Biblioteca Pública de Haverhill
Junta de Fideicomisarios
Acta del 21 de marzo de 2024
La reunión mensual ordinaria de los Fideicomisarios de la Biblioteca Pública de Haverhill fue llamada al orden a las 9:30 a.m. el jueves 21 de marzo de 2024 en la Sala de Conferencias Whittier. Asistieron los administradores Bresnahan, Coletti, Klueber, Sheehan y Veasey-Sirois. También asistieron la Directora, Sarah Moser y la Subdirectora, Jane Lemuth.
Informe del Secretario
Se entregaron a los administradores copias del acta con fecha 15 de febrero de 2024. Después de leer las actas, se propuso y apoyó la aceptación de las actas. Las actas fueron aprobadas.
Informe del Tesorero
El gerente de negocios, Josh, presentó los aspectos financieros más destacados de febrero:
- La dotación siguió creciendo en febrero.
- El rendimiento medio es superior al de la gestión anterior.
- Hasta ahora, el Fondo de Lectores ha recibido 64 donativos por valor de unos 6.000 dólares. El promedio de donaciones es menor debido a que las donaciones procedentes de la solicitud por correo electrónico son más pequeñas, pero en general ha habido más donaciones.
Los administradores preguntaron a Josh qué pasaría con los intereses y dividendos si retiraran dinero para la renovación. Josh dijo que si retiraban 2 millones de dólares, los intereses y dividendos anuales serían unos 45.000 dólares menos.
Los administradores preguntaron si se habían recibido todos los fondos de la familia Grad. Josh afirmó que sí, que están en un fondo de dotación permanente y que están restringidos para libros.
Informe del Director
Se entregó a los administradores una copia del informe del director. Sarah discutió los aspectos más destacados y otras noticias del director:
- La biblioteca estaba menos ocupada debido al cierre y eso se reflejará en el informe ARIS. Las estadísticas, como el número de personas en el edificio y los inicios de sesión en los ordenadores, serán nulas o muy bajas, pero Sarah podrá explicar el motivo en el informe ARIS.
- Ya están abiertos todos los servicios de Colecciones Especiales.
- Sarah reprogramará la reunión presupuestaria con el Alcalde.
- Los jefes de departamento están trabajando en sus presupuestos.
- Los administradores tendrán que trabajar en su presupuesto.
- El nuevo Jefe de Referencia empezará a trabajar el 1 de abril.
Negocios Viejos
Edificio: Paul ha estado trabajando con Preferred Air en las reparaciones de HVAC. Se necesita la aprobación de los fideicomisarios para completar las reparaciones de las válvulas, el sistema de arranque de la bomba y las fugas de refrigerante. Los administradores votaron a favor de aprobar las reparaciones a un costo de alrededor de $ 5000 a $ 6000.
24 Restore necesita reemplazar algunas alfombras en el3er piso. Se discute quién pagará por ello. Paul también quisiera que la madera de pino que utilizaron en las escaleras de la cubierta sea cambiada por madera dura.
La fideicomisaria Coletti informó sobre los progresos de la DGI. Afirmó que están en el proceso de selección de recaudadores de fondos y han identificado algunos buenos candidatos potenciales.
Negocios Nuevos
El fideicomisario Bresnahan consiguió una donación de 25.000 dólares de un donante anónimo más 50.000 dólares más en los próximos dos años para la renovación del edificio. Se discutió si deberían abrir un nuevo fondo para donaciones de renovación. De esa manera Josh puede hacer un seguimiento y ganará intereses.
Sarah asistió a la reunión de Amigos el mes pasado. Hubo una discusión sobre la posibilidad de que los Amigos se unan a los comités de recaudación de fondos, ya que su misión es proporcionar fondos y apoyo voluntario a la biblioteca. A los administradores les gustaría involucrar a los Amigos invitándolos a la próxima reunión o asistiendo a su próxima reunión. A los administradores también les gustaría que los Amigos ayudaran a pensar en un posible candidato para el puesto vacante de miembro de la junta tras la dimisión del administrador Rurak.
Al administrador Sheehan le gustaría ver una pancarta en el edificio anunciando el 150 aniversario.
Los fideicomisarios debatieron el papel de un recaudador de fondos y si sería un consultor, un abogado o ambos, y si sería un empleado o un contratista. Estas son también preguntas para el contable y Josh.
El administrador Coletti preguntó si debían hablar con TD sobre la combinación de carteras. El administrador Klueber dijo que deberían hacerlo en persona. Sarah invitará a TD a una próxima reunión.
No habiendo más asuntos que tratar, se presenta y apoya la moción de levantar la sesión. Se levanta la sesión a las 10:45 horas.
Sinceramente,
Kathleen Bresnahan