Biblioteca Pública de Haverhill
Conselho de Administração
Ata de 20 de fevereiro de 2020
A reunião mensal regular dos curadores da Biblioteca Pública de Haverhill foi iniciada às 8h35 da manhã de quinta-feira, 20 de fevereiro de 2020, na sala Donald C. Freeman Whittier. Estavam presentes os curadores Bresnahan e Klueber. Os curadores Rurak e Sheehan estavam presentes por telefone. Também estavam presentes a diretora Sarah Moser e o diretor assistente Jonathan Nichols. Os curadores Veasey-Sirois e Coletti estavam ausentes.
Relatório do Secretário
Os curadores receberam cópias das atas datadas de 16 de janeiro de 2020. Depois de ler as atas, foi feita e apoiada uma moção para aceitar as atas. As atas foram aceitas.
Apresentação de Jennifer Gray
O primeiro item da pauta foi uma apresentação sobre a auditoria das demonstrações financeiras dos curadores da Biblioteca Pública de Haverhill, feita por Jennifer Gray, da Blinn, Farrell & Company. Os curadores receberam cópias do Relatório dos Auditores Independentes de 30 de junho de 2019 e 2018.
A Sra. Gray observou que as demonstrações financeiras foram apresentadas de forma justa em todos os aspectos relevantes, resultando em uma opinião sem ressalvas (a opinião mais alta). Ela também observou que uma auditoria adicional foi concluída para os fundos restritos, decorrente de uma mudança de política contábil no ano fiscal de 2019. Os resultados dessa mudança estão demonstrados nas Notas 8 e 9 das demonstrações financeiras.
Relatório do Tesoureiro
Josh McDonald apresentou três opções para um novo relatório de demonstração financeira. Ele apresentou o "demonstrativo antigo", que pode mostrar um valor enganoso para o lucro líquido. Em seguida, apresentou um "novo demonstrativo" que mostra a verdadeira receita contábil e os números aproximados do fluxo de caixa, mas explicou que poderia ser confuso e sugeriu o uso de cores para destacar os números importantes. Por fim, ele apresentou uma "declaração de entrada/saída" que mostra o dinheiro real recebido e o dinheiro dispensado. O curador Klueber sugeriu experimentar o relatório de fluxo de entrada e saída. Foi feita uma moção para aceitar os relatórios financeiros de dezembro e janeiro. Todos foram a favor da aceitação dos relatórios.
Novos negócios
Sarah afirmou que a biblioteca recebeu uma isenção este ano da MBLC. Ela teve uma reunião com o prefeito, que disse que o orçamento será aumentado em 2,5%, mas isso não é suficiente para fechar a lacuna a fim de não ter que obter outra isenção.
Sarah e Jonathan discutiram a necessidade de um novo site para a biblioteca. Eles têm recebido orçamentos e analisado exemplos de outras bibliotecas. Eles pediram permissão aos curadores para gastar até US$ 40.000 para isso. O curador Bresnahan fez uma moção para concordar em gastar até esse valor e o curador Sheehan apoiou a moção e também sugeriu a formação de um comitê de cidadãos de diferentes idades para avaliar o site. Todos foram a favor.
Sarah perguntou aos curadores se eles permitiriam que o fundo patrimonial pagasse a taxa de entrada para que os funcionários pudessem participar de um torneio de bocha que o Rotary está realizando. Eles concordaram em pagar a taxa.
Apresentação da PionArch, LLC
Os membros da PionArch fizeram uma apresentação no auditório sobre o Estudo de Conceito da HPL. Os apresentadores foram John Hamilton Hale, diretor de design, Anna Maria, designer, e Cameron, designer júnior, com Lidia Szydlowska, proprietária, ao telefone. Os funcionários da biblioteca presentes foram Sarah, Jonathan, Josh, os curadores Klueber e Bresnahan, com os curadores Rurak e Sheehan ao telefone.
John falou sobre o fato de a biblioteca ser uma biblioteca tradicional, maravilhosa, de navegação e gostaria de preservar isso e, ao mesmo tempo, expandi-la para uma biblioteca global. Ele apresentou um resumo do código dos desafios e um resumo dos espaços propostos, do design, da estética e do potencial geral da biblioteca.
Cameron discutiu o estudo de observação que realizou e mostrou diagramas de fluxo, espaço, acústica e adjacência.
Anna Maria discutiu opções para um espaço para adolescentes, melhorias no átrio, salas multiuso, áreas de alimentação e áreas silenciosas.
Lydia discutiu que o estudo não se limita às nossas solicitações, mas quer analisar a biblioteca como um todo e se concentrar nas solicitações da equipe, e está buscando muitos comentários da equipe.
Sarah falou sobre algumas de suas ideias favoritas, incluindo assentos para adolescentes que darão a eles seu próprio espaço sem isolá-los, salas multiuso, incorporação de mais tecnologia para salas de reunião e melhorias no espaço de entrada.
Houve uma discussão sobre a mudança da estátua de George Washington, enfatizando as áreas de fluxo, redesenhando a sinalização e reconfigurando o balcão de circulação.
O curador Sheehan disse à equipe da PionArch que o trabalho deles é superior, que tivemos um excelente começo e que ele está animado com o projeto.
Não havendo mais nenhum assunto a ser discutido, foi feita e apoiada uma moção para encerrar a reunião. A reunião foi encerrada às 11h10min.
Respeitosamente enviado,
Kathleen Bresnahan, Secretária