Biblioteca Pública de Haverhill
Junta de Fideicomisarios
Acta del 15 de junio de 2023
La reunión mensual ordinaria de los Fideicomisarios de la Biblioteca Pública de Haverhill fue llamada al orden a las 9:30 a.m. el jueves 15 de junio de 2023 en la Sala Donald C. Freeman Whittier. Asistieron los administradores Bresnahan, Coletti, Klueber, Rurak, Sheehan y Veasey-Sirois. También asistió la Directora, Sarah Moser.
Informe del Secretario
Se entregaron a los administradores copias del acta de fecha 18 de mayo de 2023. Después de leer las actas, una moción fue hecha y secundada para aceptar las actas. Las actas fueron aprobadas.
Informe del Tesorero
El gerente de negocios, Josh, presentó los estados financieros de mayo. Los aspectos más destacados incluyen:
- La cartera ha sufrido ligeros altibajos, pero en general se ha mantenido estable.
- Se han recibido algunos regalos en memoria de Suzanne Davis.
- Ha habido un nuevo donante reciente al que los fideicomisarios desean que Sarah dé las gracias.
- Hemos recibido la ayuda estatal de la Ciudad. Eran 38.000 dólares más de lo esperado. El fideicomisario Rurak preguntó qué vamos a hacer con el extra y Josh dijo que se espera que recibamos menos ingresos generados por la biblioteca en el próximo año fiscal, y que sería útil para la mayoría ir en el fondo de efectivo.
- Los administradores debatieron los pros y los contras de contratar a una nueva empresa de auditoría. Se sugirió que lo mejor sería cambiar de empresa en un futuro próximo.
Informe del Director
Se entregó a los administradores una copia del informe del director. Sarah discutió los aspectos más destacados y otras noticias del director:
- La fiesta de la lectura de verano tendrá lugar el 17 de junio. Esperamos que se apunte mucha gente.
- En junio habrá mucha programación infantil.
- DPW llegó sin previo aviso y bloqueó algunas plazas de aparcamiento para añadir espacios compatibles con la ADA, pero lo dejaron sin terminar y ahora tenemos menos aparcamiento disponible.
- Los dos nuevos miembros del personal infantil lo están haciendo bien.
- Se están entrevistando candidatos para la vacante de Jefe de Referencia.
Negocios Viejos
Actualización del presupuesto
- Estamos al 99% de nuestro objetivo de gasto y deberíamos estar al 100% a finales de junio.
- Todavía queda dinero en el presupuesto del edificio, por lo que Luis está estudiando la compra de nuevas herramientas y suministros.
Sarah presentó el presupuesto final de los fideicomisarios para el año fiscal 24. Síndico Rurak hizo una moción para aprobar el presupuesto. Trustee Bresnahan apoyó la moción. Todos estuvieron a favor.
Actualizaciones de edificios
- El baño individual de la2ª planta empezó a rebosar debido a un atasco en otra parte del edificio. El fontanero ha venido dos veces hasta ahora y Luis tenía un gran lío para limpiar. Está buscando una nueva alfombra para reemplazar donde el agua la dañó.
- Rob de Garland está en contacto con la empresa de toldos para resolver el problema de los soportes.
- La unidad de aire acondicionado está funcionando mal, así que Preferred Air vendrá a revisarla.
Actualizaciones de OverUnder
- Mark está seleccionando candidatos para el puesto de gestor de proyectos y está estudiando empresas de captación de fondos.
Negocios Nuevos
Sarah presentó las actualizaciones de la política del Código de Conducta con algunos cambios en el lenguaje. Una moción fue hecha y secundada para aceptar los cambios de política. Todos estuvieron a favor.
Sarah presentó las actualizaciones de la Política de la Sala de Reuniones. Se debatió sobre el uso de la cocina del auditorio para grupos que organizan eventos. También se discutió sobre el uso de las salas de reuniones para eventos políticos y/o cívicos. Se presentó y apoyó una moción para aceptar los cambios en la política, con la oposición de un administrador.
Sarah presentó una nueva Política de Medios Sociales. Una moción fue hecha y secundada para aprobar la nueva política. Todos estuvieron a favor.
El administrador Rurak declaró que la Iglesia Bautista del Calvario tiene archivos históricos que deberían conservarse y que la iglesia ha hecho importantes contribuciones a la historia de Haverhill. Le gustaría pedir a Becky que se reúna con él y Kalister Green-Byrd para averiguar si los documentos son algo que podríamos incorporar a Colecciones Especiales.
Sarah recibió una llamada del subastador con respecto a la veleta porque hay una próxima subasta en la que posiblemente podría venderla. Los administradores todavía le gustaría venderlo.
No habiendo más asuntos que tratar, se presenta y apoya la moción de levantar la sesión. Se levanta la sesión a las 11:30 horas.
Sinceramente,
Kathleen Bresnahan