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Septiembre 19, 2019

Actas de los Fideicomisarios

Biblioteca Pública de Haverhill

Junta de Fideicomisarios

Actas del 19 de septiembre de 2019

La reunión mensual de los fideicomisarios de la Biblioteca Pública de Haverhill fue convocada a las 8:40 a.m. del jueves 19 de septiembre de 2019 en la sala Donald C. Freeman Whittier. Asistieron los fideicomisarios Klueber, Rurak y Veasey-Sirois. Los fideicomisarios Bresnahan, Coletti y Sheehan estuvieron ausentes. También asistieron la Directora Sarah Moser y el Director Adjunto Ricky Sirois.

Informe del Secretario

Los fideicomisarios recibieron copias de las actas con fecha 18 de julio de 2019. Los fideicomisarios examinaron las actas pero no pudieron votar para aceptar o rechazarlas ya que no había quórum. Hubo un debate sobre la asistencia de los fideicomisarios y la importancia de estar presentes para votar sobre los temas del orden del día.

Informe del Tesorero

Los fideicomisarios examinaron los estados financieros de julio y agosto proporcionados por el Gerente de Negocios, Josh. Él ha estado trabajando en hacer los informes financieros más fáciles de usar y más fáciles de entender y comparar con el año pasado. Los informes no pudieron ser votados porque no hubo quórum.

Informe del Director

Una copia del Informe del Director fue entregada a los Fideicomisarios. Sarah declaró que la biblioteca tuvo un verano muy ocupado y que Rachel Gagnon hizo un gran trabajo con el programa de lectura de verano para adolescentes. También declaró que el informe de ARIS se ha completado y también la planificación de la recaudación de fondos de otoño está en marcha. La biblioteca abrirá los domingos a partir del 20 de octubre.

Negocios Viejos

Se ha discutido la apertura de los miércoles por la noche, lo que permitirá que la biblioteca esté abierta 64 horas a la semana. Ha habido negociaciones entre la ciudad y el sindicato para contratar nuevo personal para el aumento de horas. Se han creado tres puestos de 12 horas y las entrevistas comenzarán pronto.

Estamos en las etapas finales de la contratación de un Jefe de Referencia.

Negocios Nuevos

Los fideicomisarios tendrán que votar el mes que viene sobre el calendario de vacaciones para el 2020, las fechas de las reuniones del año fiscal 20 y la lista de los fideicomisarios.

Hay un par de grandes proyectos de construcción que deberán realizarse pronto, incluyendo la reparación de una tubería de agua oxidada y con fugas delante del mostrador de circulación. Estamos esperando para obtener presupuestos para el trabajo. Otra reparación importante que se necesitará hacer es arreglar el problema del drenaje frente al garaje. Sarah recibió una cotización de $12,000 dólares de una empresa de ingeniería estructural.

MBLC quiere que adoptemos un software de renovación automática para los libros de los clientes. Sarah discutió algunas reservas que tiene con él, incluyendo la pérdida de las multas de material para adultos y aumentaría las estadísticas de circulación de las cajas cuando el cliente no tenga intención de volver a pagar. Optar por no hacerlo podría confundir a los clientes que piden prestado a otras bibliotecas, pero sus materiales de Haverhill no se renovarían automáticamente.

Hubo una discusión sobre si cambiar o no la redacción de los carteles de la política de telefonía celular ya que parece confuso porque dice que la biblioteca es un edificio libre de teléfonos celulares. La gente puede seguir enviando mensajes de texto y usarlos con auriculares. La mayoría de la gente se da cuenta de esto y sigue las reglas, así que no hay razón para cambiar los letreros.

Se discutió en qué gastar el dinero de la ciudad que se recibió para ayudar a cerrar la brecha de la exención. Sarah sugirió contratar a un archivero a tiempo completo y dar aumentos a los jefes de departamento.

No habiendo más asuntos que tratar, se presenta y apoya la moción de levantar la sesión. Se levanta la sesión a las 10:00 horas.

Respetuosamente presentado,
Kathleen Bresnahan, Secretaria