Biblioteca Pública de Haverhill
Junta de Fideicomisarios
Actas del 21 de mayo de 2020
La reunión mensual de los fideicomisarios de la Biblioteca Pública de Haverhill fue llamada al orden a las 8:35 a.m. el jueves 21 de mayo de 2020 en la sala Donald C. Freeman Whittier. Asistieron por teléfono los fideicomisarios Bresnahan, Coletti, Klueber, Rurak, Sheehan y Veasey-Sirois. También asistieron la Directora, Sarah Moser y el Director Adjunto, Jonathan Nichols.
Informe del Secretario
Los fideicomisarios recibieron copias de las actas con fecha 16 de abril de 2020. Después de examinar las actas, se hizo una moción para aceptarlas. Las actas fueron aprobadas.
Informe del Tesorero
El gerente comercial, Josh, presentó los estados financieros de abril. Declaró que la cartera había bajado un 8% y lo comparó con una disminución en todo el mercado del 14%. Señaló que incluso durante esta pandemia, la gente sigue estando dispuesta a donar, lo cual es muy apreciado. Una partida que está por encima del presupuesto es la de software de TI, debido al nuevo sitio web, pero la biblioteca tiene un flujo de caja que se trasladará al próximo año fiscal. Se hizo una moción y se apoyó para aceptar los estados financieros. Los estados financieros fueron aprobados así.
Informe del Director
Sarah declaró que aunque no ha habido ningún cliente en el edificio, el personal ha estado ocupado con las compras, la pintura, las reuniones en línea y los seminarios web, la interacción con los medios sociales, la programación desde el hogar y con las cajas de agarrar y llevar, que han sido abrumadoramente populares. Le da crédito al personal por adaptarse sobre la marcha y mantenerse ocupado, especialmente mientras algunas otras bibliotecas están completamente cerradas.
La mayoría del personal regresó el lunes 18 de mayo. La mayoría estaba feliz de estar de vuelta. El fideicomisario Coletti elogió al personal por mantenerse ocupado y está feliz de que hayan podido ver mejoras a largo plazo en el edificio y en los servicios ofrecidos. El gobernador sugirió que las bibliotecas esperen hasta el 26 de mayo para empezar a recoger la basura. Anticipamos que estaremos ocupados con eso. Además, los portátiles han llegado y Fran los está preparando.
El fideicomisario Coletti preguntó si el personal podía hacer cajas de "agarrar y llevar" para dar a las guarderías que están abiertas. Sarah dijo que una guardería pidió libros para distribuir y que podíamos seguir haciéndolo. También preguntó si podíamos asociarnos con Haverhill Promise y Sarah dijo que sí y que se pondría en contacto con ellos. El fideicomisario Rurak preguntó si sería posible colocar los libros en las alfombras de la lavandería. Sarah dijo que es posible y también en salones y barberías.
El fideicomisario Coletti preguntó si podíamos contactar con MBLC para fomentar la entrega de libros ya que no están entregando libros regularmente. Sarah señaló que Optima es la empresa de reparto, así que ellos deciden cuándo y con qué frecuencia vienen las entregas, pero las asociaciones de bibliotecas les animan a que hagan las entregas.
Negocios Viejos
Actualización del personal: Algunos empleados no pueden regresar todavía o no se sienten cómodos al hacerlo, lo que podría convertirse en un problema una vez que volvamos a abrir al público porque será difícil cubrir las horas ya que tenemos dos vacantes y hay una congelación de las contrataciones por parte de la Ciudad. Limpiar el edificio podría ser difícil con nuestro conserje fuera y la compañía de limpieza trabajando sólo a tiempo parcial.
Actualización del presupuesto delaño fiscal 21: Sarah señaló que no hubo ningún cambio en el presupuesto del fideicomisario y que aún no está segura del presupuesto de la Ciudad, pero que tendremos un superávit en las partidas relacionadas con el personal. El alcalde está trabajando en un presupuesto de tres años.
Actualización de la página web/tecnología: Jonathan observó que el diseño de la página web está progresando bien y lo presentamos al comité de diseño. Compramos myLIBRO para usarlo como nuestra aplicación de recogida en la acera. También compramos Cyprus Resume Creator y ahora ofreceremos sesiones de chat y servicios de compartir pantalla. El fideicomisario Veasey-Sirois preguntó cómo se dotarán de personal esos servicios. Sarah dijo que inicialmente la referencia será responsable pero si los servicios se vuelven populares entonces otros departamentos podrían ayudar. Los patrocinadores pueden hacer citas para la ayuda también.
El fideicomisario Bresnahan preguntó si el arquitecto ha terminado de medir. Sarah dijo que han terminado y que los pagos están al día. Preguntó a los fideicomisarios si quieren continuar con el proyecto o ponerlo en espera por ahora. Estuvieron de acuerdo en ponerlo en espera.
Negocios Nuevos
Renovación de los contratos de Dana y Erik: Los fideicomisarios tendrán que votar sobre 1.) la renovación del contrato de Dana por un año a un precio adicional de 2 dólares por hora y 2.) la renovación del contrato de Erik por seis meses. Sarah mencionó que Dana no ha tenido un aumento en años y que sin un archivista, Erik es instrumental y eficiente. El fideicomisario Rurak preguntó cómo decide Erik qué incluir y qué no incluir en nuestra colección. Sarah dijo que él toma decisiones basadas en la misión de HPL y si el artículo está relacionado con Haverhill, y si es necesario traemos tasadores externos. Ella le pedirá a Erik ejemplos de sus inclusiones y exclusiones. El fideicomisario Bresnahan le preguntó a Sarah si recomendaba renovar los contratos y darle un aumento a Dana y Sarah respondió que sí. También señaló que no se permitirá al público volver a las colecciones especiales hasta las últimas fases de reapertura. Los fideicomisarios votaron a favor de renovar el contrato de Dana por un año con un aumento de sueldo de 2 dólares y de renovar el contrato de Erik por seis meses. El fideicomisario Sheehan hizo una moción para aceptar ambos y el fideicomisario Bresnahan la secundó. Todos estaban a favor.
Eliminación de la pintura: Sarah preguntó a los fideicomisarios si sería posible quitar la pintura de referencia en el entrepiso ya que está en mal estado, y poner un moderno mural de Haverhill en su lugar. Los fideicomisarios sugirieron preguntarle a Jennifer la historia de la pintura primero.
No habiendo más asuntos que tratar, se presenta y apoya la moción de levantar la sesión. Se levanta la sesión a las 10:00 horas.
Respetuosamente presentado,
Kathleen Bresnahan,
Secretaria