Biblioteca Pública de Haverhill
Conselho de Administração
Ata de 17 de junho de 2021
A reunião mensal regular dos curadores da Biblioteca Pública de Haverhill foi iniciada às 9 horas da manhã de quinta-feira, 17 de junho de 2021, via Zoom ou no auditório. Estavam presentes os curadores Bresnahan, Klueber, Rurak, Sheehan e Veasy-Sirois. Também estavam presentes a diretora Sarah Moser e o diretor assistente Jonathan Nichols.
Relatório do Secretário
Os curadores receberam cópias das atas datadas de 20 de maio de 2021. Depois de ler as atas, foi feita e apoiada uma moção para aceitar as atas. As atas foram aprovadas.
Relatório do Tesoureiro
O gerente de negócios, Josh McDonald, apresentou os demonstrativos financeiros de maio. Ele afirmou que houve um aumento no portfólio e que toda a doação do Grad Trust foi recebida e que ainda há doações menores sendo feitas. Todo o auxílio estatal foi recebido em maio e foi maior do que o previsto devido a um aumento nas horas.
Foi feita e apoiada uma moção para aceitar os demonstrativos financeiros. Os demonstrativos foram aprovados.
Apresentação de Jennifer Gray, da Blinn, Farrell and Company
Jennifer apresentou os demonstrativos financeiros de 30 de junho de 2020 e 2019. Ela afirmou que, do total de fundos da biblioteca, a maior parte é restrita. Ela sugeriu que ela e Josh trabalhassem juntos para separar os fundos restritos em categorias separadas na planilha, a fim de garantir que os fundos estejam sendo gastos como o doador solicitou e para não confundir esses fundos com os fundos de uso geral. Ela também afirmou que o total de ativos foi maior em 2019 porque houve algumas grandes doações e em 2020 não houve, e além disso, em 2020 houve uma redução devido à pandemia.
Foi feita e apoiada uma moção para aceitar os relatórios financeiros. Todos foram a favor e os demonstrativos foram aprovados.
Relatório do Diretor
Sarah discutiu os destaques do relatório do diretor:
- O horário de funcionamento da biblioteca voltou ao normal, com as noites abertas de segunda a quinta-feira, embora tenha sido lento
- A cidade atualizou o mandato da máscara para "máscaras recomendadas"
- Metade da nova cerca foi instalada
- Teremos programação ao ar livre e presencial neste verão, com previsão de retorno da programação interna no outono
- A leitura de verão já começou
- A van de divulgação tem saído com frequência
Assuntos antigos
Atualização da equipe: Uma das posições de referência foi preenchida por uma candidata interna, pois ela acabou de concluir seu MLS. Isso deixa uma posição em aberto nos Serviços Técnicos, que o prefeito concordou em atualizar para uma posição de 40 horas com uma escala de pagamento mais alta. Foi feita uma oferta a um candidato para o cargo de chefe do departamento de referência. Uma funcionária de meio período da biblioteca deu seu aviso prévio.
Os curadores precisaram votar a favor da renovação do contrato de Tamara Gaydos. Foi feita e apoiada uma moção para renovar o contrato por seis meses. Todos foram a favor.
O curador Rurak perguntou como podemos abrir mais as Coleções Especiais para o público. Sarah disse que, quando a nova equipe de referência estiver aqui, ela será treinada para trabalhar nas Coleções Especiais. Houve uma discussão sobre a necessidade de contratar um arquivista permanente em tempo integral.
Atualização do orçamento: Os curadores precisaram votar para aceitar o orçamento alterado para o ano fiscal de 22. Após a discussão sobre a eliminação de taxas e multas, foi feita e apoiada uma moção para aceitar o orçamento alterado. Todos foram a favor.
Atualização do prédio: Paul Anastasi participou da reunião via Zoom para discutir a proposta da Schneider para um novo sistema HVAC e a atualização necessária para o hardware e o software. O conselheiro Rurak perguntou sobre a segurança do novo sistema, já que ele estará na nuvem. Paul disse que sempre há a possibilidade de um problema de segurança com sistemas on-line e que deve trabalhar com a TI para torná-lo o mais seguro possível.
Foi realizada uma votação para substituir o compressor. A moção foi feita e apoiada. Todos foram a favor.
Novos negócios
- Estamos planejando que o Merrimack Halloween Book Festival seja realizado em local fechado este ano
- Sarah perguntou à diretoria o que eles acham de fazer uma arrecadação de fundos no outono. Sugeriu-se que poderia ser uma boa ideia, mesmo que não se arrecade muito dinheiro este ano. Será bom continuar a tradição e fazer com que as pessoas saiam.
Não havendo mais assuntos a serem discutidos, foi feita e apoiada uma moção para encerrar a reunião. A reunião foi encerrada às 10h50.
Atenciosamente, Kathleen Bresnahan