Biblioteca Pública de Haverhill
Conselho de Administração
Ata de 19 de julho de 2018
A reunião mensal regular dos curadores da Biblioteca Pública de Haverhill foi iniciada às 8h35 da manhã de quinta-feira, 19 de julho de 2018, na sala Donald C. Freeman Whittier. Estavam presentes os curadores Klueber, Bresnahan, Coletti e Rurak, juntamente com a diretora Sarah Moser e o diretor assistente Ricky Sirois. O conselheiro Veasey entrou às 9h15. O conselheiro Sheehan não estava presente.
Os curadores gostariam de registrar o falecimento de Mariana Morse. Ela atuou como curadora da Biblioteca Pública de Haverhill e presidente da Friends of the Haverhill Public Library. Seu serviço à biblioteca foi muito apreciado.
Relatório do Secretário
Os curadores receberam cópias da ata de 21 de junho de 2018. O conselheiro Rurak sugeriu acrescentar uma linha referente à solicitação dos Teamsters para que Sarah estivesse presente durante as negociações. Foi feita e apoiada uma moção para aceitar as atas alteradas. A ata foi aprovada.
O cronograma de feriados da biblioteca para 2019 foi apresentado à diretoria com uma solicitação de que a data de terça-feira, 24 de dezembro, seja dada aos funcionários como um dia de folga pessoal. Os curadores aprovaram.
Os curadores examinaram a lista do Conselho de Curadores 2018-2019. Uma moção para deixar a lista de membros do Conselho e dos comitês como está foi apoiada e aprovada pelos curadores.
As datas das reuniões para o ano fiscal de 2019 foram analisadas pelos curadores e aprovadas por unanimidade.
Relatório do Tesoureiro
Perry Frankston, gerente de negócios, forneceu cópias dos dados financeiros de junho para os curadores examinarem. Ele comparou os números do final do ano de 2017 com os de 2018 e observou que a receita total gerada pela biblioteca, as despesas com livros e materiais e as despesas operacionais são padrão e bastante consistentes. A receita não obtida é o que mais depende de nós e precisa ser analisada. Seguiu-se uma discussão sobre a necessidade de um orçamento de capital. Sarah elaborará um plano de cinco anos para as necessidades de construção a ser discutido na reunião de setembro. Foi feita e apoiada uma moção para aprovar os relatórios. A aprovação foi unânime.
Relatório do Diretor
Uma cópia do Relatório do Diretor foi entregue aos curadores. Os destaques foram que o início da leitura de verão foi um sucesso e que a máquina de pipoca foi um sucesso. Houve uma discussão sobre a possibilidade de levar a máquina de pipoca para eventos de divulgação.
Há duas novas contratações em circulação e dois bons candidatos para o cargo de administrador de sistemas.
O arquivo da Senter tornou-se público com muita cobertura e interesse da imprensa.
Assuntos antigos
A previsão é que os banheiros sejam concluídos em 2 a 3 semanas.
A construção da Friend's Shop teve um início lento.
Os pisos das escadas foram substituídos. Luis está pintando as paredes.
Os curadores voltaram a analisar as opções de preservação das fotos aéreas antigas. Em seguida, foi discutida a possibilidade de preservá-las agora ou preservá-las e digitalizá-las agora com a esperança de que a nova tecnologia permita o armazenamento desses arquivos grandes no futuro. A votação deverá ser feita em breve.
A biblioteca está precisando de um novo AMH e de um sistema de autoatendimento. A cotação da Biblioteca foi de US$ 133 mil para a compra ou outras opções de aluguel em um período de 36, 48 ou 60 meses. Sarah obterá os valores exatos das opções, inclusive os custos do plano de manutenção, e os curadores voltarão a analisar as opções na reunião de setembro.
A cidade e o sindicato negociaram um contrato que foi rejeitado pelo sindicato. Ainda não há contrato para o ano fiscal de 2019.
Novos negócios
Parte da verba de divulgação do AF19 será usada para traduzir algumas políticas e folhetos da biblioteca para outros idiomas.
O planejamento da arrecadação de fundos para o outono está em andamento. Ela será realizada no Maria's Galleria em 19 de outubro. Já recebemos o patrocínio do Haverhill Bank.
Não havendo mais assuntos a serem discutidos, foi feita e apoiada uma moção para encerrar a reunião. A reunião foi encerrada às 10:00 horas.
Respeitosamente apresentado,
Kathleen Bresnahan
Secretário