Biblioteca Pública de Haverhill
Junta de Fideicomisarios
Acta del 18 de enero de 2024
La reunión mensual ordinaria de los Fideicomisarios de la Biblioteca Pública de Haverhill fue llamada al orden a las 9:30 a.m. el jueves 18 de enero de 2024 en el Auditorio Johnson. Asistieron los administradores Bresnahan, Coletti, Klueber, Rurak, Sheehan y Veasey-Sirois. También asistieron la Directora, Sarah Moser y la Subdirectora, Jane Lemuth.
Informe del Secretario
Se entregaron a los administradores copias del acta de fecha 21 de diciembre de 2023. Después de leer las actas, se hizo una moción y se secundó para aceptar las actas. Las actas fueron aprobadas.
Informe del Tesorero
El gerente de negocios, Josh, presentó los aspectos financieros más destacados de diciembre:
- La dotación siguió creciendo en diciembre.
- Los ingresos por donaciones han sido superiores a los de los últimos cuatro años.
Informe del Director
Se entregó a los administradores una copia del informe del director. Sarah discutió los aspectos más destacados y otras noticias del director:
- Diciembre fue un mes típico, ya que terminamos 2023.
- El personal hizo paquetes sobre qué hacer en situaciones comunes de emergencia. El síndico Sheehan sugirió que Recursos Humanos o el abogado de la ciudad lo aprobaran.
Sarah informó sobre los daños causados por la reciente inundación del 10 de enero. Afirmó que la pared exterior de la3ª planta en la zona de la galería se filtró en la galería y se abrió camino hasta la2ª y1ª planta. Rob está tratando de encontrar una solución temporal. 24Restore fue la empresa de restauración que hizo la limpieza. Vinieron y trabajaron con rapidez. La calidad del aire mejoró al cabo de una semana. El seguro tiene una franquicia de 25.000 dólares.
En cuanto a los daños, no hay demasiada tecnología que sustituir y sólo unos pocos libros en infantil. Las reparaciones consisten principalmente en paneles de yeso, pintura, azulejos del techo y posiblemente algo de moqueta. Sólo el mostrador de circo está abierto al público. La parte inferior de todos los paneles de yeso se ha cortado por lo que los enchufes están expuestos por lo que hasta que se cubra y se vuelva a pintar no podemos abrir al público debido al riesgo de seguridad de la misma.
Paul habló sobre la inundación y dijo que el interior de las paredes se ven bien, ya que no hay óxido en el metal que indica que no se había filtrado agua en el pasado. Paul elogió a Luis por el gran trabajo realizado durante la emergencia y la limpieza.
Paul también habló de la necesidad de encontrar una nueva empresa de limpieza, pero no hay opciones. Empezará a buscar empresas locales más pequeñas. Se discutió sobre la contratación de otro conserje frente a una empresa de limpieza. Sarah abogará por uno, como siempre, durante las negociaciones con el Alcalde.
Presentación de la DGI
DGI, la empresa que ayuda a las empresas a encontrar y contratar recaudadores de fondos, hizo una presentación sobre su negocio y sobre cómo ayudarán a la biblioteca. Comenzaron con las presentaciones y pidieron a los administradores que se presentaran y expusieran sus ideas sobre las ventajas de una renovación, el papel de los administradores en el proceso e ideas para solicitar donantes.
La DGI analizó las etapas del proceso inicial de recaudación de fondos:
- Contrate al recaudador de fondos adecuado y elabore un plan que incluya información sobre el comité, posibles donantes y materiales.
- La fase de campaña del núcleo incluye mantener conversaciones con los donantes y conseguir el 60% de las donaciones.
- Llegar a la comunidad pública.
Afirmaron que podría ser una campaña de 3 años. El primer paso es encontrar candidatos que los administradores puedan entrevistar. La planificación podría comenzar en otoño. Sugirieron mantener los gastos de la campaña por debajo del 10% del objetivo. Se discutió sobre las necesidades financieras y cuánto sería posible recaudar.
Para la semana que viene, Sarah debería reunir: posibles donantes, posibles comités de campaña y un presidente de campaña.
No habiendo más asuntos que tratar, se presenta y apoya la moción de levantar la sesión. Se levanta la sesión a las 11:45 horas.
Sinceramente,
Kathleen Bresnahan