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Noviembre 21, 2019

Actas de los Fideicomisarios

Biblioteca Pública de Haverhill
Consejo de Administración

Acta del 21 de noviembre de 2019

La reunión mensual de los fideicomisarios de la Biblioteca Pública de Haverhill fue convocada a las 8:35 a.m. del jueves 21 de noviembre de 2019 en la sala Donald C. Freeman Whittier. Asistieron los fideicomisarios Bresnahan, Coletti, Klueber, Rurak y Veasey-Sirois. El fideicomisario Sheehan estuvo ausente. También estuvo presente la Directora Sarah Moser.

El primer punto del orden del día fue una Presentación/Revisión de Inversiones por Joe Marini, VP y Asesor de Inversiones del Grupo de Clientes Privados de TD Wealth. El Sr. Marini habló de los mercados mundiales, la tasa de desempleo y los pronósticos de recesión. Luego habló del rendimiento de la biblioteca que subió un 11% el año pasado, más que el punto de referencia del 8%. Señaló que la cuenta de Colecciones Especiales también estaba en alza y con un buen rendimiento.

El Sr. Marini programó su próxima presentación en la reunión de los fideicomisarios el jueves 21 de mayo de 2020, a las 8:30 a.m. Terminó su presentación a las 9:10 a.m.

Informe del Secretario

Los fideicomisarios recibieron copias de las actas con fecha 17 de octubre de 2019. Después de examinar las actas, se hizo una moción y se apoyó para aceptar las actas. Las actas fueron aceptadas.

Informe del Tesorero

Los fideicomisarios examinaron los estados financieros de octubre proporcionados por el Gerente de Negocios, Josh. Observó que las finanzas han sido consistentes en los últimos meses con las de años anteriores, aunque hubo un retiro más alto de lo normal para los muebles debido al nuevo mobiliario para la sala de descanso del personal que se compró. Declaró que la auditoría anual se está llevando a cabo ahora. También que la recaudación de fondos de otoño fue de unos 11.000 dólares. El fideicomisario Coletti propuso aceptar los informes financieros con la enmienda de que Josh proporcione más documentación sobre cómo presentar el presupuesto de forma precisa y clara. El fideicomisario Rurak apoyó la moción.

Se necesitaba un voto para extender el contrato de Erik Bauer por otros 6 meses. Una moción fue hecha por el Fideicomisario Coletti y apoyada por el Fideicomisario Bresnahan para extender el contrato. Todos los fideicomisarios estaban a favor.

Informe del Director

Una copia del Informe del Director fue entregada a los Fideicomisarios. Los puntos más destacados fueron un exitoso Festival de Libros de Halloween en el Valle de Merrimack con cerca de 1000 asistentes, y un exitoso evento de recaudación de fondos en otoño con muchos comentarios positivos. Ha habido muchas entrevistas para varios puestos vacantes con grandes candidatos. Gwen, la nueva Jefa de Referencia, está haciendo un gran trabajo, y se contrató un nuevo Asistente de Director que se espera que comience en enero.

Negocios Viejos

Sarah está buscando contratar una empresa de consultoría de planificación del espacio exterior para determinar si hay espacio para una cafetería.

Sarah habló con el concejal Bevilacqua sobre el estacionamiento. La ciudad recibió un presupuesto de 90.000 dólares para pavimentar el terreno, y el tribunal estatal argumenta que necesitan el espacio para el estacionamiento, lo que deja poco espacio para los empleados de la biblioteca y los clientes. Hubo una discusión sobre la posibilidad de que el estacionamiento no cumpliera con la ADA y que la ciudad debería actualizar el estudio para abordar las preocupaciones.

Una actualización del Proyecto Senter fue proporcionada por Sarah. La fase 3 fue completada y será entregada pronto. Costará 95.000 dólares que serán transferidos del fondo de colecciones especiales. Las siguientes serán las fases 4 y 5 por 37.000 dólares. La fase 6 está en espera para que un consultor la reevalúe.

Negocios Nuevos

Se inspeccionó el techo y se sugirió que se hiciera una inspección por infrarrojos para determinar el alcance de cualquier daño. Entonces se podrá tomar la decisión de reparar o reemplazar el techo.

El personal votó para tener una fiesta de vacaciones de cine este año. El fideicomisario Coletti hizo una moción para que los fideicomisarios paguen la fiesta y las tarjetas de regalo para el personal. El fideicomisario Klueber apoyó la moción. Todos estuvieron a favor.

No habiendo más asuntos que tratar, se presenta y apoya la moción de levantar la sesión. Se levanta la sesión a las 10:30 horas.

Respetuosamente presentado,
Kathleen Bresnahan, Secretaria