Biblioteca Pública de Haverhill
Conselho de Administração
Ata de 18 de janeiro de 2018
A reunião mensal regular dos curadores da Biblioteca Pública de Haverhill foi iniciada às 8h39 da manhã de quinta-feira, 18 de janeiro de 2018, na sala Donald C. Freeman Whittier. Estavam presentes os curadores Klueber, Coletti, Bresnahan, Veasey e Rurak, juntamente com a diretora Sarah Moser. O curador Sheehan entrou na reunião aproximadamente às 9h30.
Relatório do Secretário
Os curadores receberam cópias da ata de 21 de dezembro de 2017. Depois de ler as atas por alguns instantes, foi feita uma moção e apoiada a aceitação das atas conforme registradas. As atas foram aprovadas.
Relatório do Tesoureiro
Perry Frankston, Gerente de Negócios, forneceu cópias dos relatórios financeiros de dezembro para os curadores examinarem. Ele informou que o desempenho dos investimentos continua forte. Houve uma breve discussão sobre os relatórios financeiros.
A auditoria anual ainda está em andamento, e os auditores estão exigindo mais documentação em relação aos fundos restritos e não restritos. Seguiu-se uma discussão, com a sugestão de que Perry deveria procurar agregar o detalhamento dos fundos para uma análise mais completa na reunião do próximo mês.
Foi feita e apoiada uma moção para aprovar os relatórios. A aprovação foi unânime.
Relatório do Diretor
Uma cópia do Relatório do Diretor foi entregue aos curadores, que incluía uma revisão anual dos departamentos.
O Food For Fines foi realizado em dezembro, com mais de 500 itens coletados para a Sacred Hearts. Os planos são de realizar esse evento duas vezes por ano daqui para frente.
Assuntos antigos
O grupo de amigos está satisfeito com o acabamento da cozinha.
O projeto Senter está avançando em bom ritmo e mais arquivos estão sendo disponibilizados. Asegunda doação de Art Geoffrion foi recebida e os curadores precisam fornecer os fundos correspondentes.
A remoção do amianto foi programada e o trabalho de remoção do mofo continuará. Uma sugestão da Maroney é que a biblioteca adquira um desumidificador de grande capacidade para funcionar 24 horas por dia, 7 dias por semana, no porão, a fim de minimizar a oportunidade de crescimento de mofo.
Os vazamentos em várias áreas da biblioteca estão sendo trabalhados, com o objetivo de evitar danos até a primavera, quando os reparos necessários no telhado poderão ser feitos.
Espera-se que Angelo Petrozzelli forneça as plantas finais para a reforma do banheiro até o final do mês. O projeto deve ser realizado na primavera e levará de 2 a 3 meses. Durante esse período, os banheiros do andar superior, localizados ao lado do auditório, estarão abertos ao público. Um encanador inspecionou a pressão da água nos banheirosdo segundo andar. Se o problema estiver nos acessórios ou nos canos localizados no edifício, ele será consertado. Se for um problema da cidade, o custo seria proibitivo.
Dick Sheehan não teve mais nenhum movimento em relação à aquisição de um veículo para a biblioteca. Ele entrará em contato com outra concessionária para explorar as opções. Deseja-se que os fundos municipais designados para serviços de divulgação sejam direcionados para a iniciativa do veículo e da biblioteca pop-up, e não para a máquina de venda automática da biblioteca.
O seguro do condomínio precisa ser renovado, e existe a opção de reinventar a coleção de arte. No entanto, a cláusula existente continua em vigor.
Apesar de um fluxo significativo de inscrições para o cargo de Assistente Administrativo, nenhum candidato viável foi encontrado. Muitos candidatos não eram qualificados, e a taxa de resposta dos candidatos qualificados foi mínima. Sarah abordou o prefeito sobre a possibilidade de aumentar as horas de trabalho de 19 para 30 horas e recebeu aprovação para isso. A vaga será republicada com a esperança de que o aumento das horas e dos benefícios atraia um grupo de candidatos mais viável.
Novos negócios
O treinamento de preparação para emergências do Departamento de Polícia de Haverhill será realizado na quarta-feira,24 de janeiro. O prefeito deu permissão para que a biblioteca feche às 14h30 nesse dia para o treinamento. O público será notificado por todos os canais normais sobre essa mudança na programação.
Sarah forneceu informações e passou orçamentos para a substituição do sistema telefônico, dos autocontroles e do AMH. De acordo com Steve Berezansky, o sistema telefônico é o que mais precisa de substituição, seguido pelos autocontroles e pelo AMH. Após discussão, os curadores autorizaram Sarah a prosseguir com as substituições do sistema telefônico e dos autocontroles, desde que haja cooperação de um doador esperado.
O Patron Appreciation Day ocorrerá no domingo,4 de março, das 13h às 16h30. A biblioteca permanecerá aberta durante o evento.
Não havendo mais assuntos a serem discutidos, foi feita e apoiada uma moção para encerrar a reunião. A reunião foi encerrada às 9h55.
Respeitosamente apresentado,
Kathleen Bresnahan
Secretário