Biblioteca Pública de Haverhill
Junta de Fideicomisarios
Actas del 20 de febrero de 2020
La reunión mensual de los fideicomisarios de la Biblioteca Pública de Haverhill fue llamada al orden a las 8:35 a.m. el jueves 20 de febrero de 2020 en la sala Donald C. Freeman Whittier. Asistieron los fideicomisarios Bresnahan y Klueber. Los fideicomisarios Rurak y Sheehan asistieron por teléfono. También asistieron la Directora, Sarah Moser y el Director Asistente, Jonathan Nichols. Los fideicomisarios Veasey-Sirois y Coletti estuvieron ausentes.
Informe del Secretario
Los fideicomisarios recibieron copias de las actas con fecha 16 de enero de 2020. Después de examinar las actas, se hizo una moción y se apoyó para aceptar las actas. Las actas fueron aceptadas.
Presentación de Jennifer Gray
El primer punto del orden del día fue una presentación relativa a la auditoría de los estados financieros de los fideicomisarios de la Biblioteca Pública de Haverhill por Jennifer Gray de Blinn, Farrell & Company. Los fideicomisarios recibieron copias del Informe de los Auditores Independientes al 30 de junio de 2019 y 2018.
La Sra. Gray observó que los estados financieros se presentaban de manera equitativa en todos los aspectos sustanciales, lo que daba lugar a una opinión sin reservas (la opinión más alta). También señaló que se habían realizado auditorías adicionales para los fondos de uso restringido, a raíz de un cambio de política contable en el ejercicio económico de 2019. Los resultados de este cambio se demuestran en las notas 8 y 9 de los estados financieros.
Informe del Tesorero
Josh McDonald presentó tres opciones para un nuevo informe de estado financiero. Presentó el "antiguo estado" que puede mostrar una cifra engañosa para los ingresos netos. Luego presentó un "nuevo estado" que muestra los verdaderos ingresos contables y las cifras aproximadas del flujo de caja, pero explicó que podría ser confuso y sugirió usar colores para resaltar las cifras importantes. Por último, presentó un "estado de entradas y salidas" que muestra el efectivo real recibido y el efectivo dispensado. El fideicomisario Klueber sugirió que se probara el informe de entradas y salidas. Se presentó una moción para aceptar los informes financieros de diciembre y enero. Todos estaban a favor de aceptar los informes.
Negocios Nuevos
Sarah declaró que la biblioteca ha recibido una exención este año de la MBLC. Tuvo una reunión con el alcalde que dijo que el presupuesto se incrementará en un 2,5%, pero no es suficiente para cerrar la brecha para no tener que obtener otra exención.
Sarah y Jonathan discutieron la necesidad de un nuevo sitio web de la biblioteca. Han estado recibiendo citas y mirando ejemplos de otras bibliotecas. Pidieron permiso al Consejo de Administración para gastar hasta 40.000 dólares en esto. El fideicomisario Bresnahan hizo una moción para aceptar el gasto de esa cantidad y el fideicomisario Sheehan apoyó la moción y también sugirió que un comité de ciudadanos de diferentes edades evaluara el sitio web. Todos estaban a favor.
Sarah preguntó a los fideicomisarios si permitirían que la fundación pagara la entrada para que el personal pueda participar en un torneo de bochas que Rotary está celebrando. Aceptaron pagar la cuota.
Presentación de PionArch, LLC
Los miembros de PionArch hicieron una presentación en el auditorio sobre el Estudio Conceptual de HPL. Los presentadores fueron John Hamilton Hale, Director de Diseño, Anna Maria, Diseñadora, y Cameron, Diseñadora Junior, con Lidia Szydlowska, Propietaria, al teléfono. El personal de la biblioteca asistió a Sarah, Jonathan, Josh, los fideicomisarios Klueber y Bresnahan con los fideicomisarios Rurak y Sheehan al teléfono.
John habló de cómo la biblioteca es una biblioteca tradicional, maravillosa, de navegación y le gustaría preservar eso mientras que también se expande a una biblioteca global. Presentó un resumen del código de los desafíos y presentó un resumen de los espacios propuestos, el diseño, la estética y el potencial general de la biblioteca.
Cameron discutió el estudio de observación que realizó y mostró diagramas de flujo, espacio, acústica y adyacencia.
Anna Maria discutió opciones para un espacio para adolescentes, mejoras en el atrio, salas multiusos, áreas para comer y áreas tranquilas.
Lydia discutió que el estudio no se limita a nuestras peticiones, sino que quiere mirar a la biblioteca en su conjunto y centrarse en las peticiones del personal y está buscando mucha retroalimentación del personal.
Sarah habló de algunas de sus ideas favoritas, incluyendo asientos para adolescentes que les darán su propio espacio sin aislarlos, salas multiusos, incorporación de más tecnología para salas de reuniones y mejoras en el espacio de entrada.
Se discutió sobre el traslado de la estatua de George Washington, el énfasis en las áreas de flujo, el rediseño de la señalización y la reconfiguración del mostrador de circulación.
El fideicomisario Sheehan dijo al personal de PionArch que su trabajo es superior, que hemos tenido un excelente comienzo y que está entusiasmado con el proyecto.
No habiendo más asuntos que tratar, se presenta y apoya la moción de levantar la sesión. Se levanta la sesión a las 11:10 horas.
Respetuosamente presentado,
Kathleen Bresnahan, Secretaria