Biblioteca Pública de Haverhill
Junta de Fideicomisarios
Acta del 17 de junio de 2021
La reunión mensual regular de los Fideicomisarios de la Biblioteca Pública de Haverhill fue llamada al orden a las 9:00 a.m. el jueves 17 de junio de 2021 vía Zoom o en el auditorio. Asistieron los administradores Bresnahan, Klueber, Rurak, Sheehan y Veasy-Sirois. También asistieron la Directora, Sarah Moser y el Subdirector, Jonathan Nichols.
Informe del Secretario
Los fideicomisarios recibieron copias de las actas con fecha 20 de mayo de 2021. Después de leer el acta, se hizo una moción y se apoyó la aceptación del acta. Las actas fueron aprobadas.
Informe del Tesorero
El gerente de negocios, Josh McDonald, presentó los estados financieros de mayo. Afirmó que hubo un aumento en la cartera y que toda la donación de Grad Trust se ha recibido y que todavía hay donaciones más pequeñas que se están haciendo también. Toda la ayuda estatal se recibió en mayo y fue más alta de lo previsto debido a un aumento en las horas.
Se presenta una moción y se apoya la aceptación de los estados financieros. Los estados financieros fueron aprobados.
Presentación de Jennifer Gray de Blinn, Farrell and Company
Jennifer presentó los estados financieros al 30 de junio de 2020 y 2019. Afirmó que del total de los fondos de la biblioteca, la mayor parte está restringida. Sugirió que ella y Josh trabajen juntos para separar los fondos restringidos en categorías separadas en la hoja de cálculo con el fin de asegurarse de que los fondos se están gastando como el donante solicitó y para no confundir esos fondos con los fondos de propósito general. También dijo que el total de activos fue mayor en 2019 porque hubo un par de donaciones grandes y en 2020 no las hubo, y además, en 2020 hubo una disminución debido a la pandemia.
Se hizo una moción y se apoyó la aceptación de los informes financieros. Todos estuvieron a favor y los estados financieros fueron aprobados.
Informe del Director
Sarah discutió los puntos más destacados del informe del director:
- El horario de la biblioteca vuelve a la normalidad con las noches abiertas de lunes a jueves, aunque han sido lentas
- La ciudad ha actualizado el mandato de las máscaras a "máscaras recomendadas"
- Se ha instalado la mitad de la nueva valla
- Este verano tendremos una programación presencial al aire libre y se espera que la programación en interiores regrese en otoño
- La lectura de verano ha comenzado
- La furgoneta de divulgación ha salido con frecuencia
Negocios Viejos
Actualización de la dotación de personal: Uno de los puestos de referencia fue cubierto por una candidata interna ya que acaba de terminar su MLS. Esto deja un puesto vacante en los Servicios Técnicos, que el alcalde acordó actualizar a un puesto de 40 horas con una escala salarial más alta. Se hizo una oferta a un candidato para el puesto de jefe de departamento de referencia. Un empleado de la biblioteca a tiempo parcial dio su aviso.
Los administradores debían votar la renovación del contrato de Tamara Gaydos. Se hizo una moción y se secundó para renovar el contrato por seis meses. Todos estuvieron a favor.
El administrador Rurak preguntó cómo podemos abrir más las Colecciones Especiales al público. Sarah dijo que cuando el nuevo personal de referencia esté aquí, será entrenado para trabajar en Colecciones Especiales. Se debatió sobre la necesidad de contratar a un archivero permanente a tiempo completo.
Actualización del presupuesto: Los fideicomisarios debían votar para aceptar el presupuesto enmendado para el año fiscal 22. Después de la discusión de la eliminación de las tasas y multas, se hizo una moción y se secundó para aceptar el presupuesto modificado. Todos estuvieron a favor.
Actualización del edificio: Paul Anastasi se unió a la reunión a través de Zoom para discutir la propuesta de Schneider para un nuevo sistema de HVAC y la actualización necesaria para el hardware y el software. El administrador Rurak preguntó sobre la seguridad del nuevo sistema, ya que estará en la nube. Paul dijo que siempre existe la posibilidad de un problema de seguridad con los sistemas en línea y para trabajar con TI para que sea lo más seguro posible.
Se vota la sustitución del compresor. Se hizo una moción y se secundó. Todos estuvieron a favor.
Negocios Nuevos
- Estamos planeando que el Festival del Libro de Halloween de Merrimack se celebre en el interior este año
- Sarah preguntó a la junta cómo se sienten acerca de tener una recaudación de fondos de otoño. Se sugirió que podría ser una buena idea, incluso si no se recaudan muchos fondos este año. Será bueno continuar la tradición y que la gente salga.
No habiendo más asuntos que tratar, se presenta y apoya la moción de levantar la sesión. Se levanta la sesión a las 10:50 horas.
Atentamente, Kathleen Bresnahan