Biblioteca Pública de Haverhill
Junta de Fideicomisarios
Acta del 27 de junio de 2024
La reunión mensual ordinaria de los Fideicomisarios de la Biblioteca Pública de Haverhill fue llamada al orden a las 9:30 a.m. el jueves 27 de junio de 2024 en la Sala de Conferencias Whittier. Asistieron los Fideicomisarios Bresnahan, Coletti, Sheehan y Veasey-Sirois. También asistieron la Directora, Sarah Moser y la Subdirectora, Jane Lemuth.
Los administradores se tomaron un momento para recordar a Bill Klueber, que falleció el 11 de junio de 2024. Bill formó parte del consejo durante muchos años y se le echará de menos. Se enviaron flores y se plantó un árbol en su memoria.
Informe del Secretario
Se entregaron a los administradores copias del acta de fecha 16 de mayo de 2024. Después de leer las actas, se propuso y apoyó la aceptación de las actas. Las actas fueron aprobadas.
Presentación de TD Wealth
John Trotsky, Relationship Manager y Jason Wallach, Investment Advisor de TD Private Client Group se unieron a la reunión para ofrecer información actualizada sobre los mercados, las carteras de la biblioteca y responder a las preguntas sobre la financiación de las renovaciones.
John habló de las tendencias recientes de la economía y afirmó que la inflación ha bajado ligeramente en comparación con hace dos años. Dijo que los federales y TD Wealth vigilan de cerca el trabajo, la vivienda y el consumo personal para asesorar sobre cómo minimizar el riesgo de invertir.
Jason discutió el crecimiento de las carteras de la biblioteca desde 2005 y declaró que el objetivo es maximizar el crecimiento al tiempo que minimiza el riesgo. TD Wealth se esfuerza por invertir en pagadores de dividendos de alta calidad y que los fondos de la biblioteca se han gestionado muy bien. Dijo que la biblioteca tiene alrededor del 10% de su dinero en efectivo, que es más alto que el típico 2% y se puede utilizar sin afectar a las ganancias de la cartera. Si los administradores utilizaran el efectivo para la renovación, TD puede reequilibrar la cartera de modo que el rendimiento siga siendo casi el mismo.
John y Jason partieron a las 10:15 a.m.
Informe del Tesorero
El gerente de negocios, Josh, presentó los aspectos financieros más destacados de mayo:
- Josh presentó cifras estimadas de cuánto dinero está permanentemente restringido y no restringido. Afirmó que los niños tienen mucho dinero para libros y que sólo necesitamos gastar una pequeña parte al año. Se discutió que el dinero restringido para libros debería incluir otros materiales ya que la biblioteca ya no contiene sólo libros. También se discutió si era necesario pedir permiso a los donantes para utilizar el dinero restringido para libros en otros materiales. Sarah indicó que otros materiales van de la mano con los libros y que muchos de los donantes han fallecido.
- 24Restore ha recibido el pago por las reparaciones de las inundaciones. Los fideicomisarios discutieron el envío de una factura a la Ciudad para el reembolso ya que la compañía de seguros que negó el pago es de la Ciudad.
Informe del Director
Se entregó a los administradores una copia del informe del director. Sarah discutió los aspectos más destacados y otras noticias del director:
- Estamos en el objetivo de gasto al final de este año fiscal y los nuevos presupuestos comenzarán el 1 de julio.
- El contrato sindical ha expirado y habrá que negociarlo con el alcalde.
- Dos miembros del personal están de baja por FMLA y el puesto de Jefe de Referencia está vacante.
- El personal está planeando la lectura de verano como próximo gran acontecimiento.
- Hemos recibido un formulario de impugnación de materiales para una película de 1970 llamada El Topo porque se consideraba basura y no debería estar disponible. Es el primer formulario que recibimos para impugnar algo de nuestra colección.
Negocios Viejos
Se necesitaba un voto para seguir adelante con la colaboración Haverhill Promise/HPL. El alcalde apoya la transición de Jessica a un empleado de la ciudad y es favorable que ella no necesitará seguro de salud. La biblioteca absorberá HP.
Fideicomisario Coletti hizo una moción para aceptar la propuesta de Haverhill Promise y llevarlos a bordo bajo los auspicios de la Biblioteca Pública de Haverhill 501 (c) (3) de estado. Síndico Sheehan apoyó la moción. Todos estuvieron a favor.
Al administrador Sheehan le gustaría que nos pusiéramos en contacto con el Centro de Letreros para crear una pancarta que anuncie los 150 años.
Negocios Nuevos
Sarah habló con el Alcalde en relación con el Club de Jardinería tratando de tomar ventaja de las políticas de la biblioteca, especialmente en el uso de salas de reuniones. Sarah añadió un texto a la política que establece que nadie puede reservar salas con más de 3 meses de antelación.
Se ha contratado al nuevo recaudador de fondos, Thomas. Empezará el 22 de julio y tendrá su oficina en el laboratorio de informática, pero también trabajará fuera de la oficina y estará de viaje a menudo. Dado que ahora hay dos vacantes en la junta, puede ayudar a encontrar miembros de la junta, junto con miembros de comités y donantes.
La reunión anual es el mes que viene. La junta tendrá que elegir un nuevo tesorero y un tesorero adjunto.
Se discutió sobre la posibilidad de actualizar los estatutos para incluir la adición de términos, las reglas sobre las reuniones que faltan, el número de miembros y los requisitos de residencia.
No habiendo más asuntos que tratar, se presenta y apoya la moción de levantar la sesión. Se levanta la sesión a las 11:35 horas.
Sinceramente,
Kathleen Bresnahan