Biblioteca Pública de Haverhill
Junta de Fideicomisarios
Acta del 21 de enero de 2021
La reunión mensual regular de los Fideicomisarios de la Biblioteca Pública de Haverhill fue llamada al orden a las 8:30 a.m. el jueves 21 de enero de 2021 vía Zoom o en el auditorio. Asistieron los fideicomisarios Sheehan, Rurak y Veasy-Sirois. También asistieron la Directora, Sarah Moser y el Director Asistente, Jonathan Nichols.
Presentación del TD Bank, Joe Marini
El primer punto del orden del día fue una presentación de Joe Marini en la que resumió los datos financieros del año pasado. Afirmó que el año 2020 en general en el país ha tenido mínimos no vistos desde la década de 1930, pero ha mejorado ligeramente hacia el final del año. La cartera de fideicomisarios de la biblioteca ha aumentado desde julio y en 2020 ha subido un 10%. Ha aumentado un 6% desde su apertura. La cartera de Colecciones Especiales también ha aumentado y ha subido un 6,8% desde su apertura.
El administrador Sheehan preguntó si las contribuciones se contabilizan en el aumento. Joe afirmó que se cuentan en las cifras brutas, pero que para las medidas de rendimiento se cuentan junto con las distribuciones.
Informe del Secretario
Las copias de las actas del 17 de diciembre de 2020 estarán disponibles en la reunión de febrero.
Informe del Tesorero
El gerente de negocios, Josh, presentó los estados financieros de diciembre. Afirmó que los ingresos por donaciones fueron altos debido a una gran donación de 200 mil dólares. La biblioteca está atrasada en los fondos generados por la biblioteca pero la gran donación compensa eso este mes. También dijo que los fondos del estado probablemente se retrasarán este año, por lo que el flujo de efectivo será apretado para la segunda mitad del año fiscal. No hubo quórum para votar los estados financieros.
Informe del Director
Sarah discutió los puntos más destacados del informe del director:
- Las restricciones de Covid se han retirado, pero no hay demasiadas quejas
- Todos los portátiles y puntos de acceso han sido revisados
- Sarah asistió a la reunión de jefes de departamento de la ciudad el 1 de diciembre y declaró que el alcalde era cautelosamente optimista sobre el presupuesto para el próximo año
- Sarah preguntó al alcalde si la biblioteca puede incluirse en la fase 2 de la distribución de vacunas. Dijo que estaba dispuesto a ello. También se puso en contacto con el representante Vargas y el senador DiZoglio para pedir que el personal de la biblioteca sea considerado en la Fase 2, ya que las bibliotecas no se abordan en la guía del Estado.
Negocios Viejos
- Personal Updae: El puesto de jefe de referencia sigue vacante con Jonathan como sustituto. Se volverá a publicar.
- Edificio: Las estimaciones del ascensor están por llegar. El administrador Rurak preguntó cuánto tiempo llevaría la reparación. Sarah dijo que alrededor de 4-6 semanas para la parte y 4-6 semanas para el trabajo. El síndico Sheehan preguntó si el baño del segundo piso cumple con la ADA y Sarah dijo que sí.
- Mural: Sarah está esperando que los Amigos tomen una decisión sobre el mural.
Negocios Nuevos
- Edificio:
Paul Anastasi habló con los administradores sobre su experiencia en la gestión de instalaciones. Habló de la elaboración de un plan de mantenimiento y una evaluación de los equipos, lo que ayudará a la planificación del capital. Creará una hoja de cálculo de activos, una lista de proveedores preferidos, manuales y documentos e imágenes de la distribución del edificio.
El fideicomisario Rurak pidió a Sarah su recomendación. Ella dijo que la biblioteca debe tener una evaluación de las necesidades, obtener una estimación de los gastos para ayudar con la planificación de capital y le gustaría un plan organizado para coordinar los proveedores externos.
El administrador Sheehan preguntó al Sr. Anastasi si tiene una licencia para realizar este tipo de trabajo. El Sr. Anastasi declaró que tiene una licencia de construcción masiva que renueva cada dos años con puntos de educación continua.
El administrador Sheehan preguntó cuánto tiempo estima el Sr. Anastasi que tomará para realizar el trabajo. El Sr. Anastasi dijo que aproximadamente un día a la semana para empezar durante aproximadamente seis a ocho meses. Trustee Sheehan pregunto si el podria agregar eso a la propuesta y poner una lista de entregas y alcance de servicios.
Los fideicomisarios Sheehan, Rurak y Veasey-Sirois acordaron que el Sr. Anastasi continúe con una propuesta formal aunque no haya quórum para votarla.
El síndico Rurak preguntó si el Sr. Anastasi podría participar en el equipo geotérmico y el ascensor.
No habiendo más asuntos que tratar, se presenta y apoya la moción de levantar la sesión. Se levanta la sesión a las 10:00 horas.
Sinceramente,
Kathleen Bresnahan