I. Declaração de missão
As Coleções Especiais buscam adquirir, preservar e tornar acessíveis materiais impressos e fotografias, publicados e não publicados, relacionados a Haverhill, à história do Merrimack Valley, às histórias de famílias locais proeminentes e a John Greenleaf Whittier.
II. Escopo da coleção
De interesse primário são os materiais relacionados a Haverhill, à história do Merrimack Valley, às histórias de famílias locais proeminentes e a John Greenleaf Whittier.
De interesse secundário são os materiais relacionados à história de Massachusetts.
De menor interesse são os materiais relacionados às histórias dos estados que fazem fronteira com Massachusetts (ou que já fizeram parte de Massachusetts): Maine, New Hampshire, Vermont, Connecticut, Rhode Island e Nova York; e às histórias de outras famílias locais.
III. Aquisição de materiais
A Special Collections adquirirá materiais que atendam à sua declaração de missão e ao escopo da coleção, por meio de compra e doação. Os materiais incluirão livros, documentos, mapas, memorabilia, registros genealógicos das famílias fundadoras, slides, microfilmes, jornais, recortes de notícias e fotografias identificadas. Objetos tridimensionais não serão coletados.
A biblioteca aceita doações para coleções especiais. Todas as doações devem ser acompanhadas de um formulário de Escritura de doação preenchido e assinado pelo doador.
Todos os materiais doados devem estar livres de sujeira, mofo, umidade e pragas, e devem estar em boas condições. As fotografias devem ser identificadas.
Uma vez feita a doação, a Biblioteca se reserva o direito de decidir como o item doado será exibido ou armazenado, como o item poderá ser usado pelo público e por quanto tempo o item será mantido. Os materiais das Coleções Especiais podem ser digitalizados e colocados na Internet para visualização, movidos para outro local na Biblioteca ou retirados da coleção.
A Special Collections reserva-se o direito de recusar doações de materiais por qualquer motivo razoável determinado pelo Diretor da Biblioteca ou pelo Conselho de Curadores.
IV. Restrições de uso
Todos os visitantes da Special Collections devem se registrar imediatamente após a entrada.
A Special Collections reserva-se o direito de proibir os visitantes de digitalizar ou fotocopiar materiais específicos se o material estiver em más condições ou for inerentemente frágil.
Os materiais pertencentes às Coleções Especiais não devem deixar as Coleções Especiais, exceto em casos especiais em que a permissão tenha sido concedida pelo Diretor da Biblioteca ou pelo Conselho de Curadores.
V. Desacessão de materiais
A Special Collections reserva-se o direito de retirar materiais que possam atender à sua declaração de missão e ao escopo da coleção, mas que não sejam necessários por serem cópias duplicadas, estarem em más condições ou por qualquer outra causa razoável determinada pelo Diretor da Biblioteca ou pelos curadores. Os itens retirados podem ser oferecidos a outros depositários, doados aos Amigos da Biblioteca ou descartados.
O Conselho de Curadores se reserva o direito de alterar esta política e de decidir sobre situações não especificamente cobertas por ela.
Adotado pelos curadores da Biblioteca Pública de Haverhill, em 19 de dezembro de 2013