Biblioteca Pública de Haverhill
Junta de Fideicomisarios
Actas del 19 de marzo de 2020
La reunión mensual de los fideicomisarios de la Biblioteca Pública de Haverhill fue llamada al orden a las 8:35 a.m. el jueves 19 de marzo de 2020 en la sala Donald C. Freeman Whittier. Asistieron por teléfono los fideicomisarios Bresnahan, Coletti, Klueber. Rurak, Sheehan y Veasey-Sirois. También asistieron la Directora, Sarah Moser y el Director Adjunto, Jonathan Nichols.
Informe del Secretario
Los fideicomisarios recibieron copias de las actas con fecha 20 de febrero de 2020. Después de examinar las actas, se hizo una moción y se apoyó para aceptar las actas. Las actas fueron aprobadas.
Informe del Tesorero
Sarah presentó los informes financieros de febrero. Afirmó que febrero era un mes bastante usual en el que mucho se mantuvo en el objetivo. La única partida que está por encima del presupuesto es la de construcción y mantenimiento, lo cual es típico ya que ha habido muchas reparaciones. El fideicomisario Coletti preguntó por qué las distribuciones totales de la TD estaban al 97%. Sarah respondió por las transferencias utilizadas para cubrir los gastos, como el nuevo sitio web. El fideicomisario Rurak declaró que le gustaría saber los totales de pérdidas de marzo debido al brote de coronavirus y al cierre de la biblioteca. Joe Marini de TD Wealth está programado para presentar en la reunión de mayo. Una moción fue hecha y apoyada para aceptar los estados financieros. Todos estuvieron a favor.
Informe del Director
Chance Lee Joyner es nuestro nuevo Jefe de Servicios Juveniles. Estamos contentos con él y su entusiasmo. El puesto de técnico de biblioteca en circulación ha sido ocupado por Florentina. Es una residente local y habla español que está estudiando para obtener su título de MLS.
Sarah, Jackie, Emily y Rachel participaron en la conferencia de PLC en Nashville y trajeron algunas buenas ideas e información.
Sarah señaló que el Book Concierge ha tenido éxito y que Chance y Rachel están desarrollando una versión para adolescentes, ya que el servicio para adultos ha sido atractivo para los adolescentes.
El fideicomisario Coletti preguntó si el personal de la biblioteca puede usar la camioneta para entregar los materiales a las instalaciones de vivienda asistida. Sarah explicó que no pueden debido a que no se permiten visitas por el riesgo de coronavirus. Sin embargo, la biblioteca entregará bolsas con libros a Haverhill Promise, que los entregará en las escuelas. Además, el personal de la biblioteca instalará el vestíbulo con libros y periódicos gratuitos. No hay libros nuevos desde que el servicio de entrega de libros ha cerrado. Sarah también señaló que la biblioteca ha asignado dinero a Hoopla y Kanopy para aumentar el acceso a los materiales en línea, y está anunciando los servicios en línea en los medios de comunicación social y en el sitio web.
Negocios Viejos
Sarah consiguió presupuestos para la reparación o reemplazo del techo de Garland, Inc. para reemplazar las tres áreas será de 125 a 180 mil dólares, lo que incluye un descuento por hacer todo de una vez en vez de por secciones. El fideicomisario Rurak preguntó si Rob Verreault de Garland, Inc. puede dar sugerencias. El fideicomisario Coletti preguntó si podemos licitar otros proyectos de construcción junto con el techo.
El último día de Natalie es el 20 de marzo. Hay un puesto vacante en referencia para el cual Jonathan ha estado entrevistando candidatos a través de Skype.
El primer borrador del presupuesto del año fiscal 21 está hecho pero no tiene en cuenta la reciente volatilidad debido al coronavirus. Sarah tiene una reunión con el alcalde para discutir el presupuesto de la ciudad. El Alcalde indicó que todavía quiere explorar la posibilidad de una cafetería.
Jonathan proporcionó una actualización en el nuevo sitio web. Se reunirá con Few, una empresa de desarrollo de sitios web en Arkansas, e involucrará al personal en cuanto a lo que la biblioteca necesita.
Sarah preguntó a los Fideicomisarios si estarían dispuestos a proporcionar un almuerzo al personal el viernes y el sábado, para tratar al personal durante el cierre y para apoyar a los negocios locales. Todos los fideicomisarios estaban a favor y sugirieron hacer esto unas cuantas veces a la semana durante el cierre del coronavirus.
Negocios Nuevos
La biblioteca cerró al público a partir del 16 de marzo, debido al brote de coronavirus. El personal sigue trabajando en el edificio. A Sarah no se le ha dado ninguna directriz de RRHH o del alcalde sobre qué hacer durante esta pandemia, mientras que otros negocios y bibliotecas están cerrando y desocupando el personal. El sindicato tampoco se ha involucrado. El fideicomisario Klueber quería asegurarse de que los empleados sepan que si no están trabajando aún deben pagar por cualquier beneficio que estén recibiendo. Sarah discutió la posibilidad de pasar a un plan 50/50 en el que se permita al personal trabajar hasta el 50% de sus horas de forma remota desde su casa. Todos los fideicomisarios están de acuerdo con ese plan y votaron para proteger la decisión de Sarah de implementar el plan 50/50 para minimizar la exposición al virus y aumentar la seguridad. Todos estaban a favor. Sarah informará al alcalde de este plan y del apoyo de los fideicomisarios.
Presentación de PionArch, LLC
Lidia Szydlowska, John Hamilton Hale y Cameron MacLeod de PionArch, LLC se unieron por teléfono a las 9:30 a.m. y presentaron los diagramas propuestos para cada piso de la biblioteca. John comenzó con un resumen de lo que se ha completado y cuáles son los próximos pasos.
Presentó el diagrama propuesto para la primera planta, que incluía una nueva distribución de los asientos, un espacio tranquilo, salas de usos múltiples, cabinas telefónicas insonorizadas, una galería de reuniones y de pinturas, renovaciones para adolescentes, reubicación de la zona de referencia, reconfiguración de las chimeneas, elementos verdes, asientos alrededor de la fuente y una cafetería/zona de comidas. Los fideicomisarios estaban preocupados por la cafetería/zona de comidas, y declararon que las zonas de Jaffarian Room y Morton tienen restricciones, y también para asegurarse de que la tienda de los amigos se quede donde está. Les gustaba la idea de mover el escritorio de referencia, y tener una división entre el área de adolescentes y el área de computadoras, pero les preocupaba el ruido. Lidia declaró que eso podría resolverse con particiones o muebles. Se preguntaron si hay suficiente espacio en el área propuesta para el DVD. Lidia declaró que esto es para los nuevos DVD para ayudar a reducir los robos. También hubo preocupación por no tener pilas para los nuevos lanzamientos en la parte delantera de la biblioteca. Lidia respondió que pueden añadir más pilas, medirán, estudiarán y abordarán esa preocupación.
A continuación, el equipo discutió las renovaciones propuestas para el segundo piso, que incluían, rincones de balcones, mover el espacio de oficinas y salas de reuniones alrededor, añadir la acústica y una pared móvil al auditorio, añadir el espacio de tutoría, y hacer chocar los espacios de reunión sobre el atrio.
Las renovaciones propuestas en el tercer piso incluían un espacio para eventos con el potencial de una cubierta de techo, y la discusión de agregar una rampa portátil, y la adición de un baño.
Por último, discutieron las mejoras en las entradas, incluyendo un toldo, señalización, ideas para el paisaje, y una división entre la entrada principal de la calle Summer y la entrada del auditorio.
La propuesta de la fase 3 incluirá planes más refinados, tomando mediciones, hablando con el personal y el presupuesto y los costos. John discutió los siguientes pasos, que incluyen, documentar todo el edificio, mirar las relaciones espaciales, abordar el sistema de protección contra incendios, y donde existen enchufes eléctricos y de comunicación. Esto costaría aproximadamente 18.000 dólares y llevaría 20 días. El paquete esquemático consiste en desarrollar planes esquemáticos y diagramas de fases, opinión pública, estimación, documentos de construcción y ofertas. Esto costará unos 54.000 dólares y llevará de 7 a 9 meses.
El fideicomisario Sheehan preguntó, hipotéticamente, ¿qué pasa si no podemos hacer el proyecto ahora mismo debido a que son tiempos inciertos, y quién es el dueño de la información? John declaró que PionArch es dueño de la información pero que los Fideicomisarios tendrían acceso con un acuerdo y los descargos proporcionados y que PionArch no tiene derechos de autor sobre sus diseños. Lidia declaró que los diseños están en formato PDF y son para que los Fideicomisarios los conserven, pero no pueden dar el modelo real del nuevo diseño si Pionarch no está haciendo el proyecto.
El fideicomisario Coletti preguntó si el análisis del techo está incluido. John respondió que no ha sido revisado pero que tal vez debería ser incluido ya que están proponiendo una cubierta de techo.
La presentación con PionArch terminó a las 11:15 a.m.
A continuación, los fideicomisarios siguieron discutiendo el tema. Sarah declaró que los fideicomisarios y el alcalde deberían tomar una decisión sobre la visión del alcalde de añadir una cafetería a la biblioteca. Dijo que la única biblioteca que conoce que tiene un café es Watertown. La ciudad de Watertown licita a empresas para que administren la cafetería. Los inconvenientes incluyen que es ruidoso cuando los adolescentes están allí y los bibliotecarios tienen que lidiar con las quejas de la calidad de la comida y otros asuntos relacionados con el café. Sarah y el fideicomisario Coletti declararon que el café o la cafetería no es una prioridad y que la biblioteca necesita todo el espacio limitado que tiene para el uso de la biblioteca.
Se hizo una moción y se apoyó para aprobar el gasto de 18.000 dólares para el estudio de las condiciones existentes. Todos estaban a favor.
No habiendo más asuntos que tratar, se presenta y apoya la moción de levantar la sesión. Se levanta la sesión a las 11:10 horas.
Presentado respetuosamente,
Kathleen Bresnahan, Secretaria