Biblioteca Pública de Haverhill
Conselho de Administração
Ata de 18 de abril de 2024
A reunião mensal regular dos curadores da Biblioteca Pública de Haverhill foi iniciada às 9h30 da manhã de quinta-feira, 18 de abril de 2024, na Whittier Conference Room. Estavam presentes os curadores Bresnahan, Coletti, Klueber, Sheehan e Veasey-Sirois. Também estavam presentes a diretora Sarah Moser e a diretora assistente Jane Lemuth.
Relatório do Secretário
Os curadores receberam cópias das atas datadas de 21 de março de 2024. Depois de ler as atas, foi feita uma moção e apoiada a aceitação das atas. As atas foram aprovadas.
Relatório do Tesoureiro
O gerente de negócios, Josh, apresentou os destaques financeiros de março:
- O fundo patrimonial e as coleções especiais continuaram a crescer em março.
- O cheque de auxílio estatal chegou e foi cerca de US$ 25.000 maior do que o esperado. O dinheiro virá da cidade em maio.
- Até o momento, o Fundo do Leitor recebeu 83 doações. A média de doações é menor devido ao fato de as doações provenientes da solicitação por e-mail serem menores, mas, no geral, houve mais doações.
Relatório do Diretor
Uma cópia do relatório do diretor foi entregue aos curadores. Sarah discutiu os destaques e outras notícias da diretoria:
- A biblioteca está funcionando normalmente e a programação tem sido alta desde a reabertura.
- A nova empresa de limpeza está funcionando bem, embora seja mais cara. Sarah discutiu com o prefeito a contratação de um zelador de meio período. Custaria quase o mesmo que uma empresa de limpeza, mas seria mais útil ter uma pessoa na equipe para solucionar outros problemas que surgissem e ajudar com coisas como remoção de neve e pequenos problemas de encanamento.
- O novo chefe de referência está funcionando bem e temos uma equipe completa.
- A Comic Con está sendo planejada para o próximo mês.
- Jackie quebrou o pé e está se recuperando em casa.
Assuntos antigos
Prédio: A 24 Restore ainda está aguardando o pagamento, mas precisa discutir com o prefeito se a responsabilidade é da cidade ou dos curadores. A companhia de seguros é da Prefeitura, mas o prédio é de propriedade dos curadores.
Rob, da Garland, voltará com uma empresa de impermeabilização para inspecionar os flashes. Os curadores gostariam que Rob escrevesse uma declaração dizendo que o telhado foi bem conservado e que não vazou devido ao desgaste, para enviar à seguradora.
Novos negócios
Sarah se reuniu com a CHA, a empresa de gerenciamento de projetos, e com a OverUnder. A CHA quer se reunir com os curadores e recomenda testes de amianto.
A DGI tem alguns bons candidatos que os curadores entrevistaram para um captador de recursos, mas gostariam de ter um rascunho de uma oferta para ajudar a distinguir se o captador de recursos é um membro da equipe ou um contratado. Os curadores discutiram a contratação de um advogado trabalhista.
O prefeito Barret entrou na reunião às 10h15.
Sarah discutiu o orçamento dos curadores para o AF25. Ela está pedindo um aumento de cerca de US$ 20.000 para acrescentar materiais e programas impressos para adolescentes, materiais audiovisuais para jovens, audiolivros para adultos e o aumento da taxa do Overdrive.
Apresentação da Dra. Jessica Kallin, diretora executiva da Haverhill Promise
A Dra. Jessica Kallin e Diane Connolly, presidente do Comitê Diretor da Haverhill Promise, juntaram-se às 10h30 para discutir a possível colaboração entre a Haverhill Promise e a HPL. Jessica discutiu as partes interessadas, estratégias, resultados, estatísticas e métricas para 2023, suas realizações em seu primeiro ano como diretora, metas para 2024, colaborações atuais da HP e da HPL e possíveis expansões, benefícios da colaboração, projeções financeiras e visão geral da arrecadação de fundos.
O conselheiro Coletti perguntou qual seria o papel da HPL. Jessica afirmou que as escolas estão limitadas em suas opções de colaboração, portanto, a biblioteca é necessária para ajudar a aumentar a defesa da alfabetização.
O curador Sheehan manifestou preocupação com conflitos de doações, separação de entidades, planejamento de sucessão e responsabilidade para com a biblioteca. Houve uma discussão sobre responsabilidades versus benefícios.
O curador Coletti achou que poderia haver maneiras melhores de financiar o salário de Jessica, além de fazer com que ela arrecadasse fundos para isso. Houve uma discussão com o prefeito sobre a possibilidade de contratar Jessica como funcionária da biblioteca financiada pela cidade, mas poderia haver conflitos com a arrecadação de fundos para a biblioteca e para a reforma. O prefeito afirmou que os detalhes relativos à distinção entre a HP e a HPL e o status fiscal sem fins lucrativos precisariam ser resolvidos, mas que isso poderia ser possível.
Sarah afirmou que o fato de a HP colaborar com a HPL seria uma vantagem para a captação de recursos e que a absorção da HP poderia trazer dinheiro para sua missão, beneficiando diretamente a biblioteca. Há estudos de caso bem-sucedidos desse tipo de parceria que podem ser observados.
Jessica e Diane deixaram a reunião às 12 horas.
Não havendo mais assuntos a serem discutidos, foi feita e apoiada uma moção para encerrar a reunião. A reunião foi encerrada às 12h25min.
Atenciosamente,
Kathleen Bresnahan