Fideicomisarios de la Biblioteca Pública de Haverhill fue llamada al orden a las 9:05 a.m. el jueves 19 de mayo de 2022 en la Sala Donald C. Freeman Whittier. Asistieron los Fideicomisarios Bresnahan, Coletti, Klueber, Sheehan, Rurak, y Veasey-Sirois. También asistieron la Directora, Sarah Moser y el Subdirector, Jonathan Nichols.
Informe del Secretario
Los administradores recibieron copias de las actas de fecha 21 de abril de 2022. Después de leer las actas, una moción fue hecha y secundada para aceptar las actas. Las actas fueron aprobadas.
Informe del Tesorero
Directora de la Biblioteca, Sarah, presentó los estados financieros de abril. Los aspectos más destacados incluyen:
- Los ingresos de Colecciones Especiales y Miscelánea están en números verdes gracias al aumento de las tasas de solicitud de investigación y a las compras de los usuarios.
- La línea de Sistemas informáticos es alta debido a la compra e instalación de nuestras nuevas cámaras de seguridad.
- Los fondos de ayuda estatal han pasado de la Ciudad a las cuentas de la Biblioteca. Los fondos se incrementaron este año ya que ahora cumplimos con los requisitos del Estado.
- La auditoría no se ha completado, pero el archivo se hizo con Sarah y Jonathan firmando los documentos para que pudieran ser marcados a tiempo.
Se presenta una moción y se apoya la aceptación de los estados financieros. Los estados financieros fueron aprobados.
Informe del Director
Sarah discutió los puntos más destacados del informe del director:
- La climatización funciona, pero con un control limitado.
- La empresa de limpieza AMI comenzará el 1 de junio. Este cambio se debe a la falta de respuesta de SJ Services.
- Se ha presentado el presupuesto de la ciudad y Sarah se presentará al Consejo Municipal el 23 de mayo.
- Dana ha dejado su puesto, pero nos ha proporcionado documentación detallada para completar las solicitudes de imágenes, etc. El procesamiento de los materiales de los Archivos Digitales Senter quedará en suspenso hasta nuevo aviso.
- El nuevo toldo está pendiente de instalación. Sarah está coordinando con la empresa de toldos y los techadores para una fecha de instalación.
- Los dos nuevos jefes de departamento están funcionando bien.
Negocios Viejos
Los administradores debatieron sus opiniones e impresiones sobre cada empresa de arquitectura que presentó propuestas. Jonathan presentó una tercera propuesta de OverUnder, especializada en la conservación y remodelación de arquitectura de hormigón. Los fideicomisarios revisarán la nueva propuesta y determinarán si deben ser incluidos en futuras discusiones.
Fideicomisario Sheehan sigue trabajando con Louis Miller en la adquisición de la3 ª planta condominio. Una carta en nombre de la junta para adquirir la propiedad se está enviando a la Ciudad con la inclusión de los reglamentos 30B. A la espera de respuesta del Ayuntamiento.
Negocios Nuevos
Sarah presentó un borrador del presupuesto de los fideicomisarios para su aprobación. El presupuesto es sólo un ligero aumento con respecto al actual sorteo mensual y seguirá cumpliendo con el SAM y el MER. Algunos fondos se transferirán de DVD y CD a Overdrive para añadir contenido electrónico adicional, pero también para hacer frente a la disminución de los materiales disponibles para la compra en estas colecciones. Se presenta y apoya una moción para aceptar el presupuesto.
Se debatió sobre la eficacia del TD Bank y la rentabilidad de los dividendos de las distintas cuentas. Se tomó la decisión de seguir con TD por ahora.
La estudiante de pregrado que está haciendo sus prácticas ha comenzado. Sarah, Jonathan y Kristi trabajarán con ella durante el verano para crear un plan de divulgación.
Jonathan debatió la posible compra de dispositivos Roku y servicios de streaming para ayudar a satisfacer la demanda de los usuarios de películas y programas que no podemos adquirir físicamente. Tras debatir la cuestión, los fideicomisarios acordaron aprobar un programa piloto de cuatro dispositivos para evaluar el interés, con la posibilidad de ampliarlo si se observa una gran demanda.
Jonathan informa a los administradores sobre las cabinas insonorizadas. Ya se ha encargado la más grande, de cuatro plazas, que se enviará el 24 de junio. Se creará una política para el uso de la cápsula y se presentará para su aprobación en la reunión del próximo mes.
Los administradores pidieron a Sarah y Jonathan que preparasen un informe sobre los hitos de la biblioteca para incluirlo en nuestras auditorías anuales. Empezarán a trabajar en este informe utilizando estadísticas del informe ARIS, así como métricas internas.
Sarah puso al día a los fideicomisarios sobre los posibles problemas relacionados con los próximos programas del orgullo. Se sugirió que el personal recibiera formación del departamento de policía sobre cómo responder a clientes potencialmente hostiles. Sarah estudiará la logística.
No habiendo más asuntos que tratar, se presenta y apoya la moción de levantar la sesión. Se levanta la sesión a las 11:07 horas.
Atentamente, Kathleen Bresnahan