Biblioteca Pública de Haverhill
Junta de Fideicomisarios
Acta del 19 de septiembre de 2024
La reunión mensual ordinaria de los Fideicomisarios de la Biblioteca Pública de Haverhill fue llamada al orden a las 9:30 a.m. el jueves 19 de septiembre de 2024 en la Sala de Conferencias Whittier. Asistieron el Presidente, Alcalde Melinda Barrett, Síndicos Bresnahan, Coletti, y Veasey-Sirois. También asistieron la Directora, Sarah Moser y la Subdirectora, Jane Lemuth.
Informe del Secretario
Se entregaron a los administradores copias del acta con fecha 15 de agosto de 2024. Después de leer las actas, se propuso y apoyó la aceptación de las actas. Las actas fueron aprobadas.
Informe del Tesorero
El gerente de negocios, Josh, presentó los aspectos financieros más destacados de agosto:
- Josh dio una actualización de los fondos en la dotación y MacDougal Trust.
- En agosto hubo algunos pequeños regalos.
- En el Informe de Funcionamiento, Josh destacó que los fondos generados por la biblioteca ganaron más en agosto. Ha habido altibajos desde Covid.
- Josh creó un nuevo informe para el proyecto de construcción de los fondos recibidos y los gastos. Seguirá trabajando en el formato para incorporar un formato de cuenta de resultados más tradicional.
Thomas Bringle
Thomas informa de que Bloomerang ya está integrado y que hay más de 500 constituyentes en el sistema. También hay 19 posibilidades de subvenciones y/o fundaciones. Está trabajando en la redacción de cartas de solicitud para aquellas organizaciones que requieren una invitación. Ha empezado a trabajar en la redacción de los colaterales y casos de apoyo. Tom presentara una lista de prioridades y una lista de los 10 miembros potenciales de la junta de la biblioteca.
Informe del Director
Se entregó a los administradores una copia del informe del director. Sarah discutió los aspectos más destacados y otras noticias del director:
- Se han presentado los informes ARIS.
- El informe financiero para el Estado está completo y cumplimos todos los requisitos para el IEM y el SAM.
- Jackie cumple este año 40 años de trabajo. La biblioteca compró un regalo para ella.
Negocios Viejos
Edificio:
Las puertas de la calle Summer están arregladas.
Rob Garland empezará las reparaciones del EIFS la semana que viene.
Las empresas de ascensores se contradicen. Embree dice que el trabajo que hicieron pasará la inspección. Delta dice que se necesitan 80.000 dólares en reparaciones para pasar las inspecciones. Paul está trabajando para reunirse con ambas empresas y con el inspector estatal.
Personal: Hicimos una oferta a un candidato de referencia.
Negocios Nuevos
Becky le gustaría pedir la aprobación para transferir un cuaderno de campo de un arqueólogo local a Buttonwoods. La fideicomisaria Coletti declaró que Buttonwoods no tiene la capacidad de proteger y conservar libros y cuadernos como hace la biblioteca y que hace años la junta de Buttonwoods y la biblioteca acordaron que la biblioteca los conservara y protegiera. Sugirió prestar el cuaderno por ahora.
El alcalde Barrett hizo una moción para transferir el cuaderno a Buttonwoods, ya que tienen una amplia colección de materiales del arqueólogo. Trustee Bresnahan secundó la moción. Todos estuvieron a favor.
Sarah ha estado asistiendo a reuniones quincenales con OverUnder y CHA. Paul también se unirá para discutir temas relacionados con la construcción.
La biblioteca está empezando a vender entradas para la recaudación de fondos de otoño.
Sarah está trabajando en una lista de preguntas para el abogado.
Sarah afirmó que es importante nombrar nuevos miembros de la junta. Se debate sobre la contratación y las cualidades que debe reunir un miembro del consejo.
Haverhill Promise forma parte oficialmente de la biblioteca. Jessica ya forma parte del personal. Sarah y Jessica se reunieron con RRHH y el personal del alcalde para finalizar la transferencia.
No habiendo más asuntos que tratar, se presenta y apoya la moción de levantar la sesión. Se levanta la sesión a las 11:00 horas.
Sinceramente,
Kathleen Bresnahan