Biblioteca Pública de Haverhill
Conselho de Administração
Ata de 18 de janeiro de 2024
A reunião mensal regular dos curadores da Biblioteca Pública de Haverhill foi iniciada às 9h30 da manhã de quinta-feira, 18 de janeiro de 2024, no Auditório Johnson. Estavam presentes os curadores Bresnahan, Coletti, Klueber, Rurak, Sheehan e Veasey-Sirois. Também estavam presentes a diretora Sarah Moser e a diretora assistente Jane Lemuth.
Relatório do Secretário
Os curadores receberam cópias das atas datadas de 21 de dezembro de 2023. Depois de ler as atas, foi feita e apoiada uma moção para aceitá-las. As atas foram aprovadas.
Relatório do Tesoureiro
O gerente de negócios, Josh, apresentou os destaques financeiros de dezembro:
- O fundo patrimonial continuou a crescer em dezembro.
- A receita de doações foi maior do que nos últimos quatro anos.
Relatório do Diretor
Uma cópia do relatório do diretor foi entregue aos curadores. Sarah discutiu os destaques e outras notícias da diretoria:
- Dezembro foi um mês típico, pois encerramos o ano de 2023.
- A equipe fez pacotes sobre o que fazer em situações comuns de emergência. O curador Sheehan sugeriu a aprovação do RH ou do advogado da cidade.
Sarah fez uma atualização sobre os recentes danos causados pela inundação ocorrida em 10 de janeiro. Ela afirmou que a parede externa do3º andar na área da galeria vazou para dentro da galeria e desceu para o2º e1º andares. Rob está tentando encontrar uma solução temporária. A 24Restore foi a empresa de restauração que fez a limpeza. Eles vieram rapidamente e trabalharam com agilidade. A qualidade do ar foi liberada após uma semana. Há uma franquia de seguro de US$ 25.000.
Quanto aos danos, não há muita tecnologia a ser substituída e apenas alguns livros infantis. Os reparos são principalmente de drywall, pintura, telhas do teto e possivelmente algum carpete. Somente o balcão do circo está aberto ao público. A parte inferior de toda a parede de gesso foi cortada e as tomadas estão expostas, portanto, até que isso seja coberto e repintado, não podemos abrir ao público devido ao risco à segurança.
Paul falou sobre a inundação e disse que o interior das paredes parece bom, pois não há ferrugem no metal, o que indica que não houve vazamento de água no passado. Paul elogiou Luis pelo excelente trabalho realizado durante a emergência e a limpeza.
Paul também discutiu a necessidade de encontrar uma nova empresa de limpeza, mas não há nenhuma opção. Ele começará a procurar empresas menores e mais locais. Houve uma discussão sobre a contratação de outro zelador em vez de uma empresa de limpeza. Sarah defenderá a contratação de um deles, como sempre, durante as negociações com o prefeito.
Apresentação da DGI
A DGI, empresa que ajuda as empresas a encontrar e contratar captadores de recursos, fez uma apresentação sobre seus negócios e como eles ajudarão a biblioteca. Eles começaram com as apresentações e pediram aos curadores que se apresentassem e dessem suas ideias sobre os benefícios de uma reforma, o papel dos curadores no processo e ideias para solicitar doadores.
A DGI discutiu as etapas do processo inicial de captação de recursos:
- Recrute o arrecadador de fundos certo e elabore um plano que inclua informações sobre o comitê, possíveis doadores e materiais.
- A fase de campanha do núcleo inclui conversas com os doadores e a obtenção de 60% das doações.
- Entre em contato com a comunidade pública.
Eles afirmaram que poderia ser uma campanha de três anos. A primeira etapa é encontrar candidatos que os curadores possam entrevistar. O planejamento poderia começar no outono. Eles sugeriram manter as despesas da campanha abaixo de 10% da meta. Houve uma discussão sobre as necessidades financeiras e quanto seria possível arrecadar.
Até a próxima semana, Sarah deve coletar: prospectos de doadores, prospectos de comitês de campanha e um presidente de campanha.
Não havendo mais assuntos a serem discutidos, foi feita e apoiada uma moção para encerrar a reunião. A reunião foi encerrada às 11h45min.
Atenciosamente,
Kathleen Bresnahan