Biblioteca Pública de Haverhill
Junta de Fideicomisarios
Acta del 19 de enero de 2023
La reunión mensual ordinaria de los Fideicomisarios de la Biblioteca Pública de Haverhill fue llamada al orden a las 9:30 a.m. el jueves 19 de enero de 2023 en la Sala Donald C. Freeman Whittier. Asistieron los administradores Bresnahan, Coletti, Klueber, Rurak, Sheehan y Veasey-Sirois. También asistieron la Directora, Sarah Moser y la Subdirectora, Jane Lemuth.
Informe del Secretario
Los administradores recibieron copias de las actas de fecha 15 de diciembre de 2022. Después de leer las actas, se hizo una moción y se secundó para aceptar las actas. Las actas fueron aprobadas.
Informe del Tesorero
El gerente de negocios, Josh, presentó los estados financieros de diciembre. Los aspectos más destacados incluyen:
- Recibimos casi 3.000 dólares en donaciones no restringidas, incluidos 1.000 dólares de Market Basket, un antiguo colaborador.
- Se ha realizado una transferencia del fideicomiso MacDougall a la biblioteca para pagos por exceso.
- El mantenimiento y las reparaciones de edificios están donde deben estar.
- Josh seguirá vigilando los ingresos generados por la biblioteca, ya que se han ralentizado desde que se eliminaron las multas.
Informe del Director
Sarah discutió los puntos más destacados del informe del director:
- El último mes ha sido tranquilo y sosegado.
- Recogimos unos 400 artículos durante la campaña de recogida de alimentos.
- Para las fiestas, el personal organizó una noche de cine, un concurso de trivialidades, un concurso de galletas y una comida a la canasta.
- Se ha llegado a un acuerdo con el sindicato para contratar sustitutos los domingos, ya que no son muchos los funcionarios que se han ofrecido a trabajar en ellos.
- Ha comenzado la planificación de la lectura de verano.
- Se están actualizando los DEA.
- Sarah solicitará al Alcalde un aumento de horas para el puesto que antes ocupaba Suzanne con el fin de ayudar en las colecciones especiales.
Negocios Viejos
Puesta al día del personal:
- Susanne Kummel fue ascendida a Jefa de División en Circ.
- Marcus ha dimitido.
- Se han publicado puestos vacantes a los que se han presentado algunos candidatos internos.
- Suzanne Trottier se jubila. La biblioteca ha comprado un regalo para ella.
Ha comenzado la formación en reanimación cardiopulmonar en línea.
Actualización de OverUnder: Los administradores discutieron el último informe de OverUnder y estaban preocupados por la cantidad de contingencias y la confusión entre las cifras presentadas frente a los porcentajes. Acordaron que deberían consultar con un profesional que pueda ayudar a interpretar y explicar las finanzas y que esté familiarizado con los documentos de construcción.
El administrador Veasey-Sirois sugirió que se les proporcionara un presupuesto más concreto y que se tuvieran en cuenta gastos en los que aún no han pensado, como la posibilidad de trasladarse fuera de la biblioteca durante un periodo de tiempo y los costes del seguro. El administrador Bresnahan pensó que podría ser difícil proporcionar un presupuesto sin saber cuánto dinero de subvenciones, donaciones, etc. vamos a conseguir. Sarah dijo que hay que tener en cuenta que el personal perteneciente al sindicato puede no ser capaz de conducir alrededor para prestar servicios fuera del edificio.
Los fideicomisarios acordaron que necesitan una lista de prioridades para la nueva biblioteca que incluya las necesidades frente a los deseos y si tomar dinero de la dotación o no.
Trustee Sheehan hablará con el banco sobre una hipoteca e indagará sobre la obtención de subvenciones estatales.
El administrador Coletti investigó bases de datos de subvenciones y profesionales de la recaudación de fondos.
Los administradores coincidieron en la necesidad de mantener al comité directivo implicado y al día.
Se habló de cambiar el nombre de la biblioteca en honor a Olive MacDougall.
Sarah programará una reunión en persona con OverUnder para profundizar en el tema.
No habiendo más asuntos que tratar, se presenta y apoya la moción de levantar la sesión. Se levanta la sesión a las 11:35 horas.
Sinceramente,
Kathleen Bresnahan