Biblioteca Pública de Haverhill
Junta de Fideicomisarios
Acta del 20 de abril de 2023
La reunión mensual ordinaria de los Fideicomisarios de la Biblioteca Pública de Haverhill fue llamada al orden a las 9:00 a.m. el jueves 20 de abril de 2023 en la Sala Donald C. Freeman Whittier. Asistieron los administradores Bresnahan, Coletti, Klueber, Rurak, Sheehan y Veasey-Sirois. También asistieron la Directora, Sarah Moser y la Subdirectora, Jane Lemuth.
Informe del Secretario
Se entregaron a los administradores copias del acta de fecha 16 de marzo de 2023. Después de leer las actas, se hizo una moción y luego secundada para aceptar las actas. Las actas fueron aprobadas.
Informe del Tesorero
El gerente de negocios, Josh, presentó los estados financieros de marzo. Los aspectos más destacados incluyen:
- La cartera subió ligeramente y se mantuvo estable en su mayor parte.
- Siguen llegando donativos al Fondo de Ayuda al Lector. El número total de donaciones es ligeramente inferior al del año pasado y la donación media ha aumentado.
- Hemos recibido una importante donación sin restricciones.
- El dinero de la ayuda estatal está aquí y con la Ciudad en este momento. Es $ 38,000 más de lo presupuestado.
- El auditor está terminando la auditoría de 2021 y empezará a trabajar en la de 2022 inmediatamente después.
Informe del Director
Se entregó a los administradores una copia del informe del director. Sarah discutió los aspectos más destacados y otras noticias del director:
- En marzo, la biblioteca estuvo cerrada 16 horas debido a la nieve, una cifra baja en comparación con otros años.
- Andre Dubus vendrá a dar una charla para Haverhill Reads.
- La Comic Con está prevista para el 13 de mayo.
Negocios Viejos
Sarah se reunió con el alcalde en febrero para discutir el presupuesto FY24 pero no ha recibido ningún seguimiento. El presupuesto va a subir 26.000 dólares. Sarah discutió los aumentos con los fideicomisarios indicando que necesitamos dinero para eventos especiales de adolescentes, impresión y programas juveniles, aumentos de precios de bases de datos y aumentos de honorarios de auditoría y gestión de cartera.
Novedades para el personal
- Se contrató a un nuevo paje.
- Sarah sigue esperando que el alcalde eleve a 40 horas el puesto que antes ocupaba Suzanne.
- Empezamos a entrevistar para las dos vacantes en infantil.
Actualizaciones de edificios
- Estamos a la espera de que Uptack reciba las piezas para el sistema de calefacción, ventilación y aire acondicionado.
- El calentador de agua murió y será sustituido cuando la empresa tenga personal para hacerlo.
- Se suponía que el toldo estaba instalado, pero dijeron que los soportes del tejado estaban instalados al revés. Sarah se puso en contacto con la empresa del tejado para que lo arreglara.
Negocios Nuevos
Jane declaró que se está actualizando el calendario de eventos y que debería ponerse en marcha en breve. Es más fácil de usar y espera que sea más sencillo reservar salas de reuniones.
Recibimos un regalo grande e inesperado. Sarah ha hablado con el abogado. Ella también trabajará en la redacción de un comunicado de prensa para anunciarlo. Fideicomisario Coletti hizo una moción para poner el dinero en un fondo. Síndico Rurak apoyó la moción. Todos estuvieron a favor. También discutieron la posibilidad de utilizarlo para un nuevo espacio para adolescentes.
Los fideicomisarios debatieron la obtención de presupuestos de otras empresas de auditoría.
No habiendo más asuntos que tratar, se presenta y apoya la moción de levantar la sesión. Se levanta la sesión a las 10:00 horas.
Sinceramente,
Kathleen Bresnahan