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Noviembre 19, 2020

Actas de los Fideicomisarios

Biblioteca Pública de Haverhill

Junta de Fideicomisarios

Actas del 19 de noviembre de 2020

La reunión mensual de los fideicomisarios de la Biblioteca Pública de Haverhill fue convocada a las 8:30 a.m. el jueves 19 de noviembre de 2020 a través de Zoom o en el auditorio. Asistieron los fideicomisarios Bresnahan, Coletti, Rurak, y Veasy-Sirois. También asistieron la Directora, Sarah Moser y el Director Asistente, Jonathan Nichols. 

Informe del Secretario

            Los fideicomisarios recibieron copias de las actas con fecha 20 de octubre de 2020. Después de examinar las actas, se hizo una moción y se apoyó para aceptar las actas. Las actas fueron aprobadas.

Informe del Tesorero

            El gerente de negocios, Josh, presentó los estados financieros de octubre. Declaró que el rendimiento de la cartera de inversiones estaba en un típico 2,5%. Los ingresos por donaciones han disminuido en los últimos seis meses y el flujo de caja está ajustado debido a la reducción de las multas y los honorarios. Los ingresos generados por la biblioteca también fueron escasos.

Sarah envió cartas para donaciones corporativas pero no ha recibido ninguna respuesta todavía. Ella puede enviar cartas a individuos si lo solicita. Los materiales del Fondo de Lectura saldrán pronto. Sarah, Jonathan y Josh están discutiendo cómo recaudar fondos de otras maneras. Josh y Sarah también han estado discutiendo cómo establecer y financiar un fondo de gastos de capital.

El fideicomisario Bresnahan declaró que la recaudación de fondos es mucho trabajo y responsabilidad que Sarah, Jonathan y Josh deben asumir. El fideicomisario Coletti declaró que la recaudación de fondos es responsabilidad de los fideicomisarios. Sugirió que se celebrara una reunión aparte para tratar la recaudación de fondos y los gastos de capital. Agradeció a Josh por destacar estas cuestiones.

Se presentó una moción y se apoyó la aceptación de los estados financieros. Los estados financieros fueron aprobados.

Informe del Director

Sarah discutió los puntos más destacados del informe del director:

  • Hemos abierto los domingos pero ha sido lento y vamos a seguir retrasando las tardes de apertura
  • Me gustaría obtener la aprobación de los fideicomisarios para contratar a un candidato a archivero.
  • El Festival de Libros de Halloween Virtual fue bien y hubo muchos comentarios positivos de los autores
  • El sitio web va bien y hemos recibido muchos comentarios positivos
  • Conducir en las películas va bien

Negocios Viejos

  • Actualización delpersonal: Tenemos tres nuevos empleados que están haciendo un gran trabajo y todavía tienen una vacante de Jefe de Referencia.

 Negocios Nuevos

            Edificio: El ascensor está cerrado y necesita ser reparado, lo que posiblemente costará hasta 75.000 dólares. Como el segundo piso está cerrado, seguimos cumpliendo con la ADA, pero es difícil para el personal tener que llevar libros y otros artículos arriba y abajo de las escaleras.

            Actividades de vacaciones: No tendremos las actividades de vacaciones habituales de nuestro personal, pero se nos ocurren nuevas ideas. Me gustaría obtener la aprobación de los fideicomisarios para usar 4.200 dólares para comprar tarjetas de regalo para el personal. Una moción fue hecha por el fideicomisario Sheehan y apoyada por el fideicomisario Rurak. Sarah también quisiera considerar dar un bono a Jonathan y Emily por todo el trabajo que hicieron durante un año difícil. El fideicomisario Sheehan hizo una moción para pasar a una sesión ejecutiva a las 9:50 a.m. Los fideicomisarios votaron para dar a Jonathan, Emily y Luis una bonificación.

            Grad Family Trust: USB cometió un error que muestra que no hay dinero en el fideicomiso pero están trabajando en resolver el problema.

            No habiendo más asuntos que tratar, se presenta y apoya la moción de levantar la sesión. Se levanta la sesión a las 10:15 horas.

Sinceramente,

Kathleen Bresnahan