Biblioteca Pública de Haverhill
Conselho de Administração
Ata de 21 de março de 2024
A reunião mensal regular dos curadores da Biblioteca Pública de Haverhill foi iniciada às 9h30 da manhã de quinta-feira, 21 de março de 2024, na Whittier Conference Room. Estavam presentes os curadores Bresnahan, Coletti, Klueber, Sheehan e Veasey-Sirois. Também estavam presentes a diretora Sarah Moser e a diretora assistente Jane Lemuth.
Relatório do Secretário
Os curadores receberam cópias das atas datadas de 15 de fevereiro de 2024. Depois de ler as atas, foi feita e apoiada uma moção para aceitá-las. As atas foram aprovadas.
Relatório do Tesoureiro
O gerente de negócios, Josh, apresentou os destaques financeiros de fevereiro:
- O fundo patrimonial continuou a crescer em fevereiro.
- O rendimento médio é maior do que o registrado na gestão anterior.
- Até o momento, o Fundo do Leitor recebeu 64 doações no valor de aproximadamente US$ 6.000. A média de doações é menor devido ao fato de as doações provenientes da solicitação por e-mail serem menores, mas, no geral, houve mais doações.
Os curadores perguntaram a Josh o que aconteceria com os juros e dividendos se eles retirassem o dinheiro para a reforma. Josh afirmou que se eles retirassem US$ 2 milhões, os juros e dividendos anuais seriam cerca de US$ 45.000 a menos.
Os curadores perguntaram se todos os fundos da Grad Family foram recebidos. Josh afirmou que sim e que eles estão em um fundo patrimonial permanente e são restritos a livros.
Relatório do Diretor
Uma cópia do relatório do diretor foi entregue aos curadores. Sarah discutiu os destaques e outras notícias da diretoria:
- A biblioteca estava menos movimentada devido ao fechamento e isso será refletido no relatório ARIS. As estatísticas, como o número de pessoas no prédio e os logins de computador, serão zero ou muito baixos, mas Sarah poderá explicar o motivo no relatório ARIS.
- Todos os serviços da Special Collections estão abertos.
- Sarah remarcará a reunião sobre orçamento com o prefeito.
- Os chefes de departamento estão trabalhando em seus orçamentos.
- Os curadores precisarão trabalhar em seu orçamento.
- O novo chefe de referência começará a trabalhar em 1º de abril.
Assuntos antigos
Prédio: Paul tem trabalhado com a Preferred Air nos reparos do HVAC. É necessária a aprovação dos curadores para concluir os reparos nas válvulas, no sistema de partida da bomba e nos vazamentos de refrigerante. Os curadores votaram a favor da aprovação dos reparos a um custo de cerca de US$ 5.000 a US$ 6.000.
24 A Restore precisa substituir alguns carpetes noterceiro andar. Houve uma discussão sobre quem pagará por isso. Paul também gostaria que a madeira de pinho usada nas escadas do deque fosse trocada por madeira de lei.
A Trustee Coletti apresentou uma atualização sobre o progresso que a DGI está fazendo. Ela afirmou que eles estão no processo de triagem dos captadores de recursos e identificaram alguns bons candidatos em potencial.
Novos negócios
O Trustee Bresnahan conseguiu uma doação de US$ 25.000 de um doador anônimo e mais US$ 50.000 nos próximos dois anos para a reforma do prédio. Discutiu-se se eles deveriam abrir um novo fundo para doações de reforma. Dessa forma, Josh poderá controlar o valor e ele renderá juros.
Sarah participou da reunião dos Amigos no mês passado. Houve uma discussão sobre a possibilidade de os Amigos participarem dos comitês de captação de recursos, já que sua missão é fornecer fundos e apoio voluntário à biblioteca. Os curadores gostariam de envolver os Amigos, convidando-os para a próxima reunião ou participando de sua próxima reunião. Os curadores também gostariam que os Amigos ajudassem a pensar em um candidato em potencial para o cargo vago de membro da diretoria após a renúncia do curador Rurak.
O curador Sheehan gostaria de ver um banner no prédio anunciando o 150º aniversário.
Os curadores discutiram a função de um captador de recursos e se ele seria um consultor ou advogado, ou ambos, e se seria um funcionário ou contratado. Essas também são perguntas a serem feitas ao contador e a Josh.
O curador Coletti perguntou se eles deveriam conversar com o TD sobre a combinação de carteiras. O Trustee Klueber disse que deveriam conversar pessoalmente. Sarah convidará o TD para uma próxima reunião.
Não havendo mais assuntos a serem discutidos, foi feita e apoiada uma moção para encerrar a reunião. A reunião foi encerrada às 10h45.
Atenciosamente,
Kathleen Bresnahan