Biblioteca Pública de Haverhill
Conselho de Administração
Ata de 16 de julho de 2020
A reunião mensal regular dos curadores da Biblioteca Pública de Haverhill foi iniciada às 8h35 da quinta-feira, 16 de julho de 2020, via Zoom ou discagem. Estavam presentes por telefone os curadores Sheehan, Rurak, Veasy-Sirois, Coletti, Klueber e Bresnahan. Também estavam presentes a diretora Sarah Moser e o diretor assistente Jonathan Nichols.
Relatório do Secretário
Os curadores receberam cópias das atas de 18 de junho de 2020. Depois de ler as atas, foi feita e apoiada uma moção para aceitar as atas. As atas foram aprovadas.
Apresentação do TD Wealth
O gerente de patrimônio, Joe Marini, apresentou os portfólios de todos os vários fundos de investimento da biblioteca. De modo geral, embora os vários fundos tenham sofrido um grande impacto durante o início da crise financeira da COVID-19, os mercados se recuperaram e os vários fundos estão apenas 5% abaixo de nosso recorde histórico e devem continuar a melhorar caso não surjam outros problemas.
Relatório do Tesoureiro
O gerente de negócios, Josh, apresentou os demonstrativos financeiros de junho. Josh fez eco às avaliações de Joe Marini sobre nossos diversos fundos. Nosso item de serviços externos foi muito maior do que o previsto devido a taxas de auditoria mais altas do que o normal. Além disso, Josh destacou a importância de observarmos nosso fluxo de caixa. Embora nossas doações tenham continuado a chegar durante essa crise, isso pode afetar as doações futuras durante o próximo ano fiscal. Foi feita e apoiada uma moção para aceitar os demonstrativos financeiros. Os demonstrativos foram aprovados.
Atualização sobre fechamento/reabertura
A biblioteca agora está oficialmente aberta ao público com hora marcada. Ainda estamos oferecendo a coleta na calçada, que tem sido extremamente popular. Em junho, foram registradas cerca de 9.000 circulações somente com a coleta na calçada. Os clientes estão entusiasmados com a possibilidade de visitar a biblioteca e, até o momento, não houve nenhuma reação da comunidade em relação às regras e normas que estabelecemos para aqueles que decidem visitar a biblioteca, ou seja, uso de máscaras, uso limitado de computadores etc. A entrega de ILL deve começar em breve. O Estado retomou as entregas, portanto estamos recebendo nossos itens de outras bibliotecas, mas nosso consórcio ainda não está atendendo às solicitações de espera. Esperamos que isso seja retomado nas próximas semanas.
Relatório do Diretor
Sarah discutiu os destaques do relatório do diretor. O orçamento geral operacional e dos curadores estava dentro da meta para o ano fiscal de 2020. Ela afirmou que os serviços virtuais continuam estáveis e que há muito engajamento nas mídias sociais. Mesmo com o impacto do COVID-19 em nossas estatísticas de circulação, os números de circulação da Haverhill em junho foram os mais altos do nosso consórcio. A equipe e os usuários continuam a se envolver em programas virtuais.
Assuntos antigos
Atualização da equipe: Embora todos os cargos tenham sido totalmente financiados no orçamento originalmente proposto para o AF21, não podemos publicar esses cargos até que um orçamento oficial seja fornecido pela cidade. Há duas vagas em circulação e uma em referência. Esses cargos precisarão ser preenchidos se a biblioteca quiser expandir seu horário de funcionamento para sábados e noites de semana.
Atualização do orçamento do ano fiscal de 21: Ainda não recebemos um orçamento oficial da cidade. No momento, a biblioteca está trabalhando com um orçamento de 1/12, e prevemos que isso continuará até agosto.
Atualização do site/Tecnologia: Jonathan apresentou uma atualização sobre a reformulação do site. Ele disse que começou a trabalhar na inserção de conteúdo para cada página do site. Depois de concluído, ele poderá treinar a equipe sobre como cada página funciona antes de o novo site ser lançado para uso do público.
Novos negócios
Fechamento no feriado: Os curadores votaram a favor de aceitar os fechamentos propostos, com o acréscimo da data de sexta-feira, 26 de novembro, como o dia pessoal dos funcionários para a sexta-feira negra.
Reuniões presenciais da diretoria: A partir de agora, as reuniões dos curadores serão realizadas na biblioteca, no auditório, para permitir o distanciamento social. Aqueles que ainda não se sentirem à vontade para participar pessoalmente poderão telefonar e participar remotamente.
Mural da biblioteca: Foi decidido que o design proposto não é apropriado para a biblioteca como um todo. O design será revisado.
Atualização do telhado: O projeto do telhado está quase concluído. Houve uma interrupção mínima para a equipe durante o processo, com um ruído ocasional e um cheiro estranho. Os técnicos de telhado estão no caminho certo para concluir a obra no prazo.
Não havendo mais assuntos a serem discutidos, foi feita e apoiada uma moção para encerrar a reunião. A reunião foi encerrada às 9h46min.
Atenciosamente,
Kathy Bresnahan