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Junio 18, 2020

Actas de los Fideicomisarios

Biblioteca Pública de Haverhill

Junta de Fideicomisarios

Actas del 18 de junio de 2020

La reunión mensual de los fideicomisarios de la Biblioteca Pública de Haverhill fue convocada a las 8:35 a.m. del jueves 18 de junio de 2020 por medio de Zoom o por teléfono. Asistieron por teléfono los fideicomisarios Bresnahan, Coletti, Klueber, Rurak, Sheehan y Veasey-Sirois. También asistieron la Directora, Sarah Moser y el Director Adjunto, Jonathan Nichols. 

Informe del Secretario

            Los fideicomisarios recibieron copias de las actas con fecha 13 de mayo y 21 de mayo de 2020. Después de examinar las actas, se hizo una moción para aceptarlas. Las actas fueron aprobadas.

Informe del Tesorero

            El gerente de negocios, Josh, presentó los estados financieros de mayo. El valor de la dotación aumentó de nuevo este mes en un 2,59%. Esto significa que sólo hemos visto menos de un 6% de disminución en el valor de los fondos desde antes de la pandemia, lo que nos permitirá mantener nuestras distribuciones. Además, las contribuciones caritativas siguen llegando durante este difícil momento. Esto es alentador, ya que el público no se olvida de nosotros mientras nuestras puertas están cerradas. La partida de sistemas informáticos y software parece estar por encima del presupuesto, pero esto se debe a la actualización del sitio web. La otra partida que se excedió del presupuesto fue la de servicios externos porque hemos gastado más de lo previsto debido a que los honorarios de auditoría fueron más altos de lo esperado, así como los honorarios fiduciarios de TD que se pagan trimestralmente. Se presentó una moción y se apoyó la aceptación de los estados financieros. Los estados financieros fueron así aprobados.

Actualización de cierre/apertura

La biblioteca no pudo abrir el 15 de junio por órdenes del gobernador. El personal sigue ofreciendo recogida en la acera, lo cual ha sido muy popular. Ya no estamos ofreciendo cajas de "agarrar y llevar". Los portátiles y los hotspots están listos, aunque el uso ha sido bajo. Los servicios remotos están listos y funcionando. 

Informe del Director

Sarah discutió los puntos más destacados del informe del director. Declaró que los servicios virtuales son constantes y que hay mucho compromiso en los medios sociales. Lanzamos algunas aplicaciones nuevas, incluyendo una para ayudar a los clientes de forma remota, una para el chat en línea en vivo y un generador de currículums. El personal y los clientes han participado en programas virtuales.

Negocios Viejos

Actualización del personal: Todos los puestos están totalmente financiados en el año fiscal 21, incluso los puestos congelados. Hay dos vacantes en circulación y una en referencia. Sarah le da a Emily mucho crédito ya que ha hecho un gran trabajo manejando la circulación durante la pandemia. A ella le gustaría destacarla para que se le reconozca. Afirmó que Emily es una empleada estrella y es fundamental para el buen funcionamiento de la biblioteca. 

            El fideicomisario Rurak quisiera ver más diversidad al llenar los puestos vacantes, lo que beneficiaría a nuestra comunidad. Sarah declaró que le gustaría incluir más diversidad en el personal y que siempre anunciamos que los hablantes de idiomas extranjeros son deseables y recientemente hemos contratado a dos hispanohablantes.

            Actualización del presupuesto del año fiscal21: Sarah declaró que el presupuesto del año fiscal 21 se redujo al nivel de financiación, lo que afectará al IEM. El presupuesto total sólo aumenta en 15.000 dólares, lo que es un aumento sólido pero pequeño. El presupuesto actualizado de la ciudad es ligeramente superior al nivel financiado. Hay un aumento de 27 mil dólares que es menos de lo que pedimos y no es suficiente para cerrar la brecha de la exención. El fideicomisario Coletti preguntó si el alcalde estaba al tanto de que la biblioteca debía obtener otra exención y Sarah dijo que sí. Ella también lo discutirá en la reunión del Consejo de la Ciudad ya que solicitar la exención se hace más difícil cada año. El síndico Rurak preguntó si hay un superávit en el lado de la ciudad y si es así, ¿podría ser utilizado para cerrar la brecha de la exención. Sarah dijo que hay un superávit en la partida de sueldos y lo discutirá en la reunión del Consejo de la Ciudad. El fideicomisario Coletti preguntó si podíamos pensar en iniciar un presupuesto de capital para reparaciones y sugirió que posiblemente se le pidiera consejo a Joseph Piantedosi. Sarah comenzará a trabajar en esto.

            Sarah pidió a los fideicomisarios que votaran para aceptar el presupuesto del año fiscal 21. Se hizo una moción y se apoyó para aceptar el presupuesto. Todos estaban a favor.

            Sarah pidió a los fideicomisarios que votaran 10.000 dólares para el fondo de colecta especial de suministros y equipo. Se hizo una moción y se apoyó para aceptar el presupuesto. Todos estaban a favor.

Actualización del sitio web/tecnología: Jonathan dio una actualización del rediseño del sitio web. Dijo que firmó la maqueta del diseño y que pocos harán que la maqueta sea funcional. Debería llevar unas 3 o 4 semanas.

Negocios Nuevos

Lectura de verano: El programa de lectura de verano será virtual este año y será rastreado a través de la aplicación Beanstack. Se han inscrito unos 100 adultos, lo cual es más de lo habitual. El departamento infantil quiere preguntar a los administradores si les parecería bien hacer una donación en especie a una organización local sin fines de lucro en nombre de Haverhill Kids Summer Reading. Los fideicomisarios acordaron que el departamento infantil hable con la organización para averiguar sus necesidades, ya sea de libros o de dinero.

            Recaudación de fondos de otoño: Sarah le preguntó a los fideicomisarios cómo se sienten acerca de tener o no tener la recaudación de fondos de otoño este año. El fideicomisario Rurak sugirió que la canceláramos. El fideicomisario Bresnahan declaró que otras organizaciones están haciendo eventos virtuales. El fideicomisario Coletti sugirió que hagamos un esfuerzo para buscar donaciones.

            Correo electrónico de la estatua de Hannah Duston: Sarah le dijo a los administradores sobre un correo electrónico que recibió sobre la estatua de Hannah Duston en el parque de enfrente. La escritora indicó que han estado tratando de quitarla ya que la consideran inapropiada. También preguntaron por qué la biblioteca apoya a Hannah Duston y vende artículos relacionados en la tienda de los Amigos. Sarah le dijo a la escritora que la biblioteca no es responsable de la estatua y que tendrían que contactar con el alcalde. También dijo que discutirá los artículos que se venden en la tienda con los Amigos de la HPL.

            Publicaciones en Facebook: Sarah informó a los fideicomisarios que el personal ha estado publicando diariamente en Facebook, información sobre las luchas por la igualdad de los negros, los derechos civiles y los acontecimientos históricos y actuales. Ofrecen hechos y recursos y han recibido comentarios positivos. También se hizo una donación a la biblioteca mostrando el agradecimiento por nuestros esfuerzos.

            Donación a la Casa High Pointe: Los fideicomisarios quieren agradecer el fallecimiento de Edmund J. Cote Jr. con una donación a la Casa High Pointe en la Avenida Norte en Haverhill.

No habiendo más asuntos que tratar, se presenta y apoya la moción de levantar la sesión. Se levanta la sesión a las 10:00 horas.

Respetuosamente presentado,

                                                                                                Kathleen Bresnahan,

                                                                                                Secretaria