Biblioteca Pública de Haverhill
Conselho de Administração
Ata de 21 de janeiro de 2021
A reunião mensal regular dos curadores da Biblioteca Pública de Haverhill foi iniciada às 8h30 da manhã de quinta-feira, 21 de janeiro de 2021, via Zoom ou no auditório. Estavam presentes os curadores Sheehan, Rurak e Veasy-Sirois. Também estavam presentes a diretora, Sarah Moser, e o diretor assistente, Jonathan Nichols.
Apresentação do TD Bank, Joe Marini
A primeira ordem do dia foi uma apresentação de Joe Marini resumindo as finanças do ano passado. Ele afirmou que 2020 em geral no país teve baixas não vistas desde a década de 1930, mas melhorou ligeiramente no final do ano. O portfólio de Trustees da biblioteca aumentou desde julho e, em 2020, subiu 10%. Ela aumentou 6% desde sua abertura. O portfólio de Coleções Especiais também aumentou e subiu 6,8% desde que foi aberto.
O curador Sheehan perguntou se as contribuições são contabilizadas no aumento. Joe afirmou que elas são contadas nos números brutos, mas para medidas de desempenho elas são contadas junto com as distribuições.
Relatório do Secretário
Cópias das atas datadas de 17 de dezembro de 2020 estarão disponíveis na reunião de fevereiro.
Relatório do Tesoureiro
O gerente de negócios, Josh, apresentou os demonstrativos financeiros de dezembro. Ele afirmou que a receita de doações foi alta devido a uma grande doação de US$ 200 mil. A biblioteca está atrasada em relação aos fundos gerados pela biblioteca, mas a grande doação compensa isso neste mês. Ele também afirmou que os fundos estaduais provavelmente chegarão atrasados este ano, portanto o fluxo de caixa será apertado na segunda metade do ano fiscal. Não houve quorum para votar os demonstrativos financeiros.
Relatório do Diretor
Sarah discutiu os destaques do relatório do diretor:
- As restrições à Covid foram revertidas, mas não há muitas reclamações
- Todos os laptops e hotspots foram verificados
- Sarah participou da reunião dos chefes de departamento da cidade em 1º de dezembro e afirmou que o prefeito estava cautelosamente otimista com relação ao orçamento para o próximo ano
- Sarah perguntou ao prefeito se a biblioteca pode ser incluída na Fase 2 da distribuição de vacinas. Ele disse que estava disposto a isso. Ela também entrou em contato com o Deputado Vargas e o Senador DiZoglio para pedir que os funcionários da biblioteca sejam considerados na Fase 2, já que as bibliotecas não são abordadas no guia do Estado.
Assuntos antigos
- Atualização da equipe: O cargo de Chefe de Referência ainda está vago, com Jonathan ocupando o cargo. Ele será republicado.
- Edifício: As estimativas para o elevador estão chegando em breve. O Trustee Rurak perguntou quanto tempo levaria para os reparos. Sarah disse que cerca de 4 a 6 semanas para a peça e 4 a 6 semanas para o trabalho. O conselheiro Sheehan perguntou se o banheiro do segundo andar é compatível com a ADA e Sarah afirmou que sim.
- Mural: Sarah está esperando que os Amigos tomem uma decisão sobre o mural.
Novos negócios
- Edifício:
Paul Anastasi falou com os curadores sobre sua experiência em gerenciamento de instalações. Ele discutiu a elaboração de um plano de manutenção e uma avaliação dos equipamentos, o que ajudará no planejamento de capital. Ele criará uma planilha de ativos, uma lista de fornecedores preferenciais, manuais e documentos e fotos do layout do edifício.
O curador Rurak pediu a recomendação de Sarah. Ela afirmou que a biblioteca deveria fazer uma avaliação das necessidades, obter uma estimativa das despesas para ajudar no planejamento de capital e gostaria de ter um plano organizado para coordenar os fornecedores externos.
O curador Sheehan perguntou ao Sr. Anastasi se ele tem uma licença para realizar esse tipo de trabalho. O Sr. Anastasi afirmou que tem uma Licença de Construção em Massa, que é renovada a cada dois anos com pontos de educação continuada.
O curador Sheehan perguntou quanto tempo o Sr. Anastasi estima que será necessário para realizar o trabalho. O Sr. Anastasi disse que aproximadamente um dia por semana, no início, por aproximadamente seis a oito meses. O curador Sheehan perguntou se ele poderia acrescentar isso à proposta e elaborar uma lista de resultados e escopo de serviços.
Os curadores Sheehan, Rurak e Veasey-Sirois concordaram que o Sr. Anastasi continuasse com uma proposta formal, mesmo que não houvesse quórum para votá-la.
O Trustee Rurak perguntou se o Sr. Anastasi poderia se envolver com o equipamento geotérmico e o elevador.
Não havendo mais assuntos a serem discutidos, foi feita e apoiada uma moção para encerrar a reunião. A reunião foi encerrada às 10:00 horas.
Atenciosamente,
Kathleen Bresnahan