Biblioteca Pública de Haverhill
Junta de Fideicomisarios
Acta del 15 de marzo de 2018
La reunión mensual regular de los Fideicomisarios de la Biblioteca Pública de Haverhill fue llamada al orden a las 8:35 a.m. el jueves 15 de marzo de 2018, en la Sala Donald C. Freeman Whittier. Asistieron los fideicomisarios Klueber, Coletti, Veasey y Rurak, junto con el subdirector Ricky Sirois.
Informe del Secretario
Al no estar disponible el acta de la reunión del 15 de febrero, la votación para su aprobación se pospone hasta la reunión de abril.
Valoración del arte
La junta revisó la tasación de Jay Williamson de Patten's Hill Fine Art. Se discutió sobre la variación natural de los precios en el mercado del arte y las razones de la desviación de la tasación anterior. El director adjunto Sirois proporcionó detalles sobre los cambios en las primas de seguro que la nueva tasación traería, y transmitió las preocupaciones de la aseguradora de la biblioteca sobre las diferencias.
Se debatió la finalidad de la colección en relación con la misión de la HPL y se propuso solicitar una segunda tasación, habida cuenta de las preocupaciones en materia de seguros y del deseo de disponer de una imagen lo más exacta posible de la colección para tomar futuras decisiones. La aprobación de solicitar una segunda tasación fue unánime.
Proyecto de baño
Se presentó la oferta para los trabajos de renovación del baño y se hizo una moción para aceptarla. La aprobación fue unánime.
Informe del Tesorero
Perry Frankston, Director de Negocios, proporcionó copias de los estados financieros de febrero para que los fideicomisarios los examinaran. Perry planteó su preocupación por la posibilidad de que la redacción de las cartas del Fondo Anual sea confusa para las personas que donan en nombre de individuos con fondos numerados. En concreto, le preocupa que algunas personas no tengan claro a qué fondo se destina su donación cuando utilizan el formulario de donación del Fondo Anual.
A continuación se produjo un debate en el que se definió mejor la cuestión. El administrador Coletti aceptó reunirse con Perry para discutir la modificación de la redacción de la carta del Fondo Anual para evitar futuras confusiones.
Alcance
El síndico Rurak presentó los precios de Bill DeLuca para la compra de un vehículo que se utilizará para la divulgación, junto con la información recopilada previamente por el director adjunto Sirois de Autofair Ford. Se planteó que el año fiscal está llegando a su fin y los fondos en la línea presupuestaria de divulgación necesitan ser gastados.
Después de la discusión de las metas del programa de alcance, se hizo una moción para autorizar al Asistente del Director Sirois para perseguir la compra de un vehículo de acuerdo con los procedimientos de la ciudad. La aprobación fue unánime.
El síndico Rurak ofreció su ayuda para discutir posibles donaciones o rebajas con los posibles concesionarios.
Informe del Director
Se entregó a los administradores una copia del Informe del Director. A continuación se produjo un debate.
Negocios Nuevos
El síndico Rurak propuso un encuentro para que la Junta conozca a los numerosos nuevos miembros del personal de la biblioteca. Se discutió sobre el mejor día y hora para realizar el evento, y qué tipo de evento sería más probable para fomentar la asistencia. El director adjunto Sirois se ofreció a explorar las opciones y volver con ideas para la reunión de abril.
Respetuosamente presentado,
Kathleen Bresnahan
Secretaria