Biblioteca Pública de Haverhill
Conselho de Administração
Ata de 19 de maio de 2022
A reunião mensal regular dos curadores da Biblioteca Pública de Haverhill foi iniciada às 9h05 da quinta-feira, 19 de maio de 2022, na sala Donald C. Freeman Whittier. Estavam presentes os curadores Bresnahan, Coletti, Klueber, Sheehan, Rurak e Veasey-Sirois. Também estavam presentes a diretora Sarah Moser e o diretor assistente Jonathan Nichols.
Relatório do Secretário
Os curadores receberam cópias da ata de 21 de abril de 2022. Depois de ler as atas, foi feita e apoiada uma moção para aceitá-las. As atas foram aprovadas.
Relatório do Tesoureiro
A diretora da biblioteca, Sarah, apresentou os demonstrativos financeiros de abril. Os destaques foram:
- A receita de Coleções especiais e diversos está no verde devido a um aumento nas taxas de solicitação de pesquisa e nas compras dos usuários.
- A linha de Sistemas de TI está alta devido à compra e instalação de nossas novas câmeras de segurança.
- Os fundos de auxílio estatal foram transferidos da cidade para as contas da biblioteca. Os fundos foram aumentados este ano, pois agora estamos em conformidade com as exigências do Estado.
- A auditoria não foi concluída, mas o arquivamento foi feito com Sarah e Jonathan assinando os documentos para que pudessem ser postados a tempo.
Foi feita e apoiada uma moção para aceitar os demonstrativos financeiros. Os demonstrativos foram aprovados.
Relatório do Diretor
Sarah discutiu os destaques do relatório do diretor:
- O HVAC está funcionando, mas com controle limitado.
- A empresa de limpeza AMI começará em 1º de junho. Essa mudança se deve à falta de resposta da SJ Services.
- O orçamento da cidade foi enviado e Sarah deverá ser apresentado ao Conselho Municipal em 23 de maio.
- Dana deixou seu cargo, mas nos forneceu documentação detalhada para concluir as solicitações de imagens, etc. O processamento dos materiais do Senter Digital Archives será suspenso até segunda ordem.
- O novo toldo ainda está aguardando a instalação. Sarah está coordenando com a empresa do toldo e com os técnicos do telhado a data de instalação.
- Os dois novos chefes de departamento estão funcionando bem.
Assuntos antigos
Os curadores discutiram suas ideias e impressões sobre cada empresa de arquitetura que apresentou propostas. Jonathan trouxe uma terceira proposta da OverUnder, especializada em preservação e reforma de arquitetura de concreto. Os curadores analisarão a nova proposta e determinarão se ela deve ser incluída em outras discussões.
O curador Sheehan continua trabalhando com Louis Miller na aquisição do condomínio doterceiro andar. Uma carta em nome da diretoria para adquirir a propriedade está sendo enviada à cidade com a inclusão das normas 30B. Aguarda-se a resposta da prefeitura.
Novos negócios
Sarah apresentou um esboço do orçamento dos curadores para aprovação. O orçamento representa apenas um pequeno aumento em relação ao valor mensal atual e ainda atenderá ao MAR e ao MER. Alguns fundos serão transferidos de DVDs e CDs para o Overdrive para acrescentar conteúdo eletrônico adicional, mas também para lidar com a diminuição de materiais disponíveis para compra nessas coleções. Foi feita e apoiada uma moção para aceitar o orçamento.
Foi discutida a eficácia do TD Bank e os rendimentos de dividendos das várias contas. Foi tomada a decisão de manter o TD por enquanto.
A estudante de graduação que está fazendo seu estágio já começou. Sarah, Jonathan e Kristi trabalharão com ela durante o verão para criar um plano de divulgação.
Jonathan discutiu a possível compra de dispositivos de streaming Roku e serviços de streaming para ajudar na demanda dos usuários por filmes e programas que não podemos adquirir fisicamente. Depois de algumas discussões, os curadores concordaram em aprovar um programa piloto de quatro dispositivos para avaliar o interesse, com possível expansão se observarmos uma alta demanda.
Jonathan atualizou os curadores sobre as cápsulas à prova de som. O maior, de quatro lugares, foi encomendado e será enviado em 24 de junho. Uma política para o uso da cápsula será criada e apresentada para aprovação na reunião do próximo mês.
Os curadores pediram a Sarah e Jonathan que preparassem um relatório de marcos para a biblioteca, a ser incluído em nossas auditorias anuais. Eles começarão a trabalhar nesse relatório usando estatísticas do relatório ARIS e também métricas internas.
Sarah atualizou os curadores sobre possíveis problemas relacionados aos próximos programas de orgulho. Foi sugerido que a equipe seja treinada pelo departamento de polícia para responder a clientes potencialmente hostis. Sarah investigará a logística.
Não havendo mais assuntos a serem discutidos, foi feita e apoiada uma moção para encerrar a reunião. A reunião foi encerrada às 11h07min.
Atenciosamente, Kathleen Bresnahan