Biblioteca Pública de Haverhill
Conselho de Administração
Ata de 27 de junho de 2024
A reunião mensal regular dos curadores da Biblioteca Pública de Haverhill foi iniciada às 9h30 da manhã de quinta-feira, 27 de junho de 2024, na Whittier Conference Room. Estavam presentes os curadores Bresnahan, Coletti, Sheehan e Veasey-Sirois. Também estavam presentes a diretora, Sarah Moser, e a diretora assistente, Jane Lemuth.
Os curadores se lembraram de Bill Klueber, que faleceu em 11 de junho de 2024. Bill fez parte da diretoria por muitos anos e fará muita falta. Foram enviadas flores e uma árvore foi plantada em sua memória.
Relatório do Secretário
Os curadores receberam cópias das atas datadas de 16 de maio de 2024. Depois de ler as atas, foi feita uma moção e apoiada a aceitação das atas. As atas foram aprovadas.
Apresentação da TD Wealth
John Trotsky, gerente de relacionamento, e Jason Wallach, consultor de investimentos do TD Private Client Group, participaram da reunião para apresentar uma atualização sobre os mercados, os portfólios da biblioteca e responder a perguntas sobre o financiamento das reformas.
John discutiu as tendências recentes da economia e afirmou que a inflação está ligeiramente baixa em comparação com dois anos atrás. Ele disse que o Feds e a TD Wealth monitoram de perto a mão de obra, a habitação e o consumo pessoal para aconselhar sobre como minimizar o risco de investimento.
Jason discutiu o crescimento do portfólio da biblioteca desde 2005 e afirmou que a meta é maximizar o crescimento e minimizar o risco. A TD Wealth se esforça para investir em pagadores de dividendos de alta qualidade e que os fundos da biblioteca têm sido muito bem administrados. Ele disse que a biblioteca tem cerca de 10% de seu dinheiro em caixa, que é maior do que os 2% típicos e pode ser usado sem afetar os ganhos do portfólio. Se os curadores usarem o dinheiro para a reforma, o TD pode reequilibrar a carteira para que o rendimento permaneça praticamente o mesmo.
John e Jason partiram às 10h15.
Relatório do Tesoureiro
O gerente de negócios, Josh, apresentou os destaques financeiros de maio:
- Josh apresentou números estimados de quanto dinheiro é permanentemente restrito e irrestrito. Ele afirmou que a biblioteca infantil tem muito dinheiro para ser usado em livros e que só precisamos gastar uma pequena parte dele por ano. Foi discutido que o dinheiro restrito para livros deveria incluir outros materiais, já que a biblioteca não contém mais apenas livros. Eles também discutiram se seria necessário pedir permissão aos doadores para usar o dinheiro restrito para livros em outros materiais. Sarah indicou que outros materiais andam de mãos dadas com os livros e que muitos dos doadores já faleceram.
- A 24Restore foi paga pelos reparos da inundação. Os curadores discutiram o envio de uma fatura à cidade para reembolso, já que a seguradora que negou o pagamento é a da cidade.
Relatório do Diretor
Uma cópia do relatório do diretor foi entregue aos curadores. Sarah discutiu os destaques e outras notícias da diretoria:
- Estamos dentro da meta de gastos no final deste ano fiscal e os novos orçamentos começarão em 1º de julho.
- O contrato com o sindicato está vencendo e precisará ser negociado com o prefeito.
- Dois funcionários estão em licença FMLA e o cargo de Chefe de Referência está vago.
- A equipe está planejando a Leitura de Verão como o próximo grande evento.
- Recebemos um formulário de contestação de materiais para um filme de 1970 chamado El Topo, porque ele foi considerado trashy e não deveria estar disponível. Esse é o primeiro formulário que recebemos contestando algo em nossa coleção.
Assuntos antigos
Foi necessária uma votação para dar continuidade à colaboração Haverhill Promise/HPL. O prefeito apoia a transição de Jessica para funcionária da cidade e é favorável que ela não precise de seguro-saúde. A biblioteca absorverá a HP.
O curador Coletti fez uma moção para aceitar a proposta da Haverhill Promise e para trazê-los a bordo sob os auspícios do status 501 (c)(3) da Biblioteca Pública de Haverhill. O curador Sheehan apoiou a moção. Todos foram a favor.
O curador Sheehan gostaria que entrássemos em contato com o Sign Center para criar um banner para anunciar os 150 anos.
Novos negócios
Sarah conversou com o prefeito sobre o fato de o Garden Club tentar tirar proveito das normas da biblioteca, especialmente sobre o uso da sala de reuniões. Sarah acrescentou um texto à norma que afirma que ninguém pode reservar salas com mais de três meses de antecedência.
O novo captador de recursos, Thomas, foi contratado. Ele começará em 22 de julho e terá seu escritório no laboratório de informática, mas também trabalhará fora do escritório e estará sempre viajando. Como agora há duas vagas no conselho, ele poderá ajudar a encontrar membros do conselho, além de membros do comitê e doadores.
A reunião anual será no próximo mês. A diretoria precisará eleger um novo tesoureiro e um tesoureiro assistente.
Houve uma discussão sobre a possibilidade de atualizar o estatuto social para incluir termos adicionais, regras sobre reuniões não realizadas, número de membros e requisitos de residência.
Não havendo mais nenhum assunto a ser discutido, foi feita e apoiada uma moção para encerrar a reunião. A reunião foi encerrada às 11h35min.
Atenciosamente,
Kathleen Bresnahan