Biblioteca Pública de Haverhill
Junta de Fideicomisarios
Acta del 21 de abril de 2022
La reunión mensual ordinaria de los Fideicomisarios de la Biblioteca Pública de Haverhill fue llamada al orden a las 9:00 a.m. el jueves 21 de abril de 2022 en la Sala Donald C. Freeman Whittier. Asistieron los Fideicomisarios Bresnahan, Coletti, Klueber, Sheehan, y Veasey-Sirois. También asistieron la Directora, Sarah Moser y el Subdirector, Jonathan Nichols.
Presentación del TD Bank, Joe Marini
El primer punto del orden del día fue una presentación de Joe Marini en la que resumió los aumentos de la cartera de la biblioteca en los últimos 17 años y un resumen de los fondos de colecciones especiales en los últimos 10 años. Afirmó que, en general, la cartera de la biblioteca sigue funcionando bien con un rendimiento sólido demostrado por un aumento continuo de la dotación.
Informe del Secretario
Los administradores recibieron copias de las actas del 17 de marzo de 2022. Después de leer las actas, se hizo una moción y se secundó para aceptar las actas. Las actas fueron aprobadas.
Informe del Tesorero
El gerente de negocios, Josh, presentó los estados financieros de marzo. Los aspectos más destacados incluyen:
- Las donaciones al Fondo de Lectores siguen llegando lentamente, pero el total de donaciones ha bajado un 44% y el número de donaciones un 25%.
- Las tasas perdidas y pagadas han aumentado desde que se suprimieron las multas, en parte debido al aumento de las tasas por retraso en los puntos conflictivos.
- La ciudad ha recibido fondos de ayuda estatal. Los fondos se han incrementado este año.
Se presenta una moción y se apoya la aceptación de los estados financieros. Los estados financieros fueron aprobados.
Informe del Director
Sarah discutió los puntos más destacados del informe del director:
- El tráfico peatonal, el uso de las salas de reuniones y la asistencia a los programas aumentaron este mes.
- Ha habido goteras en el techo del auditorio, que Sarah discutió con Paul y la compañía de techado. Se limpiaron los desagües y seguiremos vigilándolo.
- El nuevo Jefe de los Servicios para la Juventud y el Jefe de Referencia están funcionando bien.
- Sarah tuvo una reunión sobre el presupuesto con el alcalde. Parecía abierto a la posibilidad de contratar a un archivero a tiempo completo.
- La nueva empresa de limpieza empezará en junio y el Ayuntamiento ha aumentado el presupuesto de limpieza.
Negocios Viejos
El proyecto de arte mural ha quedado en suspenso.
Los administradores discutieron sus pensamientos e impresiones de cada empresa de arquitectura que presentó el mes pasado para las renovaciones de la biblioteca. Pensaron que sería útil obtener más propuestas y formar un comité asesor.
Fideicomisario Sheehan sigue trabajando con Louis Miller en la adquisición de la3 ª planta condominio. Hubo una moción para autorizar al abogado Miller para redactar una carta en nombre de la junta para adquirir la propiedad potencialmente incluyendo una regulación 30B. Todos estuvieron a favor.
Negocios Nuevos
Sarah discutió la actualización de la política de remiendos. Tras un debate, los administradores votaron a favor de aceptar los cambios. Todos estuvieron a favor.
Sarah se reunió con el club de jardinería para discutir la posibilidad de tener el estante "Deja una planta, toma una planta" en los terrenos de la biblioteca. Se discutió sobre la logística de la misma, por ejemplo, cómo se mantendrá ya que el personal de la biblioteca no puede mantenerla, y dónde ubicarla para que no interfiera en las actividades de la biblioteca.
Una estudiante universitaria se puso en contacto con Sarah para realizar unas prácticas. Dijo que sería útil que trabajara en divulgación.
Sarah ha estado trabajando con los subastadores para discutir la venta de la veleta y ha escuchado los comentarios y preocupaciones de los administradores.
Dana preguntó si se le permitiría trabajar desde casa en caso de enfermedad y especialmente con Covid, ya que es una empleada contratada. Los administradores están de acuerdo en que puede hacerlo si tiene Covid.
Sarah discutió la necesidad de formación del personal, especialmente para los jefes de departamento, sobre cómo manejar a una persona que causa alboroto en la biblioteca, incluyendo a personas que conocen.
Jonathan discutió sus ideas sobre el uso del dinero de extensión asignado a la biblioteca con la necesidad de áreas privadas, móviles e insonorizadas para conferencias telefónicas y reuniones. Presentó presupuestos a los administradores. Pensaron que era una buena idea pero dijeron que habría que crear normas y una política.
No habiendo más asuntos que tratar, se presenta y apoya la moción de levantar la sesión. Se levanta la sesión a las 11:45 horas.
Atentamente, Kathleen Bresnahan