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Mayo 16, 2019

Actas de los Fideicomisarios

Biblioteca Pública de Haverhill

Junta de Fideicomisarios

Acta del 16 de mayo de 2019

La reunión mensual de los fideicomisarios de la Biblioteca Pública de Haverhill fue convocada a las 8:35 a.m. del jueves 16 de mayo de 2019 en la sala Donald C. Freeman Whittier. Asistieron los fideicomisarios Klueber, Sheehan, Bresnahan y Rurak. El fideicomisario Coletti asistió por teléfono. También asistieron la Directora Sarah Moser y el Director Adjunto, Ricky Sirois.

Presentación de John Arcari

El primer punto del orden del día fue una presentación sobre la auditoría de los estados financieros de los fideicomisarios de la Biblioteca Pública de Haverhill por John Arcari de Blinn, Farrell & Company. Los fideicomisarios recibieron copias del Informe de los Auditores Independientes al 30 de junio de 2018.

El Sr. Arcari explicó la auditoría con los fideicomisarios y señaló que la biblioteca está en buen estado. Declaró que podría ser beneficioso hacer más recaudación de fondos para mantener el cumplimiento de las donaciones recibidas por un 501 (c) (3).

Se presentó una moción y se apoyó para aceptar la auditoría. El Sr. Arcari se fue a las 9:10 a.m.

Informe del Secretario

Los fideicomisarios recibieron copias de las actas con fecha 18 de abril de 2019. Después de examinar las actas, se hizo una moción para aceptarlas. Las actas fueron aprobadas.

Informe del Tesorero

Los fideicomisarios examinaron los estados financieros de abril. Se presentó una moción y se apoyó la aprobación de los informes. La aprobación fue unánime.

Presentación de Andrew Pinard de The Key Foundation, Inc.

El Sr. Pinard habló con los administradores sobre el nuevo libro '"Cámping con el Espíritu de la Aventura": Desarollo de Campamentos de Boy Scout para Jóvenes en el Noreste de Massachusetts' por The Key Foundation, Inc. Algunas fotos e información del libro provienen de Colecciones Especiales y la Biblioteca Pública de Haverhill fue reconocida en el libro. El Sr. Pinard donó dos libros a la biblioteca. El fideicomisario Sheehan sugirió hacer una donación a The Key Foundation, Inc.

Informe del Director

Una copia del Informe del Director fue entregada a los Fideicomisarios. Lo más destacado fue que abril fue un mes muy ocupado con los animales de granja bebés, Haverhill Lee, y un equipo de la biblioteca que participó en la noche de trivial de la Coalición de Educación de Haverhill. Además, ha habido escuelas que se han acercado a los departamentos de niños y jóvenes para el servicio de furgonetas. La biblioteca publicó una encuesta para saber qué servicios le gustaría tener a la comunidad.

Negocios Viejos

Sarah presentó el presupuesto del año fiscal 20 que fue presentado a la ciudad. El voto para aceptar el presupuesto, sujeto a cualquier cambio que se deba hacer después de discutirlo con el Alcalde, fue unánime.

Se discutió más sobre una cafetería en la biblioteca y la realización de un estudio de viabilidad. El estudio de viabilidad está en el presupuesto del año fiscal 20, con un costo estimado de 15 mil. El fideicomisario Rurak habló de cómo los cafés son el futuro de las bibliotecas públicas. Los fideicomisarios Klueber y Sheehan discutieron los problemas que podrían surgir, tales como, la gestión, las regulaciones de la junta de salud, y la limpieza y el personal de la cafetería.

Las escaleras y las fugas han sido reparadas y el edificio fue lavado a presión.

Negocios Nuevos

El fideicomisario Rurak analizó las finanzas del Grad Family Trust y formuló preguntas sobre la transferencia del dinero a los fideicomisarios y sobre cómo se debe administrar y gastar una vez que llegue a su monto máximo.

El fideicomisario Rurak discutió la necesidad de una revisión de la política de donaciones para ser más específica en lo que las colecciones especiales tomarán y no tomarán para las donaciones.

La junta de Amigos votó para reemplazar las tres fuentes de la biblioteca.

No habiendo más asuntos que tratar, se presenta y apoya la moción de levantar la sesión. Se levanta la sesión a las 10:10 horas.

Respetuosamente presentado,

Kathleen Bresnahan,

Secretaria