Biblioteca Pública de Haverhill
Conselho de Administração
Ata de 15 de setembro de 2022
A reunião mensal regular dos curadores da Biblioteca Pública de Haverhill foi iniciada às 9h30 da manhã de quinta-feira, 15 de setembro de 2022, na sala Donald C. Freeman Whittier. Estavam presentes os curadores Bresnahan, Coletti, Rurak, Sheehan e Veasey-Sirois. Também estavam presentes a diretora Sarah Moser e a diretora assistente Jane Lemuth.
Relatório do Secretário
Os curadores receberam cópias da ata de 18 de agosto de 2022. Depois de ler as atas, foi feita e apoiada uma moção para aceitar as atas. As atas foram aprovadas.
Relatório do Tesoureiro
O gerente de negócios, Josh, apresentou os demonstrativos financeiros de agosto. Os destaques foram:
- Josh está aguardando o relatório final da auditoria para que a auditoria seja concluída.
- O portfólio está em baixa, pois os mercados continuam a flutuar.
- Uma fatura da OverUnder chegou no valor de US$ 46.000 e foi paga com o dinheiro doado recentemente.
- Precisaremos ficar de olho no orçamento de reparos e manutenção do edifício, pois já usamos cerca de metade.
- O orçamento de serviços externos está mais alto do que o normal devido à compra do condomínio.
Houve uma discussão sobre a criação de um orçamento separado para a renovação e um relatório separado para o dinheiro usado da doação.
Os curadores gostariam que Josh acrescentasse um novo item de linha para Seguros.
Relatório do Diretor
Sarah discutiu os destaques do relatório do diretor:
- A leitura de verão foi concluída. Houve uma boa participação e o tema do acampamento foi apreciado.
- Sarah está consultando a empresa de telhados e os suportes do toldo serão instalados no outono e o toldo na primavera.
- Sarah está fazendo entrevistas para um novo diretor da Haverhill Promise.
- A biblioteca começará a abrir aos domingos em breve, mas tem sido difícil conseguir funcionários para trabalhar nesse dia.
Assuntos antigos
Atualização do OverUnder:
- A primeira reunião pública foi realizada em 24 de agosto. Houve um bom comparecimento e uma participação diversificada.
- Houve cerca de 100 respostas à pesquisa.
Atualizações da equipe:
- Sarah está fazendo entrevistas para vários cargos em aberto. A posição de chefe de referência será publicada em breve.
- Jane e Abigail começaram e estão funcionando bem.
- O novo diretor de arquivos começa a trabalhar em 19 de setembro.
Relatório anual: Sarah fez edições e apresentou uma segunda versão do relatório anual.
Novos negócios
Sarah participou da primeira reunião dos Amigos desde as férias de verão. Os Amigos declararam que gostariam de ser um grupo de foco para o projeto de renovação. Eles também estão trabalhando em itens para vender no 150º aniversário. Sarah sugeriu itens que atraíssem um público mais amplo e que pensassem em uma loja on-line em um site. Há empresas e possivelmente funcionários que poderiam ajudar com isso.
Sarah, o curador Coletti e Mark Pasnik, da OverUnder, entrevistaram consultores de RP e concordaram em contratar Christine Paul. Os curadores discutiram suas qualificações e proposta. Foi feita uma moção para aceitar a proposta com um foco adicional na doação do legado dentro do contexto do 150º aniversário e da renovação. Todos foram a favor.
Não havendo mais assuntos a serem discutidos, foi feita e apoiada uma moção para encerrar a reunião. A reunião foi encerrada às 10h55.
Atenciosamente,
Kathleen Bresnahan