Biblioteca Pública de Haverhill
Conselho de Administração
Ata de 17 de agosto de 2023
A reunião mensal regular dos curadores da Biblioteca Pública de Haverhill foi iniciada às 9h30 da manhã de quinta-feira, 17 de agosto de 2023, na sala Donald C. Freeman Whittier. Estavam presentes os curadores Bresnahan, Coletti, Klueber, Rurak, Sheehan e Veasey-Sirois. Também estavam presentes a diretora Sarah Moser e a diretora assistente Jane Lemuth.
Apresentação do TD Bank
John Trotsky, Gerente de Relacionamento, Boston, Jason Wallach, Consultor de Investimentos, Nova Jersey, e Thomas Pekkarinen, Especialista em Clientes Privados, Boston, apresentaram a visão geral do mercado e do portfólio da biblioteca. Com relação ao mercado como um todo, John afirmou que a inflação tem sido alta, impulsionada pelos gastos do consumidor, e ele acredita que as taxas cairão até o final do próximo ano, o que sinaliza uma oportunidade de crescimento. Com relação ao portfólio da biblioteca, Jason agradeceu aos curadores por seus negócios. Ele afirmou que o portfólio tem cerca de US$ 11 milhões, as taxas de consultoria foram de US$ 44.000, o crescimento total do portfólio é de 5,98% e que a conta está ativa devido à renda recebida e às transferências. A alocação de ativos é de 64% em ações e 36% em títulos e dinheiro. O Trustee Coletti perguntou como eles devem planejar a renovação. O TD Bank pode ajudar a mudar a alocação de ativos, se necessário, e pode trabalhar com empréstimos comerciais para apresentar opções.
Relatório do Secretário
Os curadores receberam cópias das atas datadas de 20 de julho de 2023. Depois de ler as atas, foi feita e apoiada uma moção para aceitá-las. As atas foram aprovadas.
Relatório do Tesoureiro
O gerente de negócios, Josh, afirmou que não houve grandes destaques no mês de julho e que os gastos da biblioteca estão onde deveriam estar nesta época do ano. Ele informou aos curadores que uma doação do Sullivan Trust está chegando.
Relatório do Diretor
Uma cópia do relatório do diretor foi entregue aos curadores. Sarah discutiu os destaques e outras notícias da diretoria:
- O Children's tem estado ocupado com muitos programas e com a eclosão anual de pintinhos.
- O relatório ARIS foi enviado e Josh está trabalhando no relatório financeiro.
- O novo chefe de referência está funcionando bem. A página lhe deu aviso prévio. O novo cargo de SC/Tech services foi preenchido.
- A empresa de toldos disse que os suportes ainda estão errados. A empresa de telhados está frustrada porque eles continuam mudando o que pedem. O conserto custará mais dinheiro. A empresa de toldos não está satisfeita com o fato de terem precisado sair três vezes. Isso será suspenso por enquanto.
- O prédio foi atingido por um carro e precisa de uma nova grade.
Assuntos antigos
Atualizações do edifício
- A empresa de geotermia está chegando para inspecionar as bombas e fazer recomendações.
- Paul virá com uma empresa de drenagem para examinar o problema de inundação na garagem.
Atualizações do OverUnder
- Mark está trabalhando com as empresas da OPM para entrevistar.
Novos negócios
Sarah perguntou aos curadores se eles acham que deveríamos realizar um evento de arrecadação de fundos para o outono/150º aniversário. Discutiu-se o fato de que não há muito tempo para se preparar e que, provavelmente, a arrecadação de dinheiro será pequena, mas talvez seja melhor mantê-la pequena e semelhante às arrecadações anteriores.
O conselheiro Sheehan discutiu que a captação de recursos para a renovação será demorada e que devemos começar a identificar doadores, expandir o conselho e nos reunir com pessoas que possam oferecer experiência em planejamento, formação de um comitê, pesquisa e ideias.
Sarah apresentou a primeira versão do Relatório Anual. Ela apresentou um resumo, fatos e números dos últimos cinco anos e destacou eventos, planos e doadores. O conselheiro Coletti sugeriu acrescentar um texto sobre o comitê de direção e a participação do público para a contribuição da renovação, bem como o processo com a OverUnder.
Sarah apresentou um resumo do ARIS destacando estatísticas, mudanças no uso da biblioteca, demandas por materiais e dispositivos eletrônicos, tendências, horários de funcionamento da biblioteca, programas e atendimento total da biblioteca. Ela também mostrou que, durante a pandemia, nossas estatísticas não caíram muito devido ao fato de estarmos abertos quando outras bibliotecas fecharam.
Não havendo mais assuntos a serem discutidos, foi feita e apoiada uma moção para encerrar a reunião. A reunião foi encerrada às 11h50min.
Atenciosamente,
Kathleen Bresnahan