Biblioteca Pública de Haverhill
Junta de Fideicomisarios
Acta del 19 de julio de 2018
La reunión mensual regular de los fideicomisarios de la Biblioteca Pública de Haverhill fue llamada al orden a las 8:35 a.m. el jueves 19 de julio de 2018 en la sala Donald C. Freeman Whittier. Asistieron los fideicomisarios Klueber, Bresnahan, Coletti y Rurak, junto con la directora Sarah Moser y el director asistente Ricky Sirois. El fideicomisario Veasey se incorporó a las 9:15. El fideicomisario Sheehan no asistió.
Los administradores desean reconocer el fallecimiento de Mariana Morse. Fue fideicomisaria de la Biblioteca Pública de Haverhill y presidenta de los Amigos de la Biblioteca Pública de Haverhill. Su servicio a la biblioteca fue muy apreciado.
Informe del Secretario
Los fideicomisarios recibieron copias de las actas con fecha 21 de junio de 2018. El fideicomisario Rurak sugirió agregar una línea con respecto a la solicitud de los Teamsters para que Sarah esté presente durante las negociaciones. Se hizo una moción y se secundó para aceptar los minutos modificados. El acta fue así aprobada.
Se presentó al Patronato el calendario de vacaciones de la biblioteca para el año 2019 con la petición de que se conceda al personal la fecha del martes 24 de diciembre como día libre personal. Los síndicos así lo aprobaron.
Los fideicomisarios examinaron la lista de la Junta de Fideicomisarios 2018-2019. Una moción para dejar la lista de miembros de la Junta y de los Comités tal y como está fue secundada y aprobada por los fideicomisarios.
Los fideicomisarios revisaron las fechas de las reuniones para el año fiscal 2009 y las aprobaron por unanimidad.
Informe del Tesorero
Perry Frankston, Gerente de Negocios, proporcionó copias de las finanzas de junio para que los fideicomisarios las examinaran. Comparó las cifras de fin de año de 2017 frente a las de 2018 y señaló que los ingresos totales generados por la biblioteca, los gastos de libros y materiales y los gastos de funcionamiento son estándar y bastante consistentes. Los ingresos no devengados son de los que dependemos mayormente y necesitan ser examinados. Se debatió sobre la necesidad de un presupuesto de capital. Sarah redactará un plan de 5 años para las necesidades de construcción que se discutirá en la reunión de septiembre. Se hizo una moción y se apoyó la aprobación de los informes. La aprobación fue unánime.
Informe del Director
Se entregó a los administradores una copia del Informe del Director. Los aspectos más destacados incluyen que el inicio de la lectura de verano fue un éxito y que la máquina de palomitas de maíz fue un éxito. Se habló de la posibilidad de llevar la máquina de palomitas a los eventos de divulgación.
Hay dos nuevas contrataciones en circulación y dos buenos candidatos para el puesto de administrador de sistemas.
El archivo Senter se hizo público con mucha cobertura de prensa e interés.
Asuntos antiguos
Se espera que los baños estén terminados en 2-3 semanas.
La construcción de la Tienda del Amigo ha comenzado lentamente.
Los suelos de las escaleras han sido sustituidos. Luis está pintando las paredes.
Los administradores volvieron a examinar las opciones para conservar las antiguas fotos aéreas. Se debatió sobre si conservarlas ahora o conservarlas y digitalizarlas ahora con la esperanza de que la nueva tecnología permita almacenar estos grandes archivos en el futuro. La votación debería realizarse en breve.
La biblioteca necesita un nuevo AMH y un sistema de autocaja. La cotización de la Biblioteca fue de $133k para comprarlo u otras opciones para arrendar durante un período de 36, 48 o 60 meses. Sarah obtendrá las cifras exactas de las opciones, incluyendo los costes del plan de mantenimiento, y los administradores volverán a examinar las opciones en la reunión de septiembre.
La ciudad y el sindicato negociaron un contrato que fue rechazado por el sindicato. Todavía no hay contrato para el año fiscal 19.
Negocios Nuevos
Una parte del dinero del año fiscal 19 se utilizará para traducir algunas políticas y folletos de la biblioteca a otros idiomas.
La planificación de la recaudación de fondos de otoño está en marcha. Tendrá lugar en Maria's Galleria el 19 de octubre. Ya hemos recibido el patrocinio del Haverhill Bank.
No habiendo más asuntos que tratar, se presenta y apoya la moción de levantar la sesión. Se levanta la sesión a las 10:00 horas.
Respetuosamente presentado,
Kathleen Bresnahan
Secretaria